數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀及未來發(fā)展解析

文／廣東省清遠(yuǎn)市人民醫(yī)院 張紅艷

數(shù)字化檔案是基于現(xiàn)代化電子信息技術(shù)為依托的檔案的管理與應(yīng)用體系，它對于檔案的管理來說，產(chǎn)生了很大的突破與革新，使得對于檔案的管理更加的經(jīng)濟(jì)實用簡便，促使檔案的管理從龐雜化走向簡約化，輕便化。這大大的擴(kuò)展了傳統(tǒng)電子檔案管理的途徑，并且彌補了傳統(tǒng)檔案管理的不足，促使檔案管理更加的方便實用。

一、數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

當(dāng)前隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及社會經(jīng)濟(jì)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，使得新形勢下對于檔案的管理與應(yīng)用提出了新的要求。同時，伴隨著數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，數(shù)字化檔案的應(yīng)運而生，并快速的發(fā)展龐大。當(dāng)今各個行業(yè)對于數(shù)字化檔案的運用已經(jīng)非常的普遍，數(shù)字化檔案的發(fā)展已經(jīng)與各個行業(yè)的運行與發(fā)展密不可分，因此加強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理水平與技術(shù)的開發(fā)，對于當(dāng)前電子化檔案的發(fā)展與應(yīng)用都有著重要的促進(jìn)作用。

（一）數(shù)字化檔案應(yīng)用還處于較低的階段。對于當(dāng)前我國的數(shù)字化檔案的應(yīng)用來說，其還處于較低的階段，在檔案數(shù)字化應(yīng)用的過程中，出現(xiàn)了較多的問題和難題，因此，如何提升數(shù)字化的應(yīng)用過程中出現(xiàn)的各種問題和技術(shù)難題，是當(dāng)前我國檔案數(shù)字化應(yīng)用要面臨的主要的問題之一。針對這一問題，要利用現(xiàn)代的計算機(jī)軟硬件技術(shù)采取有效的解決措施。通過開發(fā)特定的系統(tǒng)采集與處理軟體，以提升對于數(shù)字化檔案發(fā)展與應(yīng)用中出現(xiàn)問題的解決的效率，從而真正的促使數(shù)字化檔案的采集與應(yīng)用的效率和能力，真正的促使數(shù)字化檔案走向高效化和集約化管理。

對于我國當(dāng)前的數(shù)字化檔案的管理與應(yīng)用來說，其在管理思想的現(xiàn)代化，以及檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)能力來說是很低下的，這也就使得對于數(shù)字化檔案的管理水平還比較低下。目前我國的數(shù)字化檔案管理的技術(shù)還比較落后，其對于技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用還很不足，難以實現(xiàn)大批量的檔案的采集與處理分析，應(yīng)用的功能已經(jīng)不能滿足當(dāng)下對于數(shù)字化檔案的使用與應(yīng)用的要求，因此，要不斷的加強(qiáng)對于數(shù)字化檔案的技術(shù)的開發(fā)與研究的應(yīng)用，不斷的提升其功能應(yīng)用的水平，以適應(yīng)新形勢下對于數(shù)字化檔案的使用與管理要求。

當(dāng)前對于數(shù)字化檔案的應(yīng)用來說，一方面，其主要是通過對目錄信息的錄入與管理的應(yīng)用，以及對于紙質(zhì)檔案的掃描與采集，從而實現(xiàn)計算機(jī)的存檔與紙質(zhì)文件并存的方式進(jìn)行管理。實現(xiàn)數(shù)字化信息化的管理是當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的未來發(fā)展的趨勢。另一方面，隨著高速信息網(wǎng)絡(luò)和信息服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展，對于數(shù)字化檔案的管理與應(yīng)用，將會為用戶及社會提供新形式的信息服務(wù)與信息資源的共享與交流。對于當(dāng)前數(shù)字化檔案的管理與應(yīng)用來說，要緊跟時代的發(fā)展和潮流的變化，以市場的需求和導(dǎo)向為發(fā)展的趨勢，加強(qiáng)新形勢下的服務(wù)與升級的改造，以提升其管理和運行應(yīng)用的水平，真正的發(fā)揮其作用和價值，使其在未來的檔案的創(chuàng)新發(fā)展與應(yīng)用中，發(fā)掘潛在的價值和作用，創(chuàng)造出真正的價值和意義，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展注入新的活力和動力，從而提升整個社會知識文化技術(shù)的發(fā)展與均衡的水平。

（二）當(dāng)前數(shù)字化檔案應(yīng)用的優(yōu)勢。當(dāng)前的數(shù)字化檔案應(yīng)用具有較強(qiáng)的優(yōu)勢，一方面主要表現(xiàn)在數(shù)字化檔案能夠較為方便的查詢與檢索，并能夠根據(jù)檔案的特征通過網(wǎng)絡(luò)，多檔案進(jìn)行詳細(xì)的查詢與搜索，這既極大的減輕了檔案應(yīng)用人員的工作量和工作負(fù)擔(dān)，也極大的提高了檔案工作的效率，解脫了繁重的檔案管理的勞動力的使用。另一方面，數(shù)字化檔案能夠更好的提升檔案的收集與采集編排工作，其極大的提高了檔案采集與編排的工作效率。隨著企業(yè)事業(yè)單位信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化辦公的發(fā)展與需要，電子檔案的應(yīng)用與需求也在不斷的加強(qiáng)，因此對于企業(yè)事業(yè)單位來說，檔案的數(shù)字化是其信息管理的重要的儲存與保管的方式，其對于數(shù)字化檔案的管理與應(yīng)用也有著較大的投入。對于檔案的收集與管理工作來說，管理工作人員需要付出辛苦的勞作對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編排管理，如果沒有一個統(tǒng)籌的平臺對數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編排和管理，數(shù)字化檔案的分類管理只能是零星分散的工作。因此要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理平臺與系統(tǒng)的建設(shè)，通過特定軟體技術(shù)的開發(fā)實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理與運行的科學(xué)化合理化的分類與編排是至關(guān)重要的。

二、數(shù)字化檔案未來的發(fā)展解析

對于數(shù)字化檔案未來的發(fā)展來說，一方面，通過以上對數(shù)字化檔案應(yīng)用與發(fā)展形勢的解析來看，未來數(shù)字化檔案必定朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、市場化、綜合服務(wù)性的方向發(fā)展。只有不斷的加強(qiáng)數(shù)字化檔案的市場化的形勢，才能促進(jìn)數(shù)字化檔案技術(shù)的開發(fā)和革新，并不斷的促使數(shù)字化檔案的應(yīng)用和使用率。另一方面，隨著未來網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢來看，未來數(shù)字化檔案必定朝著網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與發(fā)展共享的方式進(jìn)行發(fā)展。因為只有不斷的應(yīng)用新技術(shù)，才能不斷的拓展數(shù)字化檔案的服務(wù)的范圍和運用的領(lǐng)域，才能促進(jìn)數(shù)字化檔案真正的發(fā)揮其作用和價值。

三、結(jié)束語

對于數(shù)字化檔案現(xiàn)今的發(fā)展與未來的發(fā)展應(yīng)用趨勢來說，其是一個創(chuàng)新應(yīng)用，拓寬服務(wù)與應(yīng)用的過程，并且要不斷的提高其運行與管理效率，促使其真正的發(fā)揮其作用和價值。

[1]趙洋.論述現(xiàn)代檔案管理體系的數(shù)字化發(fā)展趨勢[J].赤字,2014(6).

[2]孫立霞.對檔案管理未來發(fā)展的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2007(17).