“四個加強”推動基層單位檔案管理科學化

楊文

檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營管理各項工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是企業(yè)建設史、成長史、改革史、發(fā)展史的真實記錄，是推進企業(yè)持續(xù)協(xié)調(diào)共同發(fā)展的可靠憑證，是領導決策、科學研究、工作查考的第一手資料?？茖W規(guī)范的檔案管理，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的重要標尺，是企業(yè)的寶貴歷史財富。

近年來，煙草商業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理等各個方面，實行了一系列富有成效的變革，特別是煙葉生產(chǎn)經(jīng)營管理實行的、卷煙營銷推行的市場化取向改革、專賣管理開展的“打私、打假、打真”活動，企業(yè)管理實行的精益管理，等等，推動各項工作取得長足的進步。檔案工作作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，在開展精益管理的背景下，檔案工作的管理水平、信息化建設水平、人員技能，越來越不能適應企業(yè)改革發(fā)展的進程，越來越不能滿足企業(yè)改革發(fā)展的需求。

如何提高基層單位的檔案管理水平，切實以“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的高度責任感，履行檔案工作“存史、育人、資政”的職能作用，真正發(fā)揮服務生產(chǎn)經(jīng)營管理的“應有之義”，是企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的問題。2014年7月份，山東省檔案局下發(fā)了《》，為檔案管理科學化指明了方向，明確了路徑。下面，筆者圍繞檔案管理的組織領導、制度建設、隊伍建設、信息化建設等方面，談幾點粗淺的認識。

一、實現(xiàn)檔案管理科學化，必須一以貫之地強化組織領導

實踐證明，堅強有力的組織領導是干好檔案工作的必備前提，這也是2010年淄川區(qū)局（分公司）榮獲全省系統(tǒng)基層單位第一家“省特級檔案室”的寶貴經(jīng)驗。要建立基層單位主要負責人聽取檔案工作情況匯報制度，及時研究解決檔案工作存在的問題；要成立基層單位主要負責人負總責，各部門負責人為各司其職的檔案工作委員會，搭建起自上而下的領導機制；要將檔案工作納入所有部門的職責范疇，分解到每個崗位，實現(xiàn)全員、全方位、全過程檔案歸集流程；要將檔案工作納入督查督辦工作流程，每月督導檔案工作的進度、質(zhì)量，切實做到檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營管理的“同部署、同落實、同檢查、同考核”。

二、實現(xiàn)檔案管理科學化，必須一以貫之地強化制度建設

健全完善的制度體系是檔案管理規(guī)范化和科學化的根本保障。要立足于檔案人員的履職盡責，著眼于檔案的整理、保密、鑒定、銷毀、利用、庫房管理及離崗交接等關鍵節(jié)點，健全完善檔案管理和歸集整理制度，切實構建起從形成源頭到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系。特別是要針對當前檔案工作信息化的特點，圍繞電子檔案的歸檔范圍、整理分工、整理方法、質(zhì)量要求和歸檔時間，建立健全《電子檔案歸集制度》，切實從制度上明確檔案信息化建設的具體要求。

三、實現(xiàn)檔案管理科學化，必須一以貫之地強化信息化建設

當前，大多數(shù)基層單位檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，缺乏現(xiàn)代化、信息化的管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低 ，“實體檔案管理為主，電子檔案管理為輔”的情況普遍存在。2014年以來，新版省局（公司）辦公自動化系統(tǒng)的上線運行，為檔案管理信息化建設搭建了良好的平臺。要積極借助省局（公司）辦公自動化系統(tǒng)，著錄文書、會計、科技、聲像11類電子目錄，確保室存檔案目錄全部實現(xiàn)計算機檢索，要掃描錄入1983年以來的文書檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案、人物檔案，同步開展硬盤、光盤異質(zhì)備份。目前，淄川區(qū)局（分公司）室存的文書、專業(yè)、聲像、照片、實物、人物檔案電子化率達到由原來的17%提升至80%，為檔案的高效利用奠定了堅實的基礎。

四、實現(xiàn)檔案管理科學化，必須一以貫之地強化隊伍建設

近年來，檔案工作正由簡單化向系統(tǒng)化轉變，由經(jīng)驗管理向科學管理演進，由手工管理向信息管理進展，著力打造一支素養(yǎng)高、技能強、專業(yè)化的檔案人才隊伍，與時俱進地跟上檔案工作發(fā)展的步伐，是一項重大而迫切的任務。目前，基層單位檔案管理人員存在變動頻繁，專業(yè)化程度不高，業(yè)務技能較弱，持證上崗率偏低的問題。要采取集中講授、實際操作與交流研討的方式，積極開展文書檔案、基建檔案、檔案信息系統(tǒng)等內(nèi)容的培訓班；要常態(tài)化地派員參加山東省檔案人員崗位資格培訓班；要常態(tài)化地圍繞歸檔范圍、整理規(guī)范、科學化管理等內(nèi)容，邀請專業(yè)人員進行現(xiàn)場指導；要常態(tài)化地組織基層單位檔案評選工作，切實發(fā)揮標桿引領的作用。

檔案管理是精益管理的題中之義，做好檔案管理工作，責任重大、使命光榮，功在當代，利在千秋，我們要牢牢把握檔案工作的發(fā)展脈搏，切實推動基層單位基礎管理再上新水平。