疾控健康教育檔案的規(guī)范化管理探討

崔秀娟

(曲靖市疾病預防控制中心,云南曲靖 655000)

疾控健康教育檔案的規(guī)范化管理探討

崔秀娟

(曲靖市疾病預防控制中心,云南曲靖 655000)

疾控健康教育檔案的管理是疾病預防及控制工作順利開展的前提,疾控健康教育檔案管理的科學性和先進性嚴重影響著疾控工作的質(zhì)量和效率。隨著健康教育工作的進步,健康教育檔案管理的科學化和規(guī)范化逐漸被認識,而傳統(tǒng)管理方法的局限和不足也逐漸顯現(xiàn)?，F(xiàn)今,順應時代要求,完善疾控健康教育檔案管理機制,健全相關管理崗位職責,才能逐步推動健康教育檔案管理的科學化和規(guī)范化,以適應多變的衛(wèi)生工作環(huán)境、滿足新一代健康教育的要求。

疾控 健康教育 檔案管理 規(guī)范化

近年來，隨著醫(yī)療機制體制改革的不斷深入，疾病預防控制工作也得到了利較好發(fā)展，而作為疾病預防控制工作基礎的健康教育檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來?？茖W化、規(guī)范化的健康教育檔案管理工作，是衡量疾控事業(yè)業(yè)績的重要標桿?；仡欉^去的疾控健康教育檔案管理工作歷程，不難發(fā)現(xiàn)過去的健康教育檔案管理工作存在著很多弊端：首先是管理者不夠重視，對疾控檔案的管理工作沒有配備或者兼職配備相關管理人員，不能夠給予檔案管理工作配備穩(wěn)定的基礎管理要素。其次是疾控檔案管理的設施陳舊，不能及時的更新?lián)Q代，基本上不能滿足現(xiàn)代正常工作要求，有些檔案室因為沒有足夠的裝具和庫房，很多紙質(zhì)健康教育檔案被隨意放置，由于長期堆放在潮濕、高溫等環(huán)境下導致部分檔案的紙張老化，字跡褪變不能辨認。第三，檔案管理制度不健全，不能起到規(guī)范作用。很多有價值的檔案資料被借出或者移放后，因為立卷歸檔不到位或者借閱制度不規(guī)范，使得很多檔案丟失或者被借閱者私藏。第四，對健康教育檔案的材料認定不準確，造成檔案的應用價值不高或者歸檔不完整。第五，健康教育的檔案管理者業(yè)務素養(yǎng)和技術(shù)水平不高，不能滿足檔案管理的硬性需求。在現(xiàn)代醫(yī)療大環(huán)境下，如何提高疾控健康教育檔案的規(guī)范化管理，充分發(fā)揮健康檔案的價值，推進健康檔案對當今醫(yī)療進步的推動作用，筆者進行了一系列的探索，總結(jié)歸納出以下幾點看法：

1 增強建立健全疾控檔案意識,建立疾控檔案網(wǎng)絡

1.1 增強建立健全疾控檔案意識

在疾病控制的健康教育工作中，會形成大量豐富的數(shù)字、圖表、影像等信息，相關工作人員應該增強對這方面信息的收集和整理能力，增強對這類檔案的建立意識，從而能夠充分挖掘這些潛在的疾控檔案信息和資源，發(fā)揮這些信息在疾控工作中的應用價值，促進疾控工作的順利開展。

1.2 建立疾控檔案網(wǎng)絡

建立機制完善的疾控檔案網(wǎng)絡，覆蓋整個疾病控制中心的各科室，設立獨立的管理體系和制度規(guī)劃，使得整個疾控中心的健康教育檔案網(wǎng)絡變成一個簡明的、職能明確的發(fā)散網(wǎng)絡。由中心檔案室做總體設計和規(guī)劃，各科室緊密配合并遵守中心檔案室的制度和要求，促進疾控檔案網(wǎng)絡的完整性和科學性建設。

2 開展健康教育檔案管理人員工作培訓,建立疾控檔案管理新模式

2.1 加強健康教育檔案管理人員培訓,提升工作人員整體素質(zhì)

檔案管理工作是一項集技術(shù)性和保密性于一體的專業(yè)化工作，相關工作人員應該熟悉檔案的收集、統(tǒng)計、分析、鑒別、歸納、保存等步驟，熟知每個環(huán)節(jié)的工作方法和工作要求。同時，檔案管理工作也是一份枯燥、繁雜的工作，這就要求管理人員具備認真負責、吃苦耐勞的高素質(zhì)水平。疾控部門應該加大對檔案管理人員的培訓投入，吸納優(yōu)秀的專業(yè)型人才，打造高素質(zhì)的檔案管理團隊，使其成為疾控檔案事業(yè)的中堅力量。

2.2 通過多種渠道提高檔案工作人員技能

疾控部門應該鼓勵疾控健康教育檔案的管理人員積極參加相關學術(shù)交流活動，即時的吸納優(yōu)秀的、創(chuàng)新的、實用的檔案管理經(jīng)驗，通過交流提升自身對檔案的收集、統(tǒng)計、鑒別等技能。同時，鼓勵并設置激勵措施，鼓勵檔案管理人員進修相關學科的知識學習，比如專業(yè)的計算機軟件操作和外語技能，促進檔案的管理工作能夠跟上時代步伐，滿足全球化大環(huán)境下的形勢需求，促進健康教育檔案工作的時代性發(fā)展。

2.3 打造檔案工作新模式

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)日新月異的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)僵化，應該把新時代先進的管理理論和管理手段應用于健康教育檔案管理中，促進教育工作的全面開展，提高檔案分類和管理的效率，延長檔案及其信息的使用壽命，促進疾控檔案的管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和數(shù)字化，完成檔案管理從舊模式向數(shù)字化的新模式的轉(zhuǎn)變。

3 建立健全管理制度,促進健康教育規(guī)范化

3.1 建立獎懲機制促進檔案建設

建立一定的獎懲機制，定期對檔案工作者的工作情況進行考核，評選優(yōu)劣，對工作優(yōu)秀者或者對檔案管理工作的進步有巨大貢獻者給予一定的獎勵，鼓勵他們進行檔案科研項目的立項和申報，為他們配備科研經(jīng)費，促進檔案資料的更充分利用。而對于評選不及格者，給予一定的批評，連續(xù)不及格者可以終止錄用，這樣可以從人事方面優(yōu)化檔案建設團隊，促進檔案建設改革保質(zhì)保量的進行。

3.2 結(jié)合實際,健全健康教育檔案

各地區(qū)的疾控中心承擔著當?shù)氐募膊》揽厝蝿?，而疾病控制的健康教育又會形成各種各樣數(shù)量龐大的檔案，結(jié)合各地區(qū)檔案管理及應用的實際情況，可以極大的提高當?shù)亟逃龣n案的應用，提高疾控檔案在實際情況中的應用效率，提高整體服務水平。

綜上所述，疾控檔案是疾控史上的一筆財富，能夠在疾病的實際預防中發(fā)揮提供憑證、指導工作業(yè)務等重要作用。新一輪的醫(yī)療體制改革和人們健康理念的更新，使得健康教育檔案受到了前所未有的重視。所以要摒棄過去“重管輕用”的檔案管理理念，建立新型的檔案管理模式，促進疾控檔案管理變成一種能夠使大眾受益的服務工作，最大可能地發(fā)揮疾控檔案信息資源的價值，使其作為一種和諧醫(yī)患關系、開拓醫(yī)療市場的現(xiàn)代化工具。

[1]董杰.疾控特色檔案編研工作芻議[J].檔案管理,2014,(5):88-89.

[2]梅鳳.提高疾控檔案利用效果的主要措施[J].黑龍江檔案,2012, (4):73-73.

[3]謝翠屏.如何推進社區(qū)衛(wèi)生服務健康教育檔案管理規(guī)范化[C].//第四屆中國健康教育與健康促進大會暨中法健康教育論壇論文集.2011:318-319.

[5]張桂娟.論健康教育照片檔案如何管理[J].中外健康文摘,2012,09 (27):441-442.

崔秀娟(1979—),女,云南曲靖人,大學學歷,工作單位:曲靖市疾病預防控制中心,檔案館員,研究方向:檔案管理。