基于對城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的分析

廣西省桂林市城市規(guī)劃信息技術(shù)中心 陽 慧

隨著電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，檔案信息化管理將不可逆轉(zhuǎn)地向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。因此，如何做好電子文件歸檔與管理，如何強化檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，已成為檔案人員需要面對的一個嶄新課題。本文主要從城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與意義角度出發(fā)，論述了檔案管理信息化建設(shè)的步驟與內(nèi)容，闡述了城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的措施，并從不同角度進行的敘述和分析，從而對城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的分析與探究提供參考。

引言

隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，有效的推動了不同行業(yè)朝著信息化方向發(fā)展，城市規(guī)劃檔案管理也不例外，有效的應(yīng)用了信息技術(shù)，實現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)，從而更好的服務(wù)城市發(fā)展和城市規(guī)劃工作，對此，要加強相關(guān)的建設(shè)管理力度，推動城市規(guī)劃檔案管理工作的有效實施。

1.城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與意義

1.1 城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

城市規(guī)劃檔案管理信息化是為智慧城市建設(shè)提供基礎(chǔ)信息服務(wù)的一部分，完成這項工作將對提高政府機構(gòu)辦事效能、政務(wù)公開、加強城市規(guī)劃檔案現(xiàn)代化管理、方便保存查詢利用、處置城市應(yīng)急事件、工程搶險、處理建設(shè)項目糾紛、智慧城市建設(shè)等等有著重要的積極作用。桂林市也在積極的開展城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設(shè)，例如桂林市工信委組織積極召開城市規(guī)劃檔案信息化的驗收工作，有效解決和完善在檔案管理信息化過程中存在的問題，在2016年，市工信委、財政局以市工信安排城市建設(shè)檔案館信息化專項資金120萬元。專門成立了信息化辦公室，在人員緊張條件下，調(diào)整充實了人員配置，加強城建檔案數(shù)字化掃描工作各環(huán)節(jié)的管理，在2016完成了第一期數(shù)字化掃描工作的基礎(chǔ)上，又保質(zhì)保量完成了第二期數(shù)字化掃描工作，兩期工程共完成檔案資料掃描845.1萬頁，約12多萬卷宗。

1.2 城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)今的社會已經(jīng)進入信息化時代，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，城市規(guī)劃檔案已經(jīng)充分的應(yīng)用電子檔案，在城市建設(shè)和城市規(guī)劃過程中，城建是主要的實施部門，因此要對相關(guān)的建設(shè)和規(guī)劃檔案進行有效的記錄，其中涉及了城市管理、建設(shè)以及規(guī)劃等相關(guān)部門，所以，城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設(shè)對城市發(fā)展有重要意義。在實施城市規(guī)劃檔案管理過程中主要應(yīng)用了照片、圖表、圖紙、文字、錄像、錄音等方式，其中主要以錄像、錄音以及圖片為主要管理形式，由于這些管理方式容易受到外界環(huán)境的影響，例如溫度、濕度等，對此，應(yīng)有效應(yīng)用計算機技術(shù)將規(guī)劃檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版，從推進城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設(shè)，延長檔案的保存時間。因此，要有效的應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提升城市規(guī)劃檔案的管理水平，促進規(guī)劃檔案信息的傳輸效率和質(zhì)量，提升檔案的開發(fā)利用效率。

2.城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的步驟與內(nèi)容分析

2.1 城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的步驟

第一，落實信息技術(shù)的配置工作，首先要依照當(dāng)下的實際需求和技術(shù)水平對檔案管理的信息設(shè)備進行更新和升級，并依照實際的建設(shè)情況配備相應(yīng)的服務(wù)器、電腦桌椅以及電子計算機等。第二，要促進檔案管理信息化的規(guī)范化和正規(guī)化，否則難以保障檔案管理信息化建設(shè)的落實。第三，對當(dāng)前的檔案信息進行整合和完善，與先進的信息技術(shù)和通信技術(shù)進行結(jié)合，將檢索和處理功能融入到信息數(shù)字化過程中，一旦出現(xiàn)信息安全問題，能夠及時的進行排查和維護，從而將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案信息查詢權(quán)限以及范圍進行限制，保障信息的安全性。

2.2 城市規(guī)劃檔案管理信息化的內(nèi)容

城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前城市化建設(shè)的重要保障之一，積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)能夠有效完善檔案的管理途徑和手段。檔案信息化建設(shè)主要涉及以下幾方面內(nèi)容，首先是搭建信息管理、儲存、輸入、輸出的一體化檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，其次，應(yīng)用成熟完善的城市規(guī)劃管理系統(tǒng)軟件，促進檔案管理信息的數(shù)字化和自動化。最后是要對城市檔案管理信息的權(quán)限和職能需求進行精細化劃分，促進檔案管理系統(tǒng)、城市規(guī)劃以及城市建設(shè)內(nèi)資源的共享和交流，同時，整個管理方式需要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，從而全方位的實施檔案管理的信息化建設(shè)。

3.城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的實施

3.1 城市規(guī)劃檔案的接收與歸檔分析

首先要有效實施城市規(guī)劃檔案的征集、收集以及接收工作，對檔案的存儲結(jié)構(gòu)、儲藏門類進行優(yōu)化，尤其是城市規(guī)劃業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、規(guī)劃系統(tǒng)管理部門業(yè)務(wù)檔案、城市地下管線工程檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案以及重點工程檔案，加大照片、音像檔案和數(shù)字檔案的建設(shè)比重。其次，對城市規(guī)劃檔案館藏的基礎(chǔ)配套設(shè)施進行完善，有效的擴大檔案管理的辦公面積。最后要加大硬件設(shè)施的投入力度，積極的利用防盜、防火、空調(diào)等現(xiàn)代化設(shè)備，保障信息化管理電子設(shè)備的安全穩(wěn)定運行。

3.2 城市規(guī)劃檔案管理信息的數(shù)字化

首先要以現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化的方式來處理檔案信息資源，從而實施檔案新的管理和收集工作，利用和連接高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，從而建設(shè)大規(guī)模的分布式數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保障整個信息資源的開放性和空間的有序性，其中涉及了公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、計算機輔助管理和設(shè)計系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案信息的跨地區(qū)和跨機構(gòu)的傳輸和交流。其次，實施檔案管理信息化建設(shè)要與城市的信息化總體規(guī)劃相融合，從而構(gòu)建一個面向內(nèi)部的管理平臺和面向外部的統(tǒng)一門戶平臺，第一，內(nèi)部管理平臺要對聲響檔案系統(tǒng)進行優(yōu)化，積極開發(fā)檔案應(yīng)用的子系統(tǒng)，從而完善檔案管理的進一步信息化建設(shè)，積極應(yīng)用GIS技術(shù)，利用疊加串聯(lián)的方式來管理檔案。第二，檔案信息的統(tǒng)一門戶建設(shè)過程中要搭建、檔案征集、利用、驗收、報送等服務(wù)板塊，強化城市規(guī)劃信息的對外服務(wù)功能，從而利用檔案分權(quán)的方式來進行管理。

3.3 科學(xué)化實施城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)

第一，將不同形式下的規(guī)劃檔案統(tǒng)一納入到管理范圍當(dāng)中，保障檔案信息的安全性和完整性，促進城市規(guī)劃未來的工作效率，從而為城市規(guī)劃檔案的深度開發(fā)提供便捷。同時要做好檔案的安全工作，尤其是重要的檔案資料要及時的進行微縮、掃描、復(fù)印，并整理成電子版，做好檔案的備份工作，降低原件的損耗度。第二，利用目標管理法來實施管理，將定性目標管理逐漸轉(zhuǎn)化為定量的目標管理，從而將管理目標層層分解，逐步的去落實和實現(xiàn)。第三，標準化的實施檔案信息化管理，制定嚴格的管理標準，對每個步驟、工序進行規(guī)范化，積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，提升管理的技術(shù)水平。第四，加強城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的制度化，構(gòu)建有效的制度，促進檔案管理工作的效率，并依照嚴格的制度標準來保障各項管理工作的安全穩(wěn)定實施，提升檔案管理工作者的責(zé)任感。

4.結(jié)束語

綜上所述，信息化建設(shè)已經(jīng)成為城市規(guī)劃檔案管理工作的主要發(fā)展方向，有效的應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式，促進檔案信息的高效、全面、科學(xué)化的建設(shè)，提升檔案的應(yīng)用效率，并結(jié)合當(dāng)下的實際需求積極應(yīng)用新的信息化技術(shù)，滿足城市規(guī)劃檔案管理的需求，為城市發(fā)展規(guī)劃提供有效的信息服務(wù)。