解難提效 讓Office 2016更順當(dāng)

王志軍

很多朋友已開始使用Office 2016。雖然新版與2013版相比界面上差距不大，但使用中仍可能遇到些問題。如打開工作簿自動(dòng)開啟空白窗口、郵件不能正常預(yù)覽Excel附件、找不到聯(lián)動(dòng)頁面設(shè)置等。解決了這些問題，才能讓新版Office使用更順當(dāng)。

1. 拒絕自動(dòng)加載空白窗口

在使用Excel 2016打開工作簿文件時(shí)，除了打開指定的工作簿之外，有時(shí)還會(huì)同時(shí)打開一個(gè)空白窗口，關(guān)閉時(shí)需要一同關(guān)閉這個(gè)無用的窗口，令人不厭其煩。出現(xiàn)這個(gè)問題的根源是Backstage視圖與Excel 2016存在兼容性方面的問題。打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“保存”面板（圖1），在右側(cè)窗格取消“打開或保存文件時(shí)不顯示Backstage”復(fù)選框，確認(rèn)之后關(guān)閉對(duì)話框。重新打開Excel工作簿，此時(shí)就不會(huì)再同時(shí)打開空白窗口了。此時(shí)可以再次打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，重新啟用“打開或保存文件時(shí)不顯示Backstage”復(fù)選框。

2. 郵件不能預(yù)覽Excel附件

職場(chǎng)用戶一般使用Outlook處理郵件，但遺憾的是Outlook 2016不能正常預(yù)覽Excel格式的附件，鼠標(biāo)點(diǎn)擊時(shí)會(huì)顯示不能預(yù)覽的信息。而Word、PowerPoint、PDF等附件卻可以正常預(yù)覽。起初以為是信任中心設(shè)置的問題，打開“Outlook選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“信任中心”面板，在右側(cè)窗格點(diǎn)擊“信任中心設(shè)置”按鈕，打開“信任中心”對(duì)話框，切換到“附件處理”面板，在右側(cè)窗格點(diǎn)擊“附件和文檔預(yù)覽器”按鈕，在這里可以看到所有已經(jīng)啟用的預(yù)覽器（圖2），“Microsoft Excel預(yù)覽器”赫然在目。難道每次需要打開Excel附件才能閱讀嗎？

用修改注冊(cè)表的辦法可解決這一難題。依次跳轉(zhuǎn)到“HKEY_LOCAL_MACHINE＼SOFTWARE＼Microsoft＼Office＼ClickToRun＼REGISTRY＼MACHINE＼Software＼Microsoft＼Windows＼CurrentVersion＼PreviewHandlers”，這里是Office所有組件的預(yù)覽器設(shè)置的位置。首先右擊選擇“導(dǎo)出”進(jìn)行備份，接下來在右側(cè)窗格對(duì)各個(gè)字符串的鍵值數(shù)據(jù)進(jìn)行修改：

項(xiàng)目： {21E17C2F-AD3A-4b89-841F-09CFE02D16B7}

數(shù)值： Microsoft Visio previewer

項(xiàng)目： {65235197-874B-4A07-BDC5-E65EA825B718}

數(shù)值： Microsoft PowerPoint previewer

項(xiàng)目： {84F66100-FF7C-4fb4-B0C0-02CD7FB668FE}

數(shù)值： Microsoft Word previewer

項(xiàng)目： {00020827-0000-0000-C000-000000000046}

數(shù)值：Microsoft Excel Previewer

重新打開Outlook 2016，現(xiàn)在就可以正常預(yù)覽Excel格式的附件。

3. Word無法設(shè)置聯(lián)動(dòng)頁碼

此前，我們常為Word文檔設(shè)置“第幾頁共幾頁”的效果，但在Word 2016中已經(jīng)找不到直接插入“第幾頁共幾頁”的選項(xiàng)，我們可以采取下面的方法。

雙擊頁腳區(qū)域，進(jìn)入頁腳編輯界面，或者直接切換到“插入”選項(xiàng)卡，在“頁眉和頁腳”功能組選擇“頁腳”，向下拖拽滑塊（圖3），在這里選擇“網(wǎng)格”或“信號(hào)燈”的樣式，隨后可以在頁腳插入“1|1”或“1/1”的效果，接下來只需要手工添加“第”、“頁”、“共”、“頁”就可以了。

4. 提取信息效率低下

以往我們提取表格中的純中文字符效率比較低，如圖中的“半叉”、“大底”、“后跟”、“掛鉤”等（圖5），由于字符長(zhǎng)度不一，無論分列或是使用公式，效果都不是很理想。如果在Excel 2016中依然用老辦法，工作效率還是難以提高。

其實(shí)在Excel 2016有更高效的錄入方法。首先在C列的C2、C3單元格分別手工錄入半叉、大底，注意必須是純手工錄入，接下來當(dāng)在C4單元格錄入“后跟”的“后”字之后，后面的“跟”以及B4：B16的所有內(nèi)容都已經(jīng)出現(xiàn)在提示屏幕，單擊回車鍵，所有數(shù)據(jù)都會(huì)自動(dòng)錄入。如果沒有發(fā)現(xiàn)這些提示內(nèi)容，請(qǐng)打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“高級(jí)”面板，在右側(cè)窗格勾選“自動(dòng)快速填充”復(fù)選框。

如果需要提取04、32A這樣的英文字符，也可以采取上述類似步驟。