事業(yè)單位檔案管理的常見問題及對策

白偉澔 煙臺市社會信用中心

一、事業(yè)單位檔案管理及其作用

檔案管理是事業(yè)單位的一項基礎(chǔ)性日常管理工作，事業(yè)單位的檔案類型具體還可分為行政檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案以及財務(wù)檔案等，涉及單位的多方領(lǐng)域。可見，無論是單位的人事工作，還是財務(wù)工作都離不開檔案管理的有力支撐，因此事業(yè)單位在加強(qiáng)其他管理工作內(nèi)容的同時，也應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理工作的重要性，明確起作用，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并加以完善。

二、事業(yè)單位檔案管理的常見問題

（一）工作意識方面存在的問題

目前，很多事業(yè)單位對于檔案管理工作都不夠重視，此種工作態(tài)度勢必會影響事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。究其根本，部分檔案管理人員都對本職工作有一定的認(rèn)知誤差，并沒有意識到科學(xué)高效的檔案管理對單位的重要作用，只是片面地將工作看成是物品保管一類的工作。檔案管理的行為就在這陳舊意識的引導(dǎo)下，造成了工作積極性不高，缺乏規(guī)范化的管理，影響整體的檔案管理效率，弱化檔案管理質(zhì)量。此外很多檔案管理人員也沒有意識到引入信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的必要性，因沒有及時更新管理技術(shù)，而導(dǎo)致管理工作方式滯后，這也會對事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生較大的影響。所以，要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，就需要徹底的轉(zhuǎn)變管理意識，做好思想宣傳的工作。

（二）管理制度方面存在的問題

現(xiàn)階段，事業(yè)單位大多沒有制定完善系統(tǒng)的檔案管理制度，這就導(dǎo)致在實際的管理工作中，容易出現(xiàn)無效管理、無據(jù)可依等問題，從而使檔案管理雜亂無章，出現(xiàn)混亂。此外，有部分事業(yè)單位制定了一些檔案管理的工作制度，但制度的內(nèi)容較為籠統(tǒng)。檔案管理本身是一個較為繁雜的工作，如果所制定的管理制度較為寬泛，那么對于實際工作也就缺乏有效的指導(dǎo)性，這種制度流于表面，意義不大，導(dǎo)致檔案管理人員在收集資料、歸檔以及調(diào)用資料等各個方面的工作，都沒有規(guī)范的管理制度進(jìn)行指導(dǎo)，使得檔案管理工作也會流于表面。

（三）檔案管理信息化建設(shè)方面的問題

信息化時代背景下，事業(yè)單位的各項管理工作都引入了信息技術(shù)，并在實際應(yīng)用中發(fā)揮出了顯著的應(yīng)用效果，大幅提高了工作效率，因此檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極信息技術(shù)進(jìn)行技術(shù)革新。但從目前情況看，一些事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。要想保證滿足事業(yè)單位檔案管理工作的高質(zhì)量開展，應(yīng)當(dāng)積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，做好管理設(shè)施的更新工作，但目前很多事業(yè)單位雖然積極進(jìn)行了管理信息化建設(shè)，但在檔案管理方面的投入略顯不足。此外，在信息化管理模式下，檔案資料就面臨了一定的信息安全風(fēng)險，這也是需要事業(yè)單位在日常管理工作中應(yīng)該注意的一項問題。

三、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的有效對策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識，完善檔案管理計劃

在檔案管理的工作中，管理人員需要具備足夠的管理意識，積極引入現(xiàn)代化管理理念，從而有效保證檔案管理的質(zhì)量。此外，管理人員需要主動的進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新，并總結(jié)以往工作中存在的不足，加以及時改進(jìn)，樹立精細(xì)化的管理理念。在理念與意識更新的基礎(chǔ)上，檔案管理人員需要制定系統(tǒng)的檔案管理目標(biāo)與計劃，在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還要制定檔案管理質(zhì)量抽查機(jī)制，采用定期與不定期相結(jié)合的抽查模式，在抽查中發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在有哪些漏洞，分析漏洞的成因，制定相應(yīng)的解決方案，對檔案管理的方式進(jìn)行及時調(diào)整。最后還應(yīng)對檔案管理人員的工作能力進(jìn)行定期考評，制定可行性較強(qiáng)的檔案管理制度，明確考核目標(biāo)，對檔案管理情況進(jìn)行考核，并配合獎懲機(jī)制，以實現(xiàn)人員的激勵性。

（二）健全檔案管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督管理力度

為了緊跟時代的發(fā)展腳步，事業(yè)單位就需要不斷完善檔案管理制度，盡可能細(xì)化管理工作細(xì)則，為檔案管理人員提供有價值的工作指導(dǎo)。從宏觀的角度進(jìn)行分析，更加有利于對檔案管理人員的工作行為進(jìn)行約束，還能為檔案管理的工作提供相應(yīng)的制度保障。此外在檔案管理制度中還應(yīng)落實崗位責(zé)任制度，合理的做好任務(wù)分配工作，明確不同人員的權(quán)責(zé)劃分，并強(qiáng)化員工的責(zé)任意識，避免其出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，需要不斷創(chuàng)新方式方法，合理的網(wǎng)絡(luò)平臺與多媒體設(shè)備，以此實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。在此過程中，檔案管理人員需根據(jù)檔案內(nèi)容的差異、各個部門的權(quán)責(zé)劃分，做好檔案資料的處理工作，以此滿足單位檔案管理的基礎(chǔ)需求。在完善監(jiān)督管理制度的同時，建立監(jiān)督小組，對檔案管理的行為進(jìn)行全過程的把控，對于管理不當(dāng)?shù)男袨?，需要及時的制止，避免員工出現(xiàn)違規(guī)管理檔案的現(xiàn)象，監(jiān)管人員需要及時進(jìn)行批評教育，甚至給予相應(yīng)的懲罰，以此達(dá)到有效的警示作用。

（三）培養(yǎng)專職檔案管理人員，注重系統(tǒng)化培訓(xùn)教育

事業(yè)單位在實際的運營與發(fā)展過程中，檔案管理的任務(wù)逐漸增加，要想不斷提升檔案管理的效率，達(dá)到良好的管理效果，就需要安排專門的人員負(fù)責(zé)管理工作，實行檔案資料的分類與整理存儲工作，并為資料的使用提供一定的便利之處，不斷提升檔案資料的利用率。對于事業(yè)單位來說，做好檔案管理工作十分重要，檔案管理人員需秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，將自己掌握的專業(yè)知識與技能發(fā)揮出來。同時，事業(yè)單位還需要培養(yǎng)出更多的專職檔案管理人員，開展系統(tǒng)化的培訓(xùn)與教育工作，還可以從外部聘請工作經(jīng)驗相對豐富的教師，保證培訓(xùn)對象能掌握最新的管理思想，還能做好豐富的知識儲備，不斷提升職業(yè)道德修養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，需要為檔案管理人員提供更多的機(jī)會，并組織多元化的競賽活動，不斷豐富檔案管理的體驗進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的水平。事業(yè)單位通過對檔案管理人員進(jìn)行道德素質(zhì)的培養(yǎng)，落實思想教育的工作，能提升其思政水平，避免檔案管理人員出現(xiàn)工作隨意的現(xiàn)象。

（四）更新檔案管理設(shè)施，加快信息化建設(shè)腳步

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，需要引入先進(jìn)的技術(shù)，為電子化檔案制度構(gòu)建奠定穩(wěn)固基礎(chǔ)。通過不斷的更新檔案管理設(shè)施，做好軟件系統(tǒng)的升級工作，能為電子檔案管理提供良好的環(huán)境，保證檔案信息化管理活動能大范圍的進(jìn)行，并為事業(yè)單位的健康發(fā)展做好鋪墊。在更新軟件設(shè)施的時候，單位需要提供充足的資金支持，還要保證實施更新工作能落到實處。在建立檔案信息化管理體系基礎(chǔ)上，將動態(tài)變化的信息內(nèi)容歸納到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保證各個部門之間的有機(jī)聯(lián)系，并獲得良好的信息共享效果。其中最需要注意的問題就是，合理的利用現(xiàn)代化的存儲技術(shù)，并不斷的拓寬存儲的空間，合理的利用移動硬盤、網(wǎng)盤等，能儲存有效的數(shù)據(jù)信息，還能避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。事業(yè)單位還要做到檔案管理的風(fēng)險防范工作，并以安全管理規(guī)定為重要的依托，如果發(fā)生了安全風(fēng)險，就能及時的預(yù)警，最好與當(dāng)?shù)氐恼块T取得聯(lián)系，以此制定出相對完善的檔案管理機(jī)制，將風(fēng)險損失降到最低，促進(jìn)檔案管理活動的順利開展。

四、結(jié)束語

綜上，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，做好檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要支撐作用，但就目前事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，普遍存在管理人員意識偏差、檔案管理信息化水平低等方面的問題。事業(yè)單位在給予相關(guān)工作關(guān)注度的同時，要意識到加強(qiáng)檔案管理力度的重要性，提升檔案管理人員的綜合水平，適當(dāng)?shù)募哟笸度耄涌鞕n案管理信息化建設(shè)的腳步。在對檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)化教育、樹立良好的管理意識之后，通過制度的建設(shè)，規(guī)范并約束檔案管理人員的香味，避免對后期檔案管理工作產(chǎn)生影響，從而有效提升檔案管理的質(zhì)量，為事業(yè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。