信息系統(tǒng)在建筑企業(yè)財務管理中的實踐與應用

文｜劉一超 李福亮

在當今信息云集、互聯(lián)網(wǎng)顛覆傳統(tǒng)行業(yè)的時代，作為傳統(tǒng)行業(yè)中的建筑企業(yè)，如何形成企業(yè)獨特的核心競爭力，是不少同行先行者一直不懈探尋的問題。自筆者所在企業(yè)推行信息系統(tǒng)以來，財務管理可謂發(fā)生了顛覆性的變革，信息化不僅轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)財務管理的工作方式與思維習慣，也在不知不覺中，形成了企業(yè)獨特的核心競爭力。

2008年國家地產(chǎn)行業(yè)政策調(diào)控之后，建筑行業(yè)迎來一個發(fā)展高峰時期。一方面，筆者所在企業(yè)近年產(chǎn)值規(guī)模、項目數(shù)量激增，亟待精細化的財務管理模式強化內(nèi)控、降低風險。另一方面，企業(yè)中財務人力資源緊缺與財務團隊年輕化的特點，又阻礙了精細化財務管理的發(fā)展進程。鑒于此，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變管理思維，變革管理模式，在標準化和信息化上狠下功夫。幾年的應用和實踐證明，只有信息系統(tǒng)可以完美融合標準化與信息化。因此建立信息系統(tǒng)，在建筑業(yè)高速發(fā)展的今天，已經(jīng)成為目前時代的大勢所趨。

自主開發(fā)信息系統(tǒng)與企業(yè)財務管理的融合歷程

筆者所在企業(yè)2008年開始啟動標準化、信息化建設工作，嘗試自主開發(fā)完全適用于企業(yè)特點的信息系統(tǒng)，目的皆在將業(yè)務流程再造與管理標準化工作緊密結(jié)合，提高財務管理效率和品質(zhì)。經(jīng)歷了近7年時間，信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部財務管理達到了高度融合，融合歷程漸進深入。

2011年期間完成了綜合管理信息系統(tǒng)（Integrated Management Information System，以下簡稱“IMS系統(tǒng)”）的自主開發(fā)及上線應用，實現(xiàn)了標準化體系與信息系統(tǒng)的初步融合。

2011年-2013年，“IMS系統(tǒng)”以服務生產(chǎn)運營管理為原則，融合了財務專業(yè)系統(tǒng)資金、核算、稅務等各項業(yè)務活動，按照業(yè)務活動在日常工作中的實際操作順序，設計完善各項工作流程，實現(xiàn)了業(yè)務流、工作流和數(shù)據(jù)流的全面同步。陸續(xù)開發(fā)并成熟應用了會計憑證自動生成模塊，打通“IMS系統(tǒng)”與“用友NC賬務系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)了從業(yè)務源頭至會計憑證全過程信息化操作。

2014年初，企業(yè)開始致力于開發(fā)和推動決策支持平臺（Business Analysis Platform，以下簡稱“BAP平臺”）的應用。根據(jù)決策管理層的業(yè)務需求，設計財務分析模型，從“IMS系統(tǒng)”定時采集數(shù)據(jù)，以圖表報告形式將各項經(jīng)濟指標及財務數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給決策管理層，提升了決策效率，強化了風險防控。

2015年初，基于信息系統(tǒng)的網(wǎng)上報銷流程全面試點，在財務業(yè)務一體化方面走出了重要一步。隨著網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的成熟運用，建筑行業(yè)的財務報銷再也不必因為領(lǐng)導經(jīng)常出差在外，無法簽核報銷單據(jù)而延誤，提升了財務服務員工的效率和品質(zhì)。

截止目前，由BAP、IMS系統(tǒng)集合而成的信息系統(tǒng)，具有完全個性化的建筑施工企業(yè)管理特點，從財務角度全面提供決策層、中間管理層、基礎作業(yè)層不同層次的管理數(shù)據(jù)需求，對提升企業(yè)財務管理起到了積極作用。該項信息化建設成果也已作為典型案例入編《中國建筑施工行業(yè)信息化發(fā)展報告》。

資金管理信息化，信息系統(tǒng)應用的先行者與契入點

財務信息化的第一階段，總體思路是要求找到在財務管理方面，信息系統(tǒng)應用的先行者與契入點。通過企業(yè)財務和信息化管理專家的商討論證，一致認為資金管理作為信息化應用的先行者與契入點當之無愧。

眾所周知，財務管理的核心是資金管理，在施工企業(yè)也不例外。資金管理與企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務都存在相關(guān)性，因此，在施工企業(yè)的信息化建設進程中，將資金業(yè)務信息化作為先行者與契入點，以資金支付為主線，逐步關(guān)聯(lián)其他財務管理業(yè)務，同時以資金支付標準化、流程化做為剛性約束，將十分有利于信息化的縱向推進進程，也會逐步促進傳統(tǒng)施工企業(yè)財務工作習慣的轉(zhuǎn)變，切實提高財務資金管理效率。

在實踐中，以某項分供方支付業(yè)務為例，根據(jù)在信息系統(tǒng)中設定的標準管理流程，分供方付款必須依序通過招標、中標、簽約、提供合同交底、辦理結(jié)算等業(yè)務流程后，才能最終進入財務部門的資金計劃和支付申請環(huán)節(jié)。

實踐證明，信息系統(tǒng)資金支付流程，對審批時效和數(shù)據(jù)邏輯的強制要求，會更好的促進業(yè)務部門及時、準確地在系統(tǒng)中完成相應工作。如此一來，不僅提升了財務資金管理品質(zhì)，也通過信息系統(tǒng)剛性控制，提高了其他業(yè)務部門的工作效率。因為在財務環(huán)節(jié)之前的任何一個業(yè)務節(jié)點出了問題，支付流程都將無法繼續(xù)進行。

作為財務管理信息系統(tǒng)應用最明顯的優(yōu)勢之一，信息系統(tǒng)的標準化和剛性內(nèi)控優(yōu)勢極大的避免了建筑行業(yè)傳統(tǒng)管理模式下容易出現(xiàn)的無合同、無結(jié)算、無計劃付款現(xiàn)象，同時也避免了企業(yè)超付、重付的傳統(tǒng)資金支付風險。

業(yè)務無縫對接促進效率提升

筆者所在的施工企業(yè)，建立財務信息化的第二個階段是以信息系統(tǒng)為載體，強化監(jiān)督職能，實現(xiàn)業(yè)務活動與財務活動的無縫對接和一體化運行，進一步促進會計信息質(zhì)量和財務管理水平的提升。

業(yè)務一體化強調(diào)業(yè)務流、工作流和數(shù)據(jù)流必須按照業(yè)務活動的不可逆順序自動同步，終極目標是優(yōu)化業(yè)務流程，切實提升各項財務業(yè)務的管理效率。

四年來，隨著信息系統(tǒng)在企業(yè)財務管理方面深入推進，財務管理上逐漸實現(xiàn)了會計核算、報表業(yè)務、資金管理三個方面的業(yè)務一體化。

會計核算方面，基本實現(xiàn)了項目成本類、支付類業(yè)務活動從業(yè)務源頭至會計憑證的全過程信息化管理，包括材料采購、材料消耗、材料調(diào)撥、勞務結(jié)算、專業(yè)分包結(jié)算、其他分包結(jié)算及資金支付等具體業(yè)務。

報表業(yè)務方面，基本實現(xiàn)了資產(chǎn)負債表、利潤表、管理費用、財務費用、應收預收、應付預付等主輔表的自動生成。

資金管理方面，已初步實現(xiàn)了實時動態(tài)的項目收款計劃監(jiān)控、拖欠分級預警，多維度的應收賬款分析、資金計劃執(zhí)行率結(jié)果輸出、項目資金策劃考核結(jié)果分析等功能。

與傳統(tǒng)管理模式相比，建立了信息系統(tǒng)業(yè)務一體化的財務管理，在以下四個方面受益匪淺。一是由于業(yè)務流程的標準化優(yōu)化整合，財務管理效率直線提升，人力資源緊缺的壓力得到極大緩解。二是基于信息系統(tǒng)的業(yè)務一體化，建立了整套標準化流程，為越來越年輕的財務團隊提供了業(yè)務快速上手、快速精通的有利條件。三是通過信息系統(tǒng)業(yè)務信息的網(wǎng)上匯集與傳遞，財務人員可以不必時常前往項目現(xiàn)場處理業(yè)務，更不用在現(xiàn)場進行辦公，打破了空間上的諸多限制，使施工企業(yè)財務人員集中辦公、扁平化管理成為可能。四是業(yè)務一體化對流轉(zhuǎn)到財務之前各項經(jīng)濟業(yè)務在時間節(jié)點上做出了硬性規(guī)定，強化了會計監(jiān)督職能，使得財務工作的各個環(huán)節(jié)得以順暢開展，同時也在一體化的流程中劃清了職權(quán)，讓財務管理活動更加精細的運行實施。

決策支持，信息系統(tǒng)在財務管理中的集大成應用

在資金管理先行，業(yè)務一體化推廣取得良好效果后，企業(yè)利用業(yè)務活動過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)生成了龐大的數(shù)據(jù)庫，四年基礎數(shù)據(jù)的積累，為信息系統(tǒng)在財務管理的集大成應用打下了殷實的基礎。筆者所在單位在2014年基于現(xiàn)有IMS系統(tǒng)數(shù)據(jù)，引入了BAP決策支持平臺。

作為企業(yè)財務負責人或其他高層管理人員，每天工作都需要關(guān)注最新的企業(yè)關(guān)鍵信息，正是這些關(guān)鍵信息，在領(lǐng)導者獨有的經(jīng)驗和思維加工下，形成了企業(yè)獨特的戰(zhàn)略及指導性原則。

BAP決策支持平臺直接從IMS信息系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，每日更新企業(yè)的資金狀況和重要項目的收款進度，在建項目拖欠預警情況。每月更新戰(zhàn)略客戶應收賬款變動情況，投資項目的資金收支狀況。每季度為企業(yè)提供一份下級單位的資金績效測評結(jié)果。同時，企業(yè)從項目層面到公司層面的各項效益指標，也在每季的系統(tǒng)報表中全面充分反應出來。及時的經(jīng)濟數(shù)據(jù)反饋，強化了信息化在建筑企業(yè)財務管理決策方面的支持職能。

基于IMS系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)，輸出BAP平臺關(guān)鍵信息和經(jīng)濟指標的及時反饋，企業(yè)的財務管理者更容易集大成，做出相對準確的判斷和決策。這一切，在沒有信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)反饋滯后的傳統(tǒng)管理時代，是無法實現(xiàn)的。

內(nèi)控的視角：執(zhí)行構(gòu)架全面升級

信息系統(tǒng)在建筑企業(yè)的推廣應用，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)建筑行業(yè)財務管理缺乏剛性，管理粗放的管理現(xiàn)狀。由于財務部門具備連續(xù)、完整記錄經(jīng)濟業(yè)務過程和經(jīng)營成果的職能，先天擁有內(nèi)控制高點的優(yōu)勢。因此從內(nèi)控的角度來看，信息系統(tǒng)在財務的應用，是對企業(yè)管理執(zhí)行構(gòu)架的一次全面升級。尤其是在會計監(jiān)督、業(yè)務流時效性及數(shù)據(jù)口徑一致性上，發(fā)揮了重要作用。

一方面，企業(yè)財務管理的一項基本職能是會計監(jiān)督，其強化有助于財務業(yè)務一體化在企業(yè)內(nèi)部的長效運行。因此，筆者所在企業(yè)開發(fā)的信息系統(tǒng)，業(yè)務流和工作流均嚴格按會計準則和內(nèi)控制度相關(guān)要求進行設計，通過標準化流程強化了會計監(jiān)督職能。另一方面，在傳統(tǒng)建筑行業(yè)，項目現(xiàn)場管理的復雜性直接導致業(yè)務流時效性欠佳，各個業(yè)務口統(tǒng)計的數(shù)據(jù)口徑又時常不一致，影響了決策者的理性判斷，這兩大管理短板在企業(yè)開發(fā)信息系統(tǒng)過程中，得到了有效解決。通過業(yè)務一體化，將財務部門與其他業(yè)務部門橫向關(guān)聯(lián)，對數(shù)據(jù)傳遞的時點、數(shù)據(jù)口徑均進行了嚴格要求。例如，勞務結(jié)算不能在規(guī)定的時間完成審批，財務部門就無法關(guān)聯(lián)到數(shù)據(jù)編制月度資金計劃，從而直接影響工程款項支付、影響現(xiàn)場施工進度。

通過信息系統(tǒng)規(guī)范流程，倒逼其他業(yè)務部門，以信息化手段作為剛性約束，實際全面升級了企業(yè)的執(zhí)行構(gòu)架，向財務精細化管理提升執(zhí)行構(gòu)架方面邁出了重要一步。

財務信息化的風險及化解

由于建筑企業(yè)的鮮明特點，市面暫無廣泛適用建筑業(yè)的商業(yè)信息系統(tǒng)，這就需要建筑企業(yè)自行實施研發(fā)。系統(tǒng)在財務管理應用前期，需要投入大量資金人力成本，后期仍面臨設備維護、信息系統(tǒng)更新等后續(xù)費用，資金成本較大，但卻并不能保證帶來足夠的預期效益，甚至可能將小型建筑企業(yè)卷入債務危機。因此若要化解信息化的成本風險，企業(yè)前期必須充分預估自身實力，判斷是否具備自行研發(fā)信息系統(tǒng)的資源及測試環(huán)境，系統(tǒng)一旦到自主研發(fā)階段，從成本角度考慮，就不允許其失敗，必須堅持到底。

財務信息系統(tǒng)上線運行后，企業(yè)大量數(shù)據(jù)信息均儲存在總部服務器中，一旦出現(xiàn)自然災害等各種不可抗力情況，導致服務器受損，將會給企業(yè)帶來巨大損失。因此，對數(shù)據(jù)庫服務器的保護和備份，是系統(tǒng)上線運行后首當其沖的任務。要化解此風險，建議在不同地點建立數(shù)據(jù)庫同步備份服務器，避免一攬子雞蛋打碎現(xiàn)象，以分散風險。

此外，目前的信息系統(tǒng)僅通過賬號密碼形式登陸，密碼極易泄露，這意味著信息系統(tǒng)的信息與商業(yè)結(jié)構(gòu)模式也容易泄露，這要求企業(yè)設立健全的賬號信息管理制度，定期提示更換密碼，另外，更要求企業(yè)的財務員工有良好的職業(yè)道德和足夠的忠誠度，從內(nèi)部保證企業(yè)機密不會泄露。

財務信息系統(tǒng)上線后，巨大數(shù)據(jù)量對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)提出了很高要求，在實際應用過程中，信息系統(tǒng)會出現(xiàn)不穩(wěn)定的狀況，導致操作人員無法登陸，或錄入數(shù)據(jù)遺失，給日常工作帶來不便。一方面，這需要有一系列完整的線下替代方案，在系統(tǒng)癱瘓時可以迅速應急；另一方面，也需要系統(tǒng)開發(fā)人員持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，減少系統(tǒng)自身錯誤，增強自身穩(wěn)定性。

信息系統(tǒng)在財務管理未來運用的建設性構(gòu)想

長久以來，建筑行業(yè)以工程相關(guān)部門為增值核心，是因為工程相關(guān)部門切實為企業(yè)提供了經(jīng)濟利益增值，而財務部門則偏向于歷史數(shù)據(jù)的反映核算，在企業(yè)價值鏈增值環(huán)節(jié)發(fā)揮作用有限。

當前互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的時代，大數(shù)據(jù)已經(jīng)不再是陌生的概念，（英）舍恩伯格在《大數(shù)據(jù)時代》一書中指出“數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種商業(yè)資本，一項重要的經(jīng)濟投入，可以創(chuàng)造新的經(jīng)濟利益。”企業(yè)管理多項業(yè)務活動已經(jīng)在信息系統(tǒng)中穩(wěn)定運行，信息系統(tǒng)已經(jīng)形成了強大的底層數(shù)據(jù)庫。而通過對底層數(shù)據(jù)的高效共享分析，發(fā)揮財務信息的增值作用，又使得財務管理擁有了更為廣闊的發(fā)展空間。

舉例而言，信息系統(tǒng)通過類似搜索引擎云計算的技術(shù)，對數(shù)據(jù)庫中同一業(yè)主在不同區(qū)域子公司，不同項目的審量周期、收款周期、支付比例、支付方式權(quán)重等數(shù)據(jù)進行對比，可以對業(yè)主的資信情況進行綜合評級。通過對財務歷史數(shù)據(jù)的評價，為企業(yè)內(nèi)部各區(qū)域子公司的市場部門提供承接工程的參考建議及合同談判根基，提升企業(yè)承接工程的品質(zhì)，從源頭為企業(yè)創(chuàng)效。這也會成為財務信息增值的典型案例。

信息系統(tǒng)與企業(yè)財務管理戰(zhàn)略的深度關(guān)聯(lián)

筆者所在企業(yè)的BAP決策平臺日趨完善，下一步，信息系統(tǒng)應從單純的數(shù)據(jù)反饋向戰(zhàn)略預測演進，進一步強化與企業(yè)財務管理戰(zhàn)略及執(zhí)行的深度關(guān)聯(lián)。

具體而言，可以研發(fā)擴展BAP系統(tǒng)的功能如下：

一是基于母公司及子公司各項關(guān)鍵指標的歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合財務管理人員預先研究設計的公式和算法，計算出各項指標的歷史變動率、權(quán)重比例等對比值，再根據(jù)統(tǒng)計學原理及預測技術(shù)，預測出各項指標下階段的參考目標值，從而協(xié)助財務管理人員設立包括現(xiàn)金流、融投資額度、利潤結(jié)構(gòu)、市場部署等切實可行的財務戰(zhàn)略計劃。

二是通過錄入企業(yè)年度戰(zhàn)略預算指標，建立起更加及時的戰(zhàn)略預算反饋體系。這樣可以做到指標完成情況對企業(yè)高層管理者及時反饋，財務管理紅線及時預警，使企業(yè)在相關(guān)經(jīng)濟指標出現(xiàn)問題后，管理者可以根據(jù)反饋信息第一時間做出反應，將風險隱患扼殺在搖籃。

相對傳統(tǒng)管理模式，信息系統(tǒng)在建筑企業(yè)財務管理中的應用和實踐，無疑極大提高了管理效率，在信息及時性和有效性方面具有絕對優(yōu)勢。在復雜的施工項目管理中，信息系統(tǒng)的應用不僅強化了內(nèi)控和執(zhí)行，還節(jié)約了人力資源，優(yōu)勢顯而易見。

但與此同時，財務信息化帶來的風險也不可低估，風險化解需要更高層次的制度和職業(yè)道德約束，企業(yè)應持積極心態(tài)，充分預估風險。同時也需要進一步深入開發(fā)優(yōu)化信息系統(tǒng)，在云數(shù)據(jù)分析和戰(zhàn)略層面提供更多的決策支持，將財務高層管理者從繁多的財務數(shù)據(jù)中解放出來，將焦點更多的聚集在企業(yè)財務核心業(yè)務及財務戰(zhàn)略的制定層面，通過財務信息化打造企業(yè)核心競爭力，從而保持企業(yè)基業(yè)長青。