學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的作用與管理探討

何曉華

摘 要：教師業(yè)務(wù)檔案是教師在學(xué)術(shù)活動以及各類培訓(xùn)中形成的能體現(xiàn)出教師水平的歷史資料以及對真實的職稱、學(xué)歷、科研成果等情況的真實寫照，是作為教學(xué)管理工作中的重要補(bǔ)充。本文主要對教師業(yè)務(wù)檔案的一些作用及管理進(jìn)行分析，供同行借鑒參考。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)檔案;檔案管理

業(yè)務(wù)檔案的建立有利于學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展，一些科研活動或教師外出實驗教學(xué)以及評定教案，這些檔案資料可以反映出教師的教學(xué)水平、質(zhì)量，同時也是教學(xué)業(yè)務(wù)的水平標(biāo)志的衡量資料。學(xué)校的人才戰(zhàn)略需要這些作為參考、支撐，才能得到精益求精之目的。

一、學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的作用

1.評定職稱，考核、選拔人才的重要依據(jù)

教師業(yè)務(wù)檔案是隨著專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)的評聘而興起的產(chǎn)物，它對專業(yè)技術(shù)人員的過去與現(xiàn)在的業(yè)務(wù)情況有較為詳細(xì)的反映，教師業(yè)務(wù)檔案中記載有教師的學(xué)歷、考核成績、對其業(yè)務(wù)水平的評價、論文、論著、科研成果等內(nèi)容，這些材料成為教師評定職稱和晉升的最可靠材料。它與人事檔案共同為歷史地、全面地考核、選拔和合理使用人才提供依據(jù)。利用教師業(yè)務(wù)檔案來考核、選拔人才，從而改變過去那種取決于領(lǐng)導(dǎo)的“印象”，同志間的“人緣”不能客觀地評價的做法;也可以克服過去那種只憑人事檔案中對業(yè)務(wù)能力幾筆定性評語的弊端。將業(yè)務(wù)檔案展示出來，讓材料說話，用檔案這把“尺子”去度量，就會更客觀、更公正，減少許多麻煩和人際矛盾。

2. 能為學(xué)校管理決策服務(wù)

教師業(yè)務(wù)檔案能反映學(xué)校教師隊伍的狀況、業(yè)務(wù)水平。學(xué)校必須根據(jù)教師隊伍的狀況，提出學(xué)校規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、各級職稱配置、優(yōu)化師資結(jié)構(gòu)等管理決策。如學(xué)校在開設(shè)新專業(yè)之前必須了解教師所學(xué)專業(yè)，課程情況，從而確定其是否能勝任某門課程的教學(xué)。學(xué)校的師資管理部門也可以從教師業(yè)務(wù)檔案中了解到教師的學(xué)歷和業(yè)務(wù)水平等情況，從而制定出合理的使用教師，有目的培訓(xùn)教師的計劃和制度。

3. 能反映一所學(xué)校的學(xué)術(shù)水平，關(guān)系到一所學(xué)校的聲譽(yù)

教師業(yè)務(wù)檔案，尤其是學(xué)術(shù)論文、專著，對教師本人而言，它忠實地體現(xiàn)出自己在教學(xué)、科研中的真實水平和地位，是社會評價其教學(xué)、科研工作較為客觀的依據(jù);對一所學(xué)校而言，一個教師在某一學(xué)科建設(shè)的發(fā)展取得成果，其實也是該校學(xué)術(shù)水平的反映。在國際上，都把發(fā)表論文、專著的多少作為評估一所學(xué)校的重要條件。世界名牌大學(xué)都是由于擁有超一流的學(xué)術(shù)成就而使學(xué)校聲譽(yù)鵲起。

4. 形成學(xué)術(shù)氛圍，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高

教師業(yè)務(wù)檔案收集了大量高水平的學(xué)術(shù)論文、專著、教案及科研成果，有較高的學(xué)術(shù)參考價值。通過了解教師業(yè)務(wù)檔案，教師之間相互學(xué)習(xí)，及時交流信息，促進(jìn)教師之間的業(yè)務(wù)竟?fàn)?，形成良好學(xué)術(shù)氛圍，進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的不斷提高，為社會培養(yǎng)更多的合格人才。如從事自然科學(xué)研究的教師必然會利用過去科研成果來從事創(chuàng)新研究。

二、教師業(yè)務(wù)檔案管理

1. 收集

哈佛大學(xué)就規(guī)定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家屬要將其全部文稿移交檔案館保存。教師業(yè)務(wù)檔案的專業(yè)性決定其必須也只能采取專業(yè)歸口、部門立卷的制度。由學(xué)校師資管理部門負(fù)責(zé)組織各系、部門收集、加工整理、立卷、歸檔，定期向?qū)W校綜合檔案（館）室移交。由于種種原因，這些材料一部分分散在教師個人手中，很多教師認(rèn)為個人的論著、論文是個人心血的結(jié)晶，可以不交。另外，教師認(rèn)為自己保管更為保險，利用也方便，因此不愿交。這是許多學(xué)校沒有開展這項工作的原因之一。要解決這一問題，首先應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》宣傳教育，使每個教師增強(qiáng)檔案意識。其次，學(xué)校應(yīng)制定出相應(yīng)的制度和獎懲措施以保證收集工作的進(jìn)行。

2. 整理

教師業(yè)務(wù)檔案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先將院（系）、部、所分開，再按人頭排列的方法。隨著以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，學(xué)校檔案部門必須應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理教師業(yè)務(wù)檔案，建立數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息采集與核對，實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理的自動化處理和網(wǎng)上查詢。

3. 利用

為了使教師業(yè)務(wù)檔案更好地發(fā)揮作用，檔案部門要建立嚴(yán)格和管理和借閱制度，并采取一些方便教師利用的措施。同時檔案工作者要熟悉《著作權(quán)法》、《專利法》等法規(guī)條例，凡提供利用要履行有關(guān)手續(xù)，有的還要征得本人或家屬的許可，任何人不得擅自提供利用。

三、處理好教師業(yè)務(wù)檔案與其它檔案的關(guān)系

1. 教師業(yè)務(wù)檔案與人事檔案的關(guān)系

教師業(yè)務(wù)檔案側(cè)重在對個人學(xué)識水平、科研成果、業(yè)務(wù)活動的記錄，對于業(yè)務(wù)情況的反映，它比人事檔案更詳細(xì)具體。人事檔案是個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，主要反映生平、經(jīng)歷、政治態(tài)度、工作表現(xiàn)、職稱等，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力及工作情況的反映。可以說：人事檔案較教師業(yè)務(wù)檔案全面，而教師業(yè)務(wù)檔案是人事檔案的具體補(bǔ)充。

2.教師業(yè)務(wù)檔案與科研檔案的關(guān)系

科研檔案主要包括本校教師發(fā)表的論文、專著、科研成果等。它與教師業(yè)務(wù)檔案中的這部分內(nèi)容發(fā)生重復(fù)、交叉。為了避免這一問題，減少重復(fù)館（室）藏檔案數(shù)，教師的這些著作和科研成果應(yīng)存入科研檔案中。教師業(yè)務(wù)檔案中的這部分內(nèi)容可通過建立“索引卡”或“參見卡”來解決。這樣，既可使館（室）檔案不重復(fù)，又能形成一個完整的信息資源。

3.教師業(yè)務(wù)檔案與“名人檔案”的關(guān)系

一些重點院校如南京大學(xué)檔案館建立了“名人檔案”。 “名人檔案”的對象范圍比教師業(yè)務(wù)檔案的范圍小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）領(lǐng)導(dǎo)、優(yōu)秀工作者等?！懊藱n案”收集內(nèi)容所涉及的范圍更廣，既涉及名人個人經(jīng)歷、涉及其所從事的研究領(lǐng)域，也廣泛涉及社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化各個領(lǐng)域。在學(xué)校檔案館（室）中，如建立了“名人檔案”的這部分人物，可不再建其教師業(yè)務(wù)檔案。

四、結(jié)語

綜上所述，教師業(yè)務(wù)檔案作為學(xué)校檔案中的重要組成部分，同時也是尊重知識及老師的一種表現(xiàn)，對于教師業(yè)務(wù)檔案的有效管理，可以說是學(xué)校的財富，也是教師的財富。教師可以通過教師業(yè)務(wù)檔案清楚地看到自己的科研成果及教學(xué)質(zhì)量，激發(fā)更大的熱情投入到教育事業(yè)中去。因此，教師業(yè)務(wù)檔案的有效管理及利用，才能體現(xiàn)其珍貴價值。endprint