高校人事檔案信息化管理之探索

劉承剛?趙育鳳

摘 要：本文僅從高校人事檔案信息化管理的基本要求著手，就高校人事檔案的信息化管理以及發(fā)展進行初步的研究和探索。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;要求;探索

在高校的整體管理環(huán)節(jié)中，人事檔案管理工作是非常重要的一項工作，它負責整個高校教職員工的晉升、晉級、職稱評定與考核評定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進行操作。隨著高校的快速發(fā)展及規(guī)模的擴大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計算機應用的發(fā)展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠?qū)⒋蟛糠譄┈嵉墓ぷ鹘唤o計算機去處理，實現(xiàn)信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務是為實現(xiàn)高校的整體戰(zhàn)略目標提供合適可用的人才，為學院的發(fā)展選拔賢能創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發(fā)揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。

一、高校人事檔案信息化管理的含義

高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網(wǎng)絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化，實現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案管理事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

信息社會人才流動越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的信息化，無疑將會給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實行統(tǒng)一、集中、規(guī)范的收集管理，建立分類編號管理、電腦存儲查詢等現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調(diào)整、依據(jù)信息出具個人的基本檔案等服務;為學院和個人提供檔案信息的收集、整理、保管服務。

二、高校人事檔案信息化管理的基礎及要求

高校人事檔案源于高校一切人事管理活動。追溯自有官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經(jīng)同步開始發(fā)展，經(jīng)過日積月累，其數(shù)量和種類逐步擴展，同時，高校人事檔案也在參照公務員檔案管理的基礎上，在領導的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發(fā)展。

針對目前高校人事檔案數(shù)量大、內(nèi)容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，進一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計算機網(wǎng)絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現(xiàn)高校人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理信息化

目前，伴隨著計算機以及網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進程已經(jīng)成為共識。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分;將原有的紙質(zhì)型檔案實現(xiàn)電子型檔案的轉(zhuǎn)化，把人事檔案更多相關信息輸入到計算機中，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，從而解決當前人事檔案中存在的現(xiàn)實難題。

2.人事檔案管理信息網(wǎng)絡化

整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實現(xiàn)查詢、篩選和統(tǒng)計功能，以達到共享整合信息資源的目的。

人事檔案網(wǎng)絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。要有側(cè)重地加強專業(yè)人員的培訓，使其成為既精通檔案業(yè)務，又能熟練運用相應軟件的優(yōu)秀人才，進一步樹立創(chuàng)新觀念，不斷開拓創(chuàng)新，加速數(shù)字檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

三、加強高校人事檔案信息化管理的對策

高校人事檔案信息化管理是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為高校人事檔案管理工作服務。

1.完善平臺，實現(xiàn)資源共享

應將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術在人事檔案管理方面的優(yōu)勢。加強網(wǎng)絡建設，充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，構(gòu)建信息平臺。以信息中心為樞紐，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理;對領導和相關處室進行授權開放、資源共享，實現(xiàn)信息服務的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進人事管理信息化、網(wǎng)絡化的進程。注重完善硬件設施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術應用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規(guī)范化。

2.安全固本，加強人事檔案信息化建設

高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不連外網(wǎng)，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網(wǎng)絡維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

3.注重系統(tǒng)維護與管理，提升價值。

在日常管理維護中，本著方便、快捷、有效、實用的原則，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動生成干部任免、調(diào)動審批表、干部名冊等功能，及時將教職員工的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進行改動，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)人事信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到檔案信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標準。同時為學院領導了解教師隊伍現(xiàn)狀、師資隊伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，提高工作的質(zhì)量和效率。

綜上所述，高校人事檔案的信息化管理工作應以創(chuàng)新為核心，深化認識，開拓創(chuàng)新，進一步提高高校人事檔案信息化工作質(zhì)量和服務水平，使高校人事檔案信息化管理工作提升到一個全新的高度。我們應該清楚地意識到，要真正實現(xiàn)人事檔案信息化管理的新發(fā)展，還必須從理論和實際方面做很多工作，新時期高校人事檔案信息化管理發(fā)展與建設需要廣大高校人事檔案工作者共同的探索與努力。