新形勢視角下的檔案信息化管理

鄭婷

摘 要：新形勢下，信息化建設的飛速發(fā)展加速了檔案信息化管理的發(fā)展和完善。本文立足于對新形勢下檔案信息化管理重要性的認識和了解，重點分析新形勢視角下檔案信息化管理存在的諸多問題，并闡述了應該如何完善檔案信息化管理的對策等內(nèi)容。

關鍵詞：新形勢;檔案信息化管理;安全系統(tǒng)

所謂的檔案信息化建設就是指依靠現(xiàn)代信息技術等科學技術手段來對相關檔案進行信息化處理和保存，進而有效提升單位檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案管理的自動化管理流程。檔案信息化管理的主要內(nèi)容主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是檔案管理的信息化分類、運用、檢索、提取和管理;二是檔案管理的數(shù)字化管理，通過數(shù)字信息來實現(xiàn)檔案信息的調配和管理。

一、新形勢下檔案信息化管理的重要性

檔案信息化建設能夠利用信息技術和網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)檔案數(shù)字化的存儲，能夠縮小存儲空間，提高檔案信息的存儲效率。同時也能大大提高檔案信息的檢索效率，信息檢索可以超越時間限制，通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)虛擬數(shù)字化操作。此外，通過系統(tǒng)軟件能夠實現(xiàn)自動匹配的檢索功能，也能夠使使用者快速獲取所需要的檔案信息內(nèi)容。在以現(xiàn)代通信技術和互聯(lián)網(wǎng)技術為依托的現(xiàn)代社會，檔案信息化管理是一個不可逆的發(fā)展趨勢。

二、新形勢下檔案信息化管理存在問題

1.缺乏完善的檔案信息化管理的制度建設

目前，我國的檔案信息化建設仍然處在起步發(fā)展階段，相關的制度建設還比較缺乏，尤其是缺乏比較科學和完善的組織規(guī)劃，大多數(shù)單位的檔案信息化建設都是各自為政，檔案信息化建設的標準參差不齊，缺乏統(tǒng)一的建設標準。這種低水平的檔案信息化建設使得許多單位和部門之間因系統(tǒng)存在問題而無法進行有效的聯(lián)結，這對檔案信息化管理活動的完善和實施產(chǎn)生了極為嚴重的阻礙。

2. 檔案信息化管理的安全存在漏統(tǒng)

目前，網(wǎng)絡安全問題表現(xiàn)突出成為影響檔案信息化管理持續(xù)發(fā)展的一個重要問題。檔案信息化管理的安全問題主要表現(xiàn)在這兩個方面：一、計算機檔案管理系統(tǒng)存在安全漏統(tǒng);二、利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息存在安全隱患。此外，網(wǎng)絡病毒、黑客技術的不斷發(fā)展，聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)可能遭到攻擊，這也加劇了檔案信息化管理的安全隱患。

3.檔案信息化管理人才隊伍建設不完善

根據(jù)相關調查數(shù)據(jù)顯示，大約有九成以上的檔案管理人員并沒有接受過比較正規(guī)的檔案信息化管理方面的知識培訓和學習。大多數(shù)檔案管理人員仍然按照傳統(tǒng)的檔案管理思維模式來實施檔案信息化管理活動，普遍缺乏網(wǎng)絡意識和信息安全意識。專業(yè)的檔案信息化管理人才十分缺乏，一些單位的檔案管理人員還是由后勤人員帶兼代，信息管理的專業(yè)化水平比較低，這也影響到了檔案信息化管理的發(fā)展。

三、如何完善新形勢下檔案信息化管理的對策分析

1.加強檔案信息化管理的制度建設

檔案信息化管理是一項系統(tǒng)運作工程，它需要系統(tǒng)內(nèi)部各個部門進行有效的連接和協(xié)調。因此，加強檔案信息化管理的制度建設就顯得十分重要和迫切。通過制度建設，能夠進一步明確檔案信息化管理的思路、要求、工作內(nèi)容等。 加強制度建設，也能夠有效提升檔案處理、存儲、檢索等各個步驟的工作效率，進而提升檔案信息化管理的整體效率。此外，加強檔案信息化管理的制度建設，還必須明確檔案信息化建設的目的以及內(nèi)容的可行性等，在此基礎上進行科學、詳細的論證和規(guī)劃，確定完善的檔案信息化管理制度的各項內(nèi)容，努力提升檔案信息化管理的效率。

2.完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

加強檔案信息化管理的安全系統(tǒng)的完善是關系其是否能夠有效運行的關鍵環(huán)節(jié)。首先，要加強檔案系統(tǒng)的保養(yǎng)維護，隨時對系統(tǒng)進行安全性能檢查，避免因系統(tǒng)存在安全漏洞而出現(xiàn)信息泄漏等安全問題。其次，要加強安全技術的更新和發(fā)展，建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和防病毒系統(tǒng)，通過有效的防病毒技術措施來加強對外網(wǎng)病毒、黑客攻擊等的隔離與安全檢測，做好檔案信息系統(tǒng)的實時檢測和防護工作。

3. 加強檔案信息化管理的人才隊伍建設

加強檔案信息化管理的人才隊伍建設也是十分重要的一個環(huán)節(jié)。通過必要的人才儲備和培養(yǎng)計劃來加強專業(yè)的檔案信息化管理人才隊伍的建設。首先，可以通過自主培養(yǎng)和對外的專業(yè)招聘活動來培養(yǎng)和引進專業(yè)的檔案信息化的技術和管理人才。其次，對原有檔案管理人員進行有效的業(yè)務培養(yǎng)，主要是加強檔案管理人員的思維理念、檔案信息化管理技術方面的更新和完善，使他們能夠有效掌握專業(yè)的檔案信息化管理的相關內(nèi)容。第三，檔案信息化管理人員應該深入到到各個部門當中，切實了解單位各部門工作的內(nèi)容，掌握相關檔案信息資料，這有利于其檔案信息化管理工作的開展。最后，檔案信息化管理人員還必須加強自身的職業(yè)道德和社會責任意識的培養(yǎng)和完善。在次基礎上來構建一支獨具特色的檔案信息化管理的專業(yè)人才隊伍。

新形勢下，伴隨著現(xiàn)代科學技術的不斷創(chuàng)新及發(fā)展，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代社會快節(jié)奏、高效率的檔案管理要求。在新形勢視角下，加強對檔案管理活動的重新認識和定義是十分必要的。確立新的檔案管理原則和理念，最重要的是要將檔案管理與新形勢下的現(xiàn)代科學技術相結合，通過信息技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術來構建檔案信息化管理體系。

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