論如何優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理

丁景榮

摘 要：本文主要圍繞當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中常見問題進(jìn)行了剖析，然后針對(duì)問題提出了相應(yīng)的管理辦法及優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)業(yè)務(wù);會(huì)計(jì)憑證;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理做為會(huì)計(jì)工作的最后環(huán)節(jié)，是單位財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案管理水平的高低直接影響著單位的財(cái)務(wù)管理水平。然而會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平，由于會(huì)計(jì)檔案管理的不到位，很容易對(duì)單位的工作造成影響，因此，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。

一、會(huì)計(jì)檔案的基本類別

1.會(huì)計(jì)憑證

包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。會(huì)計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。

2. 會(huì)計(jì)賬簿

包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

3. 會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。

4. 其他會(huì)計(jì)核算資料

與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

二、影響會(huì)計(jì)檔案優(yōu)化管理的主要因素

1.環(huán)境影響

前些年我國(guó)會(huì)計(jì)檔案一直未納入各基層單位或經(jīng)濟(jì)團(tuán)體檔案管理體系中，只在會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員手中保管，保管比較混亂。近年來(lái)隨著《會(huì)計(jì)法》的實(shí)施，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和電子檔案的加盟使檔案管理，不僅當(dāng)作一種管理工具和一種檔案載體，而且直接導(dǎo)致檔案管理方法的變革、會(huì)計(jì)檔案管理則面臨著更科學(xué)化、現(xiàn)代化的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

2. 管理制度

會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或不落實(shí)，一些單位對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案未按規(guī)定清理、鑒定和銷毀，不需保存的會(huì)計(jì)檔案占用庫(kù)房或裝具，造成不必要的浪費(fèi);未按規(guī)定向檔案機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)檔案或移交手續(xù)不規(guī)范，多年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員手中保管，造成管理“死角”;會(huì)計(jì)檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保管條件較差，沒有專門保管庫(kù)房或裝具，措施不落實(shí)，影響會(huì)計(jì)檔案的安全和規(guī)范管理。

3.管理質(zhì)量

各地區(qū)普遍存在沒有使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案封面，封面書寫不規(guī)范，簽名蓋章不齊全，裝訂不整齊等;沒有填寫賬簿啟用頁(yè)和科目使用情況表，賬簿中間的空頁(yè)沒有抽出，會(huì)計(jì)記賬在年度終了時(shí)沒有進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)下年等相應(yīng)的處理;會(huì)計(jì)報(bào)表年報(bào)、月報(bào)不分，集合裝訂在一起，沒有編寫頁(yè)號(hào)，沒有編制案卷目錄等問題。

4.檔案室設(shè)施

有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設(shè)備，國(guó)家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。

三、我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理不規(guī)范

單位主要負(fù)責(zé)人不清楚《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，感性地認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案當(dāng)然由財(cái)務(wù)部門管理，或者覺得財(cái)務(wù)資料重要而敏感，不宜由財(cái)務(wù)部門以外的其它部門接觸和管理，因而未按要求將會(huì)計(jì)檔案納入單位檔案部門保管。許多單位財(cái)務(wù)部門為了查詢以前年度賬目的方便，一直以來(lái)會(huì)計(jì)檔案都由財(cái)務(wù)部門管理，造成會(huì)計(jì)檔案的管理環(huán)節(jié)分散，管理的專業(yè)性難以保證。

2.立卷不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全;有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。

3 .監(jiān)督機(jī)制不完善

會(huì)計(jì)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率;會(huì)計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。領(lǐng)導(dǎo)和其他人員都可以直接接觸會(huì)計(jì)檔案，接觸會(huì)計(jì)檔案的人多了，會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性就受到威脅，管理責(zé)任也難以劃分。

4.會(huì)計(jì)檔案銷毀難

會(huì)計(jì)檔案除了保存期限為“永久”的會(huì)計(jì)檔案之外，其它會(huì)計(jì)檔案如果一直不銷毀，沒有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案就會(huì)越積越多，給管理帶來(lái)麻煩。但實(shí)際工作中的情況是會(huì)計(jì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)都不想銷毀、不敢銷毀會(huì)計(jì)檔案。一方面是領(lǐng)導(dǎo)不清楚會(huì)計(jì)檔案銷毀的規(guī)定，認(rèn)為十余年前的會(huì)計(jì)檔案與自己無(wú)關(guān)，長(zhǎng)期積存對(duì)本任期“沒有影響”，而銷毀以前的會(huì)計(jì)檔案卻需要自己簽字，萬(wàn)一出差錯(cuò)就有責(zé)任，另一方面由于歷史會(huì)計(jì)檔案數(shù)量眾多，如果銷毀需要會(huì)計(jì)人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去清點(diǎn)、鑒別，若不去銷毀反而省卻了財(cái)務(wù)人員的麻煩。

四、會(huì)計(jì)檔案優(yōu)化管理的措施

1.健全會(huì)計(jì)檔案管理體制

由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

2.提高管理意識(shí)與人員素質(zhì)

強(qiáng)化管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉會(huì)計(jì)檔案管理方面的常識(shí)與工作，結(jié)合檔案管理與會(huì)計(jì)工作兩方面的專業(yè)知識(shí)來(lái)處理會(huì)計(jì)檔案;同時(shí)檔案、財(cái)政部門積極配合，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查力度，抓緊會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提供一定的經(jīng)費(fèi)支持會(huì)計(jì)檔案管理工作。

3.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷

裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。

4. 規(guī)范化管理

會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及會(huì)計(jì)資料的收集、整理、立卷、歸檔、會(huì)計(jì)檔案的保管、利用及鑒定銷毀等一系列程序及工作，十分繁瑣而嚴(yán)謹(jǐn)。隨著時(shí)間的推移和單位的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量持續(xù)增加。鑒于財(cái)務(wù)部門兼管會(huì)計(jì)檔案的弊端，由單位的檔案部門專業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案尤顯必要。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案工作，依據(jù)法律法規(guī)由專門檔案機(jī)構(gòu)管理會(huì)計(jì)檔案，保證會(huì)計(jì)檔案管理所需的人力物力，切實(shí)保障會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。

5.會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)化保管

財(cái)會(huì)部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按要求將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未移交前的會(huì)計(jì)檔案、或未設(shè)立檔案部門的，暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由除出納以外的專人負(fù)責(zé)。不論在財(cái)務(wù)部門還是在檔案部門保管的檔案，都要配置專用箱柜及防潮、防霉、防火、防塵、防蛀、防鼠等設(shè)施;嚴(yán)格執(zhí)行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、移交、借閱、銷毀等登記管理制度，非相關(guān)人員嚴(yán)禁接觸會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)禁私自查閱、復(fù)制檔案;對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的基層單位，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)單位保管，嚴(yán)禁隨意處置。

6.運(yùn)用新技術(shù)、新方法。在信息數(shù)字的新時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深入各行各業(yè)，而電子產(chǎn)品的出現(xiàn)也為行業(yè)手工操作省卻了大量的人力、物力，同時(shí)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和電子檔案的出現(xiàn)，也使會(huì)計(jì)檔案管理更趨于科學(xué)化、簡(jiǎn)單化和自動(dòng)化。目前新的計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理技術(shù)還不能完全替代手工作業(yè)的狀況下，會(huì)計(jì)檔案管理依舊適宜實(shí)行兩套卷制：電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，對(duì)兩種載體的檔案進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)籌管理，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于現(xiàn)實(shí)工作中會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題和不足，應(yīng)從理順會(huì)計(jì)檔案管理的機(jī)制、提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)、推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的及時(shí)移交、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理和鑒定銷毀等方面著手，切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，從而提高財(cái)務(wù)管理水平，更好地為單位的改革、建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

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