“互聯(lián)網(wǎng)+”握手“活檔案”

文/喬靜文

“互聯(lián)網(wǎng)+”握手“活檔案”

文/喬靜文

2016年1月1日，《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》將開始實施，伴隨著業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、標準化管理的不斷推進，吉林省借助經(jīng)辦系統(tǒng)改造升級的契機，打造業(yè)務(wù)與檔案一體化的信息管理系統(tǒng)。在實踐中，筆者了解到，業(yè)務(wù)檔案的收集和利用這兩個環(huán)節(jié)是檔案管理中的第一個和最后一個環(huán)節(jié)，也是最主要和最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

新模式收集：孕育檔案的“靈”與“肉”

傳統(tǒng)意義上的檔案收集是檔案載體的歸集整理、檔案內(nèi)容的鑒定、檔案內(nèi)在排列關(guān)系的確定?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，信息化、電子化檔案管理的收集工作則需要我們從收集的內(nèi)容、形式、途徑等各方面去準確把握，重新認知和定義，通過及時、完整、系統(tǒng)的收集，孕育出有血有肉、有生命力的業(yè)務(wù)檔案。

目前大部分檔案信息化、數(shù)字化管理的收集仍然走業(yè)務(wù)經(jīng)辦之后“收集材料——整理材料——組卷立卷——移交歸檔——著錄掃描”的老路子，把經(jīng)辦的檔案資料變成了新的“歷史”檔案，這種做法周期長、效率低、著錄質(zhì)量難以控制，顯然已經(jīng)“OUT”了。解決問題的最好辦法就是讓業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案收集融合，把檔案數(shù)字化信息收集的關(guān)口前移，實現(xiàn)信息系統(tǒng)“業(yè)務(wù)與檔案一體化”管理。因此，可以借助業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)升級改造，在“邊經(jīng)辦、邊收集、邊影像化”的原則指導(dǎo)下，打造“業(yè)務(wù)受理資料審核——錄入業(yè)務(wù)信息辦理業(yè)務(wù)——錄入主、附件頁數(shù)——保存經(jīng)辦結(jié)果打印主表——自動生成上傳著錄信息——高拍上傳影像資料”的流程，實現(xiàn)“同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”的新型業(yè)務(wù)檔案收集歸檔模式。

新模式，凸顯數(shù)字化效率和質(zhì)量優(yōu)勢。新型業(yè)務(wù)檔案收集歸檔模式采取業(yè)務(wù)信息采集與著錄信息收集同步進行、檔案資料整理與檔案數(shù)字化影像收集同步進行，完成了檔案紙質(zhì)資料、著錄信息、檔案數(shù)字化影像的同時收集。這種著錄信息和數(shù)字影像收集的前移從根本上顛覆了傳統(tǒng)檔案收集的理念和內(nèi)涵。

新型業(yè)務(wù)檔案收集歸檔模式的優(yōu)勢在于：一是解決了檔案影像加工人員少的突出問題，在收集整理環(huán)節(jié)，人人都是檔案員，人人都有一份責(zé)任；二是縮短了經(jīng)辦資料轉(zhuǎn)化為檔案影像的周期，在紙質(zhì)資料移交歸檔的同時就形成了對應(yīng)的數(shù)字化影像檔案，實現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理；三是確保了業(yè)務(wù)檔案收集的安全、完整，通過留痕確保凡經(jīng)辦形成的、需要留存的檔案資料一個都不能少；四是著錄中少之又少的人工干預(yù)，簡化了著錄過程，大幅提高了著錄掛接的工作效率，減少了著錄差錯，提升了著錄質(zhì)量；五是規(guī)范了經(jīng)辦行為，通過固化經(jīng)辦憑證資料、即時掃描，使經(jīng)辦憑證資料受理審核更加規(guī)范、更加嚴謹。

多方式，前臺高拍后臺批掃各得其所。針對“即時高拍”，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擔(dān)心降低經(jīng)辦服務(wù)時效的問題，我們做過測試和分析，根據(jù)前述業(yè)務(wù)流程，檔案收集工作有三個步驟，即錄入資料頁數(shù)、生成著錄信息、高拍資料影像，對于即時辦結(jié)業(yè)務(wù)，在資料頁數(shù)不多的情況下，著錄信息自動生成，錄入資料頁數(shù)用時很少，高拍及上傳資料影像如果操作熟練，按平均4—5頁計算用時在45秒以內(nèi)，合計每筆業(yè)務(wù)增加時長在1分鐘左右，應(yīng)該說對經(jīng)辦效率影響不大。但在應(yīng)對政策性、季節(jié)性、大企業(yè)等大批量資料的集中收集時，在應(yīng)對非即時辦結(jié)業(yè)務(wù)需要延遲審核業(yè)務(wù)憑證時，要開發(fā)能夠應(yīng)對這些經(jīng)辦特例的“集中批量掃描”功能，采取“即時高拍”與事后“集中批掃”及事后“補拍補掃”相結(jié)合，堅持日常的前臺同步收集，靈活應(yīng)用后臺集中批掃收集作為補充，只有這樣才能夠適應(yīng)不同經(jīng)辦機構(gòu)、不同經(jīng)辦業(yè)務(wù)的情況，更好地推動落實影像收集工作前移，實現(xiàn)“邊經(jīng)辦、邊收集、邊影像化”的一體化管理目標。

多關(guān)口，確保檔案影像質(zhì)優(yōu)可用。檔案影像收集中應(yīng)該注意的首要問題就是著錄的對應(yīng)關(guān)系和影像質(zhì)量問題，我們生產(chǎn)的數(shù)字影像檔案是為將來的利用提供源頭之水，這不僅關(guān)乎其是否能夠提供更方便、更廣泛的利用，甚至關(guān)乎其是否能夠以具有同等法律效力的身份，為社會服務(wù)。怎樣確保數(shù)字化檔案質(zhì)量，要從全程質(zhì)量管理下功夫。對于數(shù)字化影像收集入口，首先要設(shè)置即時影像回溯檢查環(huán)節(jié)，為業(yè)務(wù)人員提供影像和對應(yīng)關(guān)系檢查、影像質(zhì)量編輯調(diào)整等功能，為保證質(zhì)量把好頭道關(guān)；其次在業(yè)務(wù)人員向兼職檔案人員移交、兼職檔案人員向檔案管理部門移交等環(huán)節(jié)，設(shè)置質(zhì)檢功能，對質(zhì)量進行管控，為保證質(zhì)量層層把關(guān)，同時設(shè)置補拍補掃功能，對發(fā)現(xiàn)問題進行補救處理；再次在選擇設(shè)備、控件，設(shè)置參數(shù)等方面，從技術(shù)上提供支持，為保證質(zhì)量把好技術(shù)關(guān)。只有把好了這些關(guān)口，實現(xiàn)檔案收集全程質(zhì)量監(jiān)控，才能生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案。

多維度利用：展現(xiàn)檔案生命價值

檔案利用是檔案工作的歸宿與落腳點，“檔案不用廢物一堆、檔案利用寶藏?zé)o盡?！眰鹘y(tǒng)意義上的檔案利用局限于借閱復(fù)制、摘抄摘錄、人工編研等個體的、小信息量的檔案利用上。電子化、信息化管理為檔案展現(xiàn)其生命價值提供了更廣闊的舞臺，為主動發(fā)揮檔案潛在的、更大的價值提供了可能。怎樣利用好挖掘出檔案內(nèi)在價值是新時期“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案人應(yīng)該研究的重要課題。

換思路，檔案利用實現(xiàn)新轉(zhuǎn)變。在新時期做好檔案利用工作要實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變，即傳統(tǒng)利用向互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)利用轉(zhuǎn)變；被動利用向主動利用轉(zhuǎn)變；單一利用向多維度全生命周期利用轉(zhuǎn)變。這些轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在檔案利用多樣化功能上，結(jié)合數(shù)據(jù)集中的管理模式，從服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦、服務(wù)參保對象、服務(wù)社會民生、保障參保對象社會保險權(quán)益入手，結(jié)合經(jīng)辦大廳、街道社區(qū)多場合，互聯(lián)網(wǎng)、微終端、自助機等多媒體特點，開發(fā)內(nèi)網(wǎng)自助機查詢、自助終端查詢，外網(wǎng)網(wǎng)上經(jīng)辦查詢、網(wǎng)上自助查詢等多維度的檔案利用渠道和利用方式；開發(fā)經(jīng)辦資料影像輔助內(nèi)控、輔助辦公審核的功能，通過統(tǒng)計分析對大數(shù)據(jù)量下電子檔案編研分析利用，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案更大價值。

擴用途，資料影像利用有新天地。輔助內(nèi)控、輔助辦公的利用是衍生出來的利用，但也是業(yè)務(wù)管理人員最關(guān)注、最感興趣的利用，做好這兩項輔助利用工作，也是發(fā)揮電子影像檔案的價值所在。在輔助內(nèi)控方面，將每筆辦結(jié)業(yè)務(wù)的檔案影像作為經(jīng)辦的結(jié)果憑據(jù)，通過背對背的方式，按照內(nèi)控規(guī)則，對經(jīng)辦工作進行合法依規(guī)情況的審查，實現(xiàn)事后及時監(jiān)督，檔案影像資料發(fā)揮了不可替代的作用；在輔助辦公方面，將經(jīng)辦中需要綜合柜員、主管領(lǐng)導(dǎo)審核審批的業(yè)務(wù)通過輔助審核審批系統(tǒng)，將在途憑證資料影像綁定在途業(yè)務(wù)，通過內(nèi)網(wǎng)或內(nèi)網(wǎng)延伸推送，實現(xiàn)異地、即時的在線審核審批，提高了辦公效率和經(jīng)辦服務(wù)水平。

合規(guī)矩，確保檔案利用安全有序。發(fā)揮檔案價值與檔案保密、保護是一對矛盾，那種為了保密限制查詢和為了利用無視保密要求的做法都是錯誤的。如何按照相關(guān)法律法規(guī)，做到既符合保護要求，又能充分發(fā)揮檔案使用價值，需要建立一套完整的檔案密級分級及開放利用辦法，通過技術(shù)實現(xiàn)和流程規(guī)程固化，強化過程管理實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案有序利用。

大部分業(yè)務(wù)檔案雖然不能上升為國家秘密，但其所具有的不宜公開的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、重大政策等，其所承載的政府決策信息，單位、個人隱私等是需要我們重視和保護的?！渡鐣ｋU業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》在利用范圍上做了一些利用規(guī)則的界定，包括“參保單位可查閱本單位的業(yè)務(wù)檔案，參保人可查閱本人的業(yè)務(wù)檔案”等，為業(yè)務(wù)檔案的利用開辟了新途徑。

我們嘗試在新系統(tǒng)檔案密級的分級上，將業(yè)務(wù)檔案文件分為機密、秘密、內(nèi)部、外部四個級別，檔案密級可以根據(jù)檔案形成期的長短進行相對調(diào)整，通過確定檔案的密級，為將來檔案開放利用掃清障礙。在用戶檔案查詢資格審核上，科學(xué)劃分查詢?nèi)巳?、界定查詢?quán)限，確定查詢資格審核規(guī)則，將業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用的人群分為3類，即經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)人員、已參保對象（參保單位、參保個人）、社會公眾，實行有針對性開放利用，在確保檔案安全前提下，最大限度發(fā)揮檔案利用價值。

作者單位： 吉林省社會保險局計算機和檔案管理中心

北京通州拓展業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)功能

為進一步提高社保業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)的利用效率，北京市通州區(qū)社保中心按需拓展系統(tǒng)功能，建立健全統(tǒng)計、查詢、調(diào)閱功能，并加強與內(nèi)控系統(tǒng)的對接。一是新增系統(tǒng)導(dǎo)出功能。在系統(tǒng)模塊中增加科室字段和導(dǎo)出功能，可實現(xiàn)按科室進行檔案查詢、分時段導(dǎo)出所有檔案數(shù)據(jù)的功能。業(yè)務(wù)科室可通過導(dǎo)出數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)進行核對操作，實現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)辦理的相互監(jiān)督；二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)綜合比對。在檔案加工過程中，將從業(yè)務(wù)系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)與實際錄入數(shù)據(jù)進行比對，如有偏差后臺自動標記。

（張亞男）

陜西省寶雞市大力推進城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保登記、保費征繳、待遇領(lǐng)取、權(quán)益查詢、生存認證“五個不出村”及保費代扣代繳工作。同時，確定在眉縣、麟游縣、千陽縣、金臺區(qū)全面開展試點工作，其余各縣確定2個鎮(zhèn)（街）同步開展試點。老年人在村委會或者家門口的商店、衛(wèi)生室就可以方便地領(lǐng)取到養(yǎng)老金，繳費人員也可用社保卡或銀行卡在家門口方便地預(yù)存保費。該市將力爭2016年7月底前全面完成“五個不出村”及保費代扣代繳工作任務(wù)。（趙文貴 林小鵬）

上海崇明多項醫(yī)保政策關(guān)愛老年人

日前，上海市崇明縣規(guī)定凡是年滿70周歲以上參加該市城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險的參保老人，門診慢性病或住院的起付線可降低50%；住院或按住院進行結(jié)算的醫(yī)療費用，取消乙類藥品、特殊檢查和特殊診療項目的個人先自付比例；符合基本醫(yī)療保險基金支付范圍的住院費用報銷比例達到80%，達不到的，由醫(yī)療保險統(tǒng)籌基金補足差額部份。同時，該縣還將當(dāng)?shù)氐睦夏瓴♂t(yī)院納入醫(yī)保定點，擴大了該縣老年參保人員就醫(yī)選擇范圍。（楊亞坤）

寧夏五險統(tǒng)一經(jīng)辦

近日，寧夏回族自治區(qū)人民政府印發(fā)《自治區(qū)社會保險“五險合一”經(jīng)辦體制改革方案》。決定整合市、縣社會保險事業(yè)管理局、醫(yī)療保險事務(wù)管理中心，成立新的市、縣社會保險事業(yè)管理局，統(tǒng)一經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)五項社會保險業(yè)務(wù)，從而實現(xiàn)全區(qū)“五險合一”經(jīng)辦服務(wù)，提升社保公共服務(wù)水平。這項改革從2015年下半年開始在全區(qū)實施，力爭2016年底完成。這意味著寧夏的市、縣養(yǎng)老、醫(yī)療工傷生育保險經(jīng)辦機構(gòu)在分設(shè)14年后，將重新歸于統(tǒng)一。（李景夫）

昌吉重點企業(yè)試行工傷預(yù)防宣傳培訓(xùn)

新疆昌吉州人社局根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)用工的實際情況，選擇確立了若干家規(guī)模較大或事故較多的用人單位，以“百家企業(yè)、十家重點”為主要對象，準備開展系列工傷預(yù)防宣傳培訓(xùn)工作，目的是使單位和職工更多地了解工傷保險和工傷預(yù)防知識，提高安全生產(chǎn)意識，降低工傷事故發(fā)生率。企業(yè)可以選擇培訓(xùn)授課、文體活動、文藝演出活動、流動影院映前廣告、建立宣傳欄和張貼宣傳海報等工傷預(yù)防活動方案，也可根據(jù)本企業(yè)的實際情況，對活動的形式進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使宣傳培訓(xùn)工作能夠更貼近企業(yè)的特點，達到最好的預(yù)防效果。（李仰東）

撫州“三道關(guān)口”確保養(yǎng)老金發(fā)放安全

江西省撫州市各級社保經(jīng)辦機構(gòu)不斷調(diào)整完善安全防控措施，筑牢“三道關(guān)口”確保養(yǎng)老金發(fā)放安全。一是把住信息比對關(guān)口，建立完善城鄉(xiāng)居保和職工養(yǎng)老保險參保人員信息比對制度， 防范重復(fù)領(lǐng)??；二是把住生存認證關(guān)口，通過健全異地認證信息系統(tǒng)、夯實社區(qū)平臺，確保參保人在當(dāng)?shù)乜梢圆怀錾鐓^(qū)完成認證，在異地居住可以就地完成認證；三是把住監(jiān)督協(xié)查關(guān)口，防范欺詐。各級社保部門還強化對參保人員資格的審查制度，建立和公安等部門密切聯(lián)通的身份核查制度。（張彤）

江山借助商保優(yōu)勢開展政保合作

為進一步做好城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險工作，浙江省江山市人社局創(chuàng)新服務(wù)方式，開展政保合作。江山市人社局與兩家商業(yè)保險公司簽訂合作協(xié)議，在未成年人保險和大病保險等城鄉(xiāng)居民醫(yī)保經(jīng)辦服務(wù)方面開展政保合作，形成保費總額控制、風(fēng)險分擔(dān)的創(chuàng)新經(jīng)辦模式，讓參保群眾得到更大的保障；同時通過發(fā)揮商業(yè)保險公司精算、健康醫(yī)療管理、理賠服務(wù)等領(lǐng)域的專業(yè)化優(yōu)勢，實現(xiàn)資源整合、優(yōu)勢互補，減輕了政府的負擔(dān)，有利于實現(xiàn)社保機構(gòu)從經(jīng)辦到監(jiān)管的職能轉(zhuǎn)變，從而更好地保障社?；鸬陌踩＃ńk）

黃梅城鄉(xiāng)居?！盎肆羷Α?/h2>

湖北省黃梅縣城鄉(xiāng)居?；肆羷?，保障每一位參保人員的利益。一是建立死亡注銷登記報表制度。根據(jù)殯儀館的火化信息，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心與各村協(xié)辦員實地查看，審核了解領(lǐng)取對象的生存狀況。二是開展領(lǐng)取人員生存狀況調(diào)查。三是強化對重復(fù)參保人員的審核。針對每月新增發(fā)放人員，通過社保、機保數(shù)據(jù)庫的逐一比對，篩選出重復(fù)參保、領(lǐng)取遺屬補助人員，從而保證每一位符合參保條件的人員，只能參加一種國家規(guī)定的社會養(yǎng)老保險。四是加強基層協(xié)辦員交流溝通。五是加大政策宣傳力度。截至8月底，該縣共停發(fā)了586名死亡人員的城鄉(xiāng)居保養(yǎng)老金，查出71人重復(fù)領(lǐng)取養(yǎng)老保險，已追回重復(fù)領(lǐng)取養(yǎng)老金7.9萬元。（陳贊軍 吳昊）

臨漳“五項措施”便民利民

河北省臨漳縣人社局社會保障中心五項措施方便參保單位和參保人員。一是取消社保證年度檢驗及民營企業(yè)參保人數(shù)限制；二是簡化個體工商戶參保、養(yǎng)老保險個人賬戶查詢、退休檔案查閱、待遇查詢等業(yè)務(wù)辦理程序；三是對企業(yè)參保、靈活就業(yè)人員參保、養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、工傷認定、大學(xué)生失業(yè)補助申領(lǐng)、退休審批、遺屬辦理等7項主要業(yè)務(wù)的辦理，專門印制了一次性告知明白卡并放置在各個經(jīng)辦窗口；四是凡涉及社保內(nèi)部業(yè)務(wù)傳遞辦理的，一律由受理窗口委托辦理；五是在縣行政服務(wù)中心大廳安裝社保業(yè)務(wù)辦理自助一體機，參保人員可隨時自助查詢辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

（張種田）

溫縣集中宣傳社保法律法規(guī)

近日，河南省溫縣人社局組織社會保險各行政科室、經(jīng)辦機構(gòu)等部門集中開展了包含社保法律法規(guī)在內(nèi)的人社法律法規(guī)集中宣傳咨詢活動。宣傳內(nèi)容重點包括社保法、失業(yè)保險條例、工傷保險條例、社保費征繳暫行條例、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險辦法等法律法規(guī)。宣傳共分三個階段：一是在城區(qū)設(shè)點集中宣傳；二是依托各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)所，在轄區(qū)設(shè)立宣傳點，向居民群眾發(fā)放宣傳資料，現(xiàn)場解答群眾問題；三是巡回宣傳，成立宣傳咨詢隊，各相關(guān)科室組織人員開展“三進”即進企業(yè)、進鄉(xiāng)村、進社區(qū)宣傳并開展咨詢服務(wù)。（任應(yīng)齊 李新）

9月18日，罕見病發(fā)展中心（CORD）主辦的“2015第四屆中國罕見病高峰論壇”在北京開幕。論壇為期兩天，共設(shè)置罕見病診斷、孤兒藥及市場準入、罕見病研究和治療、罕見病政策倡導(dǎo)與進展、如何加強罕見病利益相關(guān)方合作五個分論壇。其中“罕見病政策倡導(dǎo)與進展”分論壇上，與會嘉賓就“中國罕見病醫(yī)保政策的路徑是什么”進行了熱烈討論。（張苗）