新常態(tài)下做好醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的策略研究

謝毅

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)及管理活動(dòng)和成果的直接記錄和結(jié)晶，其信息資源的開發(fā)與利用已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。本文就國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下，全國醫(yī)改新形勢(shì)下，探討如何破解傳統(tǒng)醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用的瓶頸問題，分析醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的新途徑、新方法，找準(zhǔn)切入點(diǎn)和落腳點(diǎn)，放大檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中的作用，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，適應(yīng)醫(yī)療體制改革需要，適應(yīng)醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，并在此基礎(chǔ)上，提出做好醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息資源；開發(fā)與利用；策略

當(dāng)前，全國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革已進(jìn)入攻堅(jiān)區(qū)和深水區(qū)，改革醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制、提高醫(yī)院管理水平是全面各級(jí)醫(yī)院面臨的重要課題。而作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，檔案信息資源的開發(fā)與利用已成為推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程的重要環(huán)節(jié)，放大檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中的作用，對(duì)于進(jìn)一步提高醫(yī)院整體管理水平、打響知名度、提高影響力具有重要意義。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用模式及存在的弊端

1.1 醫(yī)院檔案“重藏輕用”1的思想根深蒂固。醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主的公益機(jī)構(gòu)，醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、專業(yè)性強(qiáng)，由于醫(yī)院檔案的特殊性，其信息資源的開發(fā)與利用往往得不到管理層的足夠重視，尤其在全國大部分醫(yī)院中，醫(yī)院綜合檔案室往往只是醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)部門，往往被功能定位為收集、保管資料的一個(gè)部門?！爸毓芾怼⑤p服務(wù)”2 思想固化，對(duì)于外來借閱資料的，往往只停留在就事論事的直接提供材料，即“你來找我來查”的守業(yè)型被動(dòng)服務(wù)，缺乏超前工作、主動(dòng)服務(wù)1。

1.2 缺乏檔案信息共享意識(shí)。醫(yī)院檔案包括醫(yī)院文書、人事、黨務(wù)、醫(yī)療、財(cái)會(huì)、科教、聲像、實(shí)物、基建、設(shè)備等各類檔案，相對(duì)于其他行業(yè)檔案信息，具有相對(duì)保密性，醫(yī)院更加追求自我實(shí)體的擁有，同時(shí)由于這些檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)性高的特點(diǎn)，往往開放性不高，利用者往往只局限于本院工作人員，缺乏與社會(huì)、人民群眾的共享意識(shí)。

1.3醫(yī)院檔案管理制度、檔案管理方式相對(duì)落后。與現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展相比，目前醫(yī)院檔案管理從硬件（如設(shè)備、環(huán)境）到軟件（如管理思維、理念、方式）等發(fā)展都相對(duì)滯后 3，這些落后的檔案管理制度也間接影響了檔案信息資源的開發(fā)與利用，有些很有價(jià)值的科研成果，由于管理不到位，未能及時(shí)整理歸檔，影響其價(jià)值的利用與發(fā)揮。檔案管理方式缺乏創(chuàng)新思路，檔案信息服務(wù)往往局限于檔案的外借、閱覽、實(shí)物陳列、展覽等簡(jiǎn)單的服務(wù)方式，對(duì)于檔案信息深層次開發(fā)的服務(wù)，如定期跟蹤、光盤檢索、網(wǎng)上瀏覽等卻很少提供，使很多利用者感到不方便或無功而返。

1.4 醫(yī)院檔案信息化管理推進(jìn)緩慢。相比醫(yī)院電子病歷系統(tǒng)、臨床檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)等醫(yī)院常用的信息系統(tǒng)，醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展相對(duì)滯后，發(fā)展緩慢，醫(yī)院檔案管理軟件大部分跟不上現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要，以福州市屬大部分醫(yī)院為例，現(xiàn)有的13家市屬公立醫(yī)院只有4家有真正利用電子化管理，，有些只是依靠計(jì)算機(jī)錄入目錄等，還有些醫(yī)院還沿用傳統(tǒng)的手工管理方式，導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)利用是常存在檢索困難、查準(zhǔn)率低等諸多不足。

1.5醫(yī)院檔案工作者素質(zhì)參差不齊。一是從事醫(yī)院檔案管理工作的隊(duì)伍中檔案專業(yè)人員較少，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。二是在觀念上，有些醫(yī)院檔案管理人員由于長期的習(xí)慣，往往按部就班開展工作，對(duì)如何做好檔案信息資源的共享缺乏足夠的重視和研究，一些檔案工作人員重保存、輕利用，不能把死檔案變?yōu)獒t(yī)院建設(shè)服務(wù)的生動(dòng)教材3，導(dǎo)致具有較高價(jià)值的科研、學(xué)科建設(shè)、文化建設(shè)等檔案資源沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

2 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的路徑選擇

檔案管理的目的就是最大限度的開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)改新形勢(shì)下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，就是要適應(yīng)醫(yī)改形勢(shì)，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展，使檔案發(fā)揮其潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作面臨的重要課題。

2.1醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用要服務(wù)社會(huì)，滿足患者需求。醫(yī)院檔案工作逐步社會(huì)化，要求檔案信息資源的開發(fā)與利用必須與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)社會(huì)和滿足患者需求為導(dǎo)向，隨時(shí)提供有價(jià)值、準(zhǔn)確的檔案信息。檔案開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以人為本，將社會(huì)和患者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)4，把以人為本的人文思想作為創(chuàng)新檔案工作的一把鑰匙，放棄傳統(tǒng)的坐等上門觀念，主動(dòng)提供服務(wù)，積極為社會(huì)和廣大患者查閱檔案信息，努力查找和擴(kuò)大檔案線索，為開展科研、撰寫論文、解決醫(yī)患糾紛、出具病歷證明等提供相關(guān)資料。

2.2醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用要服務(wù)醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展、提供決策支撐。做好醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、處理問題、布置工作、制定計(jì)劃必不可少的重要條件之一，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)科體系和技術(shù)體系建設(shè)具有重要意義。要把醫(yī)院檔案開發(fā)與利用著力點(diǎn)放在提高醫(yī)院管理水平、加快醫(yī)院改革步伐和轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展上，以最佳的效果服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展。

2.3醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用要服務(wù)醫(yī)院文化建設(shè)和品牌建設(shè)5。醫(yī)院檔案建設(shè)是醫(yī)院文化建設(shè)工程中的一個(gè)子項(xiàng)，而且是一個(gè)具有重要功能的子項(xiàng)，如果一個(gè)醫(yī)院文化建設(shè)忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院歷史記錄的不完整，嚴(yán)重影響醫(yī)院文化的傳承與發(fā)展。從檔案管理角度看，醫(yī)院檔案無論從認(rèn)識(shí)上還是定位上都要為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)6，要重點(diǎn)關(guān)注“為醫(yī)院管理工作服務(wù)、為提高醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)、為醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)服務(wù)、為醫(yī)院基本建設(shè)服務(wù)”等方面，努力將檔案資源的開發(fā)利用定位到醫(yī)療、教學(xué)、科研、黨建、精神文明和思想政治工作之中，并通過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理以及患者的需求，真正使檔案工作成為醫(yī)院宣傳教育、信息咨詢、解除疑難、聯(lián)系社會(huì)的窗口、紐帶和橋梁7，進(jìn)而打響醫(yī)院品牌。

3 提高醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的幾點(diǎn)對(duì)策

3.1準(zhǔn)確把握檔案信息、做好采集工作2，是做好檔案信息資源開發(fā)與利用的前提。檔案信息的采集是做好檔案管理工作的第一步，首先要通過建立完善的規(guī)章制度，減少檔案管理的隨意性，使檔案信息收集工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。其次要積極收集醫(yī)院不同門類檔案材料，實(shí)行集中管理、統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化健康發(fā)展。第三要建立兼職檔案管理員隊(duì)伍，每個(gè)部門和科室確定一名兼職檔案員，便于各個(gè)層次和部門的文件材料和收集和整理，提高了檔案的歸檔率。第四要在采集檔案信息的基礎(chǔ)上，要大力開展檔案的匯編、編研等編纂工作，把分散的檔案資源收集整理、綜合分析、研究利用，形成有價(jià)值的檔案信息資源。

3.2 加快信息化檢索體系建設(shè)，是推進(jìn)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的最有效手段8。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展及在檔案事業(yè)中的廣泛應(yīng)用，使檔案管理的實(shí)踐和環(huán)境發(fā)生了歷史性、革命性的變革，加快信息化檢索體系的建設(shè)步伐，首先應(yīng)著力轉(zhuǎn)變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，通過建立科學(xué)便捷的檢索工具，改變傳統(tǒng)檢索過程的繁瑣、費(fèi)事、枯燥，保證檔案檢索工具具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性。同時(shí)，還要根據(jù)醫(yī)院的工作實(shí)際和發(fā)展要求，豐富檢索目錄和內(nèi)涵，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號(hào)目錄，為利用者提供快速便捷的檢索服務(wù)。當(dāng)前，國內(nèi)一些大型醫(yī)院在檔案信息資源的開的利用方式上，還創(chuàng)新出現(xiàn)了區(qū)域內(nèi)遠(yuǎn)程利用等，這樣既加強(qiáng)了各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，又打破了部門界限，這種以用戶第一，藏用結(jié)合的方式，滿足了醫(yī)療、教學(xué)、科研的需求，也必定會(huì)收到更好地社會(huì)效益8。

3.3以提供服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是做好醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的關(guān)鍵。在開發(fā)和利用檔案信息資源時(shí)，雖然鼓勵(lì)做到多角度、多樣化，但不可能做到個(gè)個(gè)兼顧，面面俱到，多是按需開發(fā)，講究輕重緩急。為了使有價(jià)值的檔案信息資源得到有效開發(fā)和最優(yōu)化的利用，檔案工作者應(yīng)通過各種方式掌握利用者的需求信息和利用規(guī)律，了解其需求檔案的種類、數(shù)量和內(nèi)容，主動(dòng)提供服務(wù)。

3.4依托新媒體，加大對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的宣傳。要充分發(fā)揮醫(yī)療行業(yè)的特點(diǎn)，利用衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案、科研檔案、病案等管理資料，積極編寫醫(yī)療動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)宣傳醫(yī)院特色專業(yè)和重點(diǎn)學(xué)科，提高社會(huì)效益，方便患者就醫(yī)。比如：可進(jìn)一步加大醫(yī)院名老中西醫(yī)和院內(nèi)制劑等檔案信息宣傳，將他們多年的臨床經(jīng)驗(yàn)總結(jié)起來，轉(zhuǎn)化為一個(gè)個(gè)新技術(shù)、新產(chǎn)品，在為社會(huì)和患者服務(wù)的同時(shí)，也將為醫(yī)院帶來了顯著的經(jīng)濟(jì)效益9。同時(shí)，還能通過新媒體進(jìn)行宣傳，這樣既宣傳了醫(yī)院，宣傳了專家，又給醫(yī)院創(chuàng)造了走向市場(chǎng)的良好環(huán)境和有利條件5、6。

3.5提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的重要保障。醫(yī)院檔案工作者要勇于打破過去那種封閉、單一和死板的檔案信息開發(fā)利用模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，大膽改革，建立適應(yīng)醫(yī)改形勢(shì)、適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的方式方法，及時(shí)滿足各方面檔案信息的需求。要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提升服務(wù)水平，更新服務(wù)手段，樹立以開發(fā)利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，使利用者在獲取利用檔案信息時(shí)，能最省時(shí)省力的獲得最大的信息輸出量，發(fā)揮檔案利用的最大效益。

檔案工作建檔是基礎(chǔ)、管理是關(guān)鍵、利用是目的，認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，必然不能深刻理解檔案資源開發(fā)與利用的重要性10。新常態(tài)下，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理不應(yīng)局限于各門類檔案的集中保管，而是一項(xiàng)高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的系統(tǒng)工程，多途徑、多渠道地開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息資源，既要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，變被動(dòng)為主動(dòng)，使醫(yī)院檔案工作獲得最大效益，推動(dòng)醫(yī)院整體管理水平的提高。

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