淺談醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策

陳君

摘 要：近些年來，在全面深化公立醫(yī)院綜合改革的大背景下，醫(yī)院在管理制度上得到了有效改進，取得一定程度的進步。其中，醫(yī)院綜合檔案管理已經(jīng)作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在整體改革發(fā)展過程中作用突顯，基于醫(yī)院綜合檔案的特殊性，更加需要檔案工作者明確當(dāng)前形勢下的管理現(xiàn)狀，在整體管理過程中對現(xiàn)有管理形式進行分析，強化綜合檔案管理形式，確定合理有效的應(yīng)對措施，進而達到理想的管理效果。在本次研究中將以醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀為研究點，結(jié)合實際情況，對檔案后續(xù)管理措施進行詳細的分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；管理現(xiàn)狀；控制措施

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院各個職能部門間，職能部門與門診、臨床、醫(yī)技各科室間在其職能與業(yè)務(wù)活動中形成的有歸檔利用價值的載體檔案的總稱。在整體發(fā)展過程中，檔案管理人員在收集、審核、整理、分類、歸檔過程中涉及到的內(nèi)容豐富、文種繁雜、形式較多，基于干預(yù)形式的特殊性，檔案工作者更應(yīng)該結(jié)合工作實際需求，確定系統(tǒng)的管理規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的具體要求，進而達到理想的控制要點，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，不斷提升其利用效率。

1 當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院整體管理過程中，基于制度形式的特殊性，在后續(xù)管理和控制階段，必須明確醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀和形式。以下將對當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀進行分析。

1.1 缺乏合理有效的管理制度

我國《檔案法》于1987年頒布實施，1996年對其修正，各省市結(jié)合實際情況分別發(fā)布了檔案管理條例，醫(yī)院綜合檔案管因其特殊性未制定明確的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，目前現(xiàn)行規(guī)定是參照文書檔案管理方式，結(jié)合檔案工作工作人員實踐情況不斷摸索進行。其次，醫(yī)院綜合檔案管理在基礎(chǔ)的收集過程中涉及科室眾多，從臨床專業(yè)部門到行政后勤機構(gòu)，收集內(nèi)容繁雜，標(biāo)準(zhǔn)無法明確統(tǒng)一，多憑經(jīng)驗進行收集、分類、整理，因此醫(yī)院綜合檔案管理缺少制度形式的依托，如果存在管理失誤的情況，必然會對檔案資料的后續(xù)整理、應(yīng)用造成嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理工作的混亂和滯后，不利于醫(yī)院各項工作的順利開展[1]。

1.2 檔案管理手段落后

基于醫(yī)院綜合檔案的特殊性，在后續(xù)發(fā)展過程中必須以技術(shù)形式為支撐，滿足現(xiàn)代化發(fā)展形式的要求。綜合檔案的整體管理受到多種干擾因素的影響，如果缺乏科學(xué)的技術(shù)支持，必然會對現(xiàn)有管理機制造成影響。部分醫(yī)院由于檔案管理意識淡漠，檔案管理規(guī)劃未列入醫(yī)院信息化改造日程、重臨床醫(yī)療設(shè)備投入輕輔助科室設(shè)施，在管理過程中資金投入不足，硬件設(shè)備難以達到理想的設(shè)計效果，同時很多醫(yī)院的檔案管理停留在收集和搜索階段，導(dǎo)致信息化發(fā)展形式和軟件無法和當(dāng)前管理形式相一致，進而對檔案的后續(xù)管理造成嚴(yán)重的影響[2]。

1.3 檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低

在醫(yī)院整體發(fā)展過程中，工作人員的素質(zhì)對檔案的整體管理有一定的意義，在后續(xù)干預(yù)過程中需要工作人員明確檔案管理形式，優(yōu)化管理形式。當(dāng)前實踐階段許多檔案管理工作人員均是由醫(yī)、護專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，未進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，經(jīng)驗不足、檔案專業(yè)素質(zhì)低；有的年齡大、學(xué)歷低，專業(yè)知識老化，檔案管理能力差距大，無法對醫(yī)院綜合檔案進行有效的管理。此外基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作性，必須以技術(shù)體系為支撐，促進檔案建設(shè)形式的有序發(fā)展。部分工作人員對計算機管理系統(tǒng)不了解，導(dǎo)致檔案從收集后的分類整理、錄入歸檔到檢索利用存在很多問題，進而對醫(yī)院后續(xù)管理利用造成嚴(yán)重的影響[3]。

1.4 檔案管理的認知度比較差

醫(yī)院現(xiàn)代綜合檔案的管理和傳統(tǒng)檔案管理形式存在本質(zhì)性的差異，在后續(xù)干擾過程中涉及到文書檔案、照片檔案、電子檔案及資料檔案等形式，必須提升對檔案管理的認知度，將實際管理程序落實到實踐中。但是當(dāng)前在具體管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理缺乏認知度。管理人員非專職或身兼數(shù)職在管理階段多是應(yīng)付了事，僅重視檔案的收集和整理，導(dǎo)致檔案的利用率比較低。

2 醫(yī)院綜合檔案的管理措施分析

基于醫(yī)院綜合檔案管理形式的特殊性，在后續(xù)干預(yù)過程中，必須及時對管理形式進行分析，發(fā)揮檔案管理的最大化作用。以下將對醫(yī)院綜合檔案的管理措施進行分析。

2.1 建立健全管理制度

隨著現(xiàn)有醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理手段趨于多樣性，基于管理水平對綜合檔案管理形式的影響，在后續(xù)建設(shè)過程中必須對管理制度進行完善，從當(dāng)前實際發(fā)展形式入手，建立健全檔案管理制度。在醫(yī)院內(nèi)部管理過程中，設(shè)立綜合檔案管理部門，歸口負責(zé)，各方面共同參與的檔案工作體制。根據(jù)當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀的要求，對各科室職責(zé)進行合理的劃分，統(tǒng)一綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的收集、審核、歸檔管理等，不斷強化對原有檔案的管理和補充，進而提升檔案的利用效率[4]。

2.2 提升檔案管理人員的素質(zhì)

基于檔案管理形式的特殊性和復(fù)雜性，在后續(xù)發(fā)展階段必須不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，強化對綜合檔案室專職、各科室兼職檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。由于綜合檔案的內(nèi)容比較多，在后續(xù)培訓(xùn)過程中，必須按照科室實際要求，及時對檔案形式和內(nèi)容進行分析，以實踐管理模式為基礎(chǔ)，開展開放性指導(dǎo)工作。明確檔案管理目的，定期對檔案工作人員進行再學(xué)習(xí)、再教育，讓檔案工作人員對綜合檔案整體管理形式有一定的了解，在實踐過程中通過專業(yè)培訓(xùn)、進修和學(xué)習(xí)等方式，實現(xiàn)檔案形式的規(guī)范化和科學(xué)性管理。

2.3 優(yōu)化檔案管理技術(shù)

原有的檔案管理手段對醫(yī)院整體發(fā)展有一定的消極影響，為了適應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展形式的整體要求，在檔案管理的各階段都必須融入信息化技術(shù)，以提高檔案利用價值為宗旨，為醫(yī)院的各項工作出謀劃策。建立檔案管理信息化平臺，應(yīng)與部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)及公文系統(tǒng)相協(xié)同；強化信息檢索，輸入關(guān)鍵的檔案內(nèi)容及關(guān)鍵詞，就能在最短的時間內(nèi)查詢到相關(guān)檔案；此外根據(jù)實際情況，建立可共享的各種門類專題檔案數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。以提高檔案利用價值為宗旨，為醫(yī)院的各項工作出謀劃策。

2.4 強化檔案管理的規(guī)范性

檔案管理涉及到的影響因素比較多，檔案部門多是被動的接受信息，任何管理工作都需要獲得領(lǐng)導(dǎo)部門的申請，因此對檔案的后續(xù)利用和發(fā)展會產(chǎn)生一定的影響。在規(guī)范化管理階段，將檔案管理規(guī)劃納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，與其它規(guī)劃同規(guī)劃、同部署、同落實，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，將綜合檔案室作為獨立授權(quán)管理部門，行使獨立的行政權(quán)。同時，可以根據(jù)實際情況，設(shè)立合理有效的獎懲制度，給予表現(xiàn)好的工作人員給予適當(dāng)?shù)莫剟睿c考評晉升掛勾；對表現(xiàn)差的工作人員進行批評教育。各個科室指定專人負責(zé)檔案工作的日常收集，進而保證檔案信息的規(guī)范化建設(shè)。

3 結(jié)束語

針對醫(yī)院綜合檔案管理形式的特殊性，在后續(xù)發(fā)展過程中要求工作人員必須根據(jù)實際情況，制定合理有效的管理制度和管理程序，發(fā)揮技術(shù)體系的最大化作用，使其和現(xiàn)有發(fā)展體系相結(jié)合，體現(xiàn)出檔案管理的重要性。此外在醫(yī)院檔案的整體發(fā)展階段，會存在很多問題，直接對檔案的管理形成制約性作用，管理人員必須從現(xiàn)有發(fā)展形式入手，強化對檔案的利用效率，進而滿足社會發(fā)展形式的要求，不斷促進檔案管理的有序發(fā)展。

參考文獻

[1]王波，張愛華，蔣愛華，方麗媛.醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策思考[J].淮海工學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2011，（18）：101-103.

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[4]洪霞.醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].才智，2012，09（25）：331-332.