淺析檔案保管模式與檔案后保管模式

周小豹

摘 要：本文根據(jù)檔案學(xué)界關(guān)于后保管理論研究成果，區(qū)分在其概念理解上的廣義與狹義之間的不同，分析檔案保管與檔案后保管模式的涵義，并總結(jié)了檔案保管模式和檔案后保管模式的特征。同時(shí)，認(rèn)為檔案后保管模式是歷史的發(fā)展趨勢，案保管模式必被取代。

關(guān)鍵詞：檔案保管；檔案后保管；涵義；趨勢

1 對檔案保管模式與檔案后保管模式的分析

1、檔案保管模式的涵義

分類、識(shí)別、鑒定、存儲(chǔ)、檢索和提供利用，這六個(gè)環(huán)節(jié)是狹義的檔案保管的具體保管工作；而日常的檔案管理工作就是廣義的檔案保管。而針對檔案保管廣義層面來說，就是在本文中作者所描述的“檔案保管”。所謂“模式”是指“使人所能做到的標(biāo)準(zhǔn)樣式或者某種事物的標(biāo)準(zhǔn)形式”。不一樣的檔案管理組織（文件核心、檔案儲(chǔ)存核心、檔案辦公室）。新型的檔案保管組織，形成了多元化的檔案保管模式，但具備著一致的保管目標(biāo)，檔案實(shí)體是電子文件出現(xiàn)前的主要保管，各種檔案材料的本身就是檔案的實(shí)體，組成的部分有文件內(nèi)容和矢量。

2、檔案后保管模式內(nèi)涵

所謂的“后保管模式”是檔案工作為長時(shí)間物理檔案管理中心，保管模式的發(fā)展變化，在這里指的是“后”是不是日常中所說的在“后”，即：“落后”在某種東西上；但“后”超越某些事物，所以現(xiàn)代理論的“后”是始終保持現(xiàn)有的問題和現(xiàn)有秩序的超越狀態(tài)，換言而知，永遠(yuǎn)之“后”的后現(xiàn)代主義，是永遠(yuǎn)在所有存在的事物之“前”。這樣，在“后現(xiàn)代主義”的位置上，總是在前面。從此意義來說，“后保管”的概念已經(jīng)超越了“保管”的概念。過程并不是一個(gè)結(jié)果，動(dòng)態(tài)而不是靜態(tài)的結(jié)構(gòu)，也不是內(nèi)容、時(shí)間和空間回來，也不是孤立的，這是科學(xué)的分析理解，在社會(huì)組織和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，以特里·庫克為代表的后現(xiàn)代檔案學(xué)者所高呼的口號。一般而言，后現(xiàn)代主義思潮是一種諷刺，位置是懷疑，其精神本質(zhì)在于“解構(gòu)”，否定和顛覆傳統(tǒng)的表面解析。這也同樣適用于檔案界面對電子文件的挑戰(zhàn)，檔案本身的變化。它提醒了檔案學(xué)者們應(yīng)當(dāng)思考的思想觀念，并根據(jù)環(huán)境發(fā)展新的思維。具體到最后檔案學(xué)的發(fā)展趨勢有很大的影響，這缺失很難量化，但學(xué)者已經(jīng)指出：“這以趨勢的思想在西方檔案界突破了過去的心態(tài)，是自己不受外部控制，從集體共識(shí)污染中吸收成果在其他領(lǐng)域的思想啟蒙作用是不可低估的?！币虼?，我們說，至少“后保管”的“后”的“后現(xiàn)代”的“后”無疑是啟示。

2 檔案保管模式與檔案后保管模式的特征

1、檔案保管模式的特征

分階段性是檔案保管模式中檔案與文件所獨(dú)具的特性。檔案管理與文件實(shí)際上就是兩個(gè)相互不關(guān)聯(lián)的獨(dú)立體系，它們有著自己的運(yùn)作模式，各自運(yùn)行，但也相互聯(lián)系。文件就是機(jī)關(guān)部門在開展各種不同的實(shí)踐活動(dòng)過程中的原始記錄，文件的作用就是極端單位全方位記錄的行政管理憑證，為機(jī)關(guān)以后開展各項(xiàng)管理工作而提供資料及其依據(jù)。如果業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束了，其也會(huì)隨著活動(dòng)的結(jié)束而漸漸消失，大多數(shù)的文件隨其第一價(jià)值退化而失去作用，但其中也是有著一小部分的文件會(huì)隨著時(shí)間的推移，慢慢彰顯出他們的珍藏價(jià)值與實(shí)力參考價(jià)值，并且有一些別具保存價(jià)值能力的文件，就會(huì)變成檔案被相關(guān)人員永久保存起來。

2、檔案后保管模式的特征

保管的檔案存在著一個(gè)實(shí)體機(jī)關(guān)與文件群體唯一對應(yīng)的關(guān)系，而這樣的一種關(guān)系，是因?yàn)闄n案在被保管的過程中，實(shí)體檔案就是其其中一種主要的保管港式。在時(shí)間或種種特定的部門、組織機(jī)關(guān)、個(gè)人而形成的直接產(chǎn)物我們成為檔案，但是在檔案產(chǎn)生、處理的過程中會(huì)形成某些與其相關(guān)聯(lián)的源頭，包括時(shí)間聯(lián)系、來源聯(lián)系與內(nèi)容聯(lián)系等等。其中，來源聯(lián)系即其中檔案與形成者之間的聯(lián)系是其他聯(lián)系的科學(xué)性的保證，因而說其是首要聯(lián)系，并且是最根本的聯(lián)系。因?yàn)橐肴嫔羁痰胤从承纬烧叩幕顒?dòng)原貌，就必需要在明確檔案形成者的前提下，揭示檔案的內(nèi)容、時(shí)間和形式聯(lián)系。

文檔一體化管理隨著電子文件的產(chǎn)生變得觸手可及。文件與檔案具有不可分離性。文件與檔案中的社會(huì)本質(zhì)、物質(zhì)形態(tài)，甚至其所包含的信息從本質(zhì)上都是一樣的，但它們所存在的不通電就在于處于事物的不同發(fā)展時(shí)期。電子文件能夠讓文件從起草到保管的整個(gè)過程都能直接在計(jì)算機(jī)進(jìn)行，節(jié)省了紙張的浪費(fèi)。如果還一直沿襲運(yùn)用過去的文件、檔案分開的方式進(jìn)行管理，那么不僅僅會(huì)隔斷了文件、檔案這兩項(xiàng)工作之間的相關(guān)聯(lián)程度，并且還會(huì)與先進(jìn)技術(shù)提高工作效率這一目標(biāo)有所相反，因此，進(jìn)化論在理論上還是在實(shí)踐中都是難以成立的。

3 檔案后保管模式是歷史的發(fā)展趨勢，案保管模式必被取代

電子文件的產(chǎn)生與管理為檔案管理的變革提供了有利的條件。電子文件具有實(shí)時(shí)變化的特點(diǎn)，在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的理論邏輯起點(diǎn)存在局限性，階段性的劃分不在適用于傳統(tǒng)的文件運(yùn)動(dòng)，所以，一切以文件生命周期為主要架構(gòu)的檔案學(xué)理論及其保管模式已經(jīng)不再適用。這個(gè)策略是一種偏差從傳統(tǒng)檔案的變化，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，在電子時(shí)代，實(shí)體是不再戰(zhàn)略的核心要素。電子文件，需要做的是確定，控制容易捕捉，使政府和社區(qū)只要可能發(fā)揮其價(jià)值。進(jìn)入了 “后保管時(shí)代”是大勢所趨的。而我們所說的“后保管時(shí)代”實(shí)質(zhì)上就是把知識(shí)與來源作為管理的中心，不僅僅對傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行保管存儲(chǔ)，還要通過傳統(tǒng)的理論對實(shí)體對象實(shí)際狀態(tài)的文件進(jìn)行關(guān)注，將文件以及文件的形成過程進(jìn)行有的統(tǒng)一，有機(jī)聯(lián)系，把文件的目的、相互關(guān)系、創(chuàng)作意圖等等都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

與傳統(tǒng)理論相比，后保管模式將從對實(shí)體保管對象的關(guān)注向?qū)ξ募?、文件形成者及其過程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注轉(zhuǎn)型。這就要求作為檔案專業(yè)人員不能再把自己看作物理實(shí)體的看守者，而要積極在電子文件管理領(lǐng)域中扮演合適的角色。這樣后保管模式才能突顯出其特征，優(yōu)勢也能發(fā)揮出來。

新來源觀、宏觀鑒定、知識(shí)服務(wù)是后保管模式的基本內(nèi)容，而檔案人員應(yīng)當(dāng)積極介入文件的形成及其保管過程當(dāng)中，這樣才能防止文件的丟失，為能是的文件被正常的鑒定、保存、編目、提供利用，從而提供保障。這說的就是新來源觀。后保管模式要求檔案對電子文件進(jìn)行宏觀鑒定，鑒定以有實(shí)踐意義、實(shí)用性，并體現(xiàn)效益為原則，同時(shí)需要反映檔案價(jià)值。由“保管時(shí)代”向“后保管時(shí)代”的過渡，“后保管模式”的目的是實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)，檔案工作者向知識(shí)提供者轉(zhuǎn)變，而不單單僅是由實(shí)體保管員，最終目的在于實(shí)現(xiàn)檔案管理。

4 結(jié)語

總而言之，一般的檔案保管模式十一傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主，但是檔案后保管模式的出現(xiàn)就突破了一個(gè)實(shí)體機(jī)關(guān)與文件群體唯一對應(yīng)的傳統(tǒng)檔案保管模式。結(jié)合當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以先進(jìn)的技術(shù)為依托的檔案后保管模式是時(shí)代發(fā)展的趨勢。檔案保管模式將會(huì)被檔案后保管模式所取代。隨著電子化和信息化的不斷發(fā)展，后保管模式將會(huì)成為主流。

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