新時(shí)期社區(qū)矯正人員檔案管理途徑探析

段華梅

摘 要：社區(qū)矯正人員檔案管理是監(jiān)督矯正人員思想變化和行為表現(xiàn)的重要依據(jù)，對于監(jiān)督矯正人員能否順利回歸社會(huì)具有重要價(jià)值，理應(yīng)受到各地司法行政機(jī)關(guān)的高度重視。本文針對當(dāng)期社區(qū)矯正人員檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上，提出了新時(shí)期社區(qū)矯正人員檔案管理的優(yōu)化途徑。

關(guān)鍵詞：社區(qū)矯正人員；司法行政機(jī)關(guān)；檔案管理

社區(qū)矯正是一種非監(jiān)禁刑罰執(zhí)行活動(dòng)。社區(qū)矯正人員檔案管理是監(jiān)督矯正人員思想變化和行為表現(xiàn)的重要依據(jù)，對于監(jiān)督矯正人員能否順利回歸社會(huì)具有重要價(jià)值。

1 當(dāng)前社區(qū)矯正人員檔案管理的內(nèi)容

一是社區(qū)矯正監(jiān)督管理資料。社區(qū)矯正還屬于刑罰執(zhí)行的延續(xù)，社區(qū)矯正人員的監(jiān)督管理由司法行政機(jī)關(guān)所成立的社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。對于社區(qū)矯正監(jiān)督管理資料的內(nèi)容包括矯正人員相關(guān)判決書、裁定書、決定書、執(zhí)行通知書等在內(nèi)的正式的法律文書以及關(guān)于社區(qū)矯正啟動(dòng)、執(zhí)行與終結(jié)的記錄文書；二是社區(qū)矯正教育矯正資料。教育矯正是社區(qū)矯正的關(guān)鍵所在。教育矯正資料包括：矯正人員教育記錄、社區(qū)監(jiān)管人情況、矯正人員思想教育、法制教育以及心理健康教育等方面內(nèi)容；三是社區(qū)矯正幫困解難資料。地方司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為社區(qū)矯正人員提供針對性的幫助。幫困解難資料主要包括：社區(qū)矯正人員的就業(yè)、就醫(yī)、經(jīng)濟(jì)狀況、生活來源、身體狀況、社會(huì)關(guān)系、社會(huì)交往等方面內(nèi)容記錄。其中就包含了社區(qū)矯正人員申請社會(huì)福利或社會(huì)救助等方面的重要材料。

2 當(dāng)前社區(qū)矯正人員檔案管理的特點(diǎn)

2.1 動(dòng)態(tài)性

檔案管理本身具有動(dòng)態(tài)特性，社區(qū)矯正文書的種類與內(nèi)容都具有不斷創(chuàng)新的本質(zhì)。社區(qū)矯正人員的檔案管理會(huì)隨著矯正人員的生活、工作、思想、社交等變化而不斷改變，在內(nèi)容上由于記錄材料的增加，使得矯正人員的檔案管理所包含的文件材料越來越多。例如。定期對矯正人員進(jìn)行考核，其思想動(dòng)態(tài)和行為表現(xiàn)都會(huì)生產(chǎn)新的記錄材料。社區(qū)矯正人員的檔案管理必須及時(shí)做好新材料的補(bǔ)充工作。

2.2 規(guī)范性

目前，在社區(qū)矯正文書格式這塊已經(jīng)形成了同樣的格式要求，《 社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》 是社區(qū)矯正檔案管理的重大突破，提高了國家整體社區(qū)矯正的規(guī)范運(yùn)行，有利于社區(qū)矯正人員的異地管理，推進(jìn)了社區(qū)矯正工作的制度化建設(shè)。社區(qū)矯正工作根據(jù)《格式》要求，明確了20種社區(qū)矯正文書類型，要求做到簡潔、清晰，能完整呈現(xiàn)事實(shí)。所以，社區(qū)矯正檔案管理更加規(guī)范，工作效率有所提高。

2.3 保密性

社區(qū)矯正檔案管理包含了矯正人員的個(gè)人信息，涉及到矯正人員的個(gè)人隱私、犯罪事實(shí)、社會(huì)關(guān)系等等，所以具有很強(qiáng)的保密性，不經(jīng)合法程序不得泄露。社區(qū)矯正檔案管理會(huì)由專人負(fù)責(zé)保管，有嚴(yán)格的查閱和借閱規(guī)定，不等復(fù)印矯正人員的檔案資料，防止給矯正人員隱私權(quán)帶來侵害。

2.4 專業(yè)性

社區(qū)矯正檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，要求對活動(dòng)的數(shù)據(jù)和信息準(zhǔn)確記錄，文件名稱繁多，有一定的管理規(guī)律，需要有司法行政機(jī)關(guān)所承擔(dān)。實(shí)際工作中，司法行政機(jī)關(guān)要重視其社區(qū)矯正的專業(yè)性，要制定合理的管理制度和有效的管理辦法，要?jiǎng)t專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)，保證社區(qū)矯正管理的專業(yè)性。

3 新時(shí)期社區(qū)矯正人員檔案管理的優(yōu)化途徑

3.1 嚴(yán)格控制社區(qū)矯正文件的形成質(zhì)量

文件是構(gòu)成檔案的主要元素。社區(qū)矯正檔案管理的對象主要就是有關(guān)社區(qū)矯正的記錄文件。社區(qū)矯正檔案說直接點(diǎn)就是社區(qū)矯正各個(gè)環(huán)節(jié)的記錄。而這些文件記錄需要通過一定的方式轉(zhuǎn)化為檔案，所以，文件形成的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量。各司法行政機(jī)關(guān)在社區(qū)檔案管理中，必須加強(qiáng)對社區(qū)矯正文件形成質(zhì)量的嚴(yán)格控制，對文件的形成者要進(jìn)行全面的文書格式培訓(xùn)，從源頭上確保每一個(gè)文件形成者都具備扎實(shí)的文件形成知識(shí)和技能，要對文件的形成、整理、歸檔、留存等程序嚴(yán)格把關(guān)，保證社區(qū)矯正文件形成質(zhì)量的實(shí)效性和全面性，從而從而社區(qū)矯正檔案管理質(zhì)量的提高。

3.2 提升社區(qū)矯正檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)階段，社區(qū)矯正檔案管理存在一個(gè)很大問題就是檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)，具有社區(qū)矯正檔案管理和法律知識(shí)的專業(yè)社區(qū)矯正檔案管理人員有所欠缺。許多地方的社區(qū)矯正檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)缺乏，檔案管理工作依靠的是自身的經(jīng)驗(yàn)，這些都不利于社區(qū)矯正檔案管理工作的有效開展。因此，各地司法行政機(jī)關(guān)要充分重視社區(qū)矯正檔案管理的重要性，要安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行工作。同時(shí)，要采取有效措施提升社區(qū)矯正檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和交流，不斷豐富檔案管理的理念和知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理的能力，探尋出更加高效的社區(qū)矯正檔案管理辦法。

3.3 推進(jìn)社區(qū)矯正檔案管理的規(guī)范運(yùn)行

制度是保障，各地司法行政機(jī)關(guān)要完善社區(qū)矯正檔案管理的規(guī)章制度，要做到權(quán)責(zé)明確、責(zé)任到人、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力，用制度管人管事，及時(shí)改進(jìn)制度中的不足之處，結(jié)合其他地方先進(jìn)的管理辦法，推進(jìn)社區(qū)矯正檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在司法行政機(jī)關(guān)建立的社區(qū)矯正檔案管理制度方面必須包含檔案管理人員的職責(zé)；檔案管理材料的收集、整理和歸檔制度；檔案的查閱、借閱、保管和保密制度等內(nèi)容，要確保社區(qū)矯正檔案管理的每一項(xiàng)工作都有章可循。

3.4 強(qiáng)化社區(qū)矯正檔案管理的有效監(jiān)督

在社區(qū)矯正檔案管理中，要嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理人員的行為，對于社區(qū)矯正人員的檔案，要保證“一案一卷”的原則，做到及時(shí)立卷歸檔。各地司法行政機(jī)關(guān)要對社區(qū)矯正的立案卷進(jìn)行嚴(yán)格審核，責(zé)專人進(jìn)行裝訂和保管，保證組卷的質(zhì)量。嚴(yán)格保證社區(qū)矯正檔案管理的工作考核質(zhì)量，要將執(zhí)法主體和程序是否合法、 執(zhí)法文書是否齊全、 執(zhí)法文書格式是否準(zhǔn)確、思想?yún)R報(bào)（ 電話匯報(bào)） 是否及時(shí)有效等內(nèi)容包含進(jìn)去。司法行政機(jī)關(guān)要做好考核審查，健全考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員要給與表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對于不合格的檔案管理人員要督促其改造不足，從而實(shí)現(xiàn)對社區(qū)矯正檔案管理工作的有效監(jiān)督。

3.5 實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正檔案的信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也邁入了信息化管理行列。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對于提升檔案管理的水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升有著十分重要的意義。當(dāng)前，各地司法行政機(jī)關(guān)也已建立了電子檔案管理系統(tǒng)，提高了執(zhí)法監(jiān)管的質(zhì)量，能夠有效地對社區(qū)矯正人員進(jìn)行監(jiān)管和教育。因此，各地司法行政機(jī)關(guān)要進(jìn)一步加強(qiáng)社區(qū)矯正檔案的信息化管理，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案同步發(fā)展，社區(qū)檔案管理人員要能夠熟練地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容及時(shí)輸入到電子檔案中，形成及時(shí)有效的電子檔案數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)保存工作和保密工作，防止數(shù)據(jù)泄露。司法行政機(jī)關(guān)要及時(shí)更新電子檔案管理系統(tǒng)，要做好系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，推進(jìn)社區(qū)矯正檔案管理工作效率的不斷提升。

總之，實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正人員檔案管理的有效發(fā)展，是當(dāng)前法制建設(shè)的重要工作之一。各地司法行政機(jī)關(guān)要充分認(rèn)識(shí)到社區(qū)矯正人員檔案管理工作的必要性和重要性，從社區(qū)矯正人員檔案管理的實(shí)際出發(fā)，采取有效措施來不斷優(yōu)化社區(qū)矯正人員檔案管理的途徑，實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正人員檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

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