淺談如何加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理

商浩　周爾錢　馮娟

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。行政執(zhí)法檔案具體是指在實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查及其他行政執(zhí)法過(guò)程中形成的具有一定保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像和電子載體等形式的原始記錄。行政執(zhí)法檔案的管理嚴(yán)格與否直接影響到執(zhí)法行為資料以及原始文書資料的完整和安全，如何加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理，筆者從組織領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)施配備、流程規(guī)范、管理考核等方面談幾點(diǎn)看法。

1 加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，明確人員職責(zé)

檔案工作涉及面廣，系統(tǒng)性強(qiáng)，隨著改革的不斷深化，對(duì)執(zhí)法檔案工作的要求也越來(lái)越高，行政執(zhí)法檔案作為一類具有一定法律效力的資料，是追究法律責(zé)任、實(shí)施處罰的先導(dǎo)，不管從執(zhí)行上、保管上、應(yīng)用上都有嚴(yán)格的規(guī)定，行政執(zhí)法檔案的規(guī)范管理將成為執(zhí)法工作中的基石，因此，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)制度，各司其責(zé)，健全檔案執(zhí)法監(jiān)督，強(qiáng)化執(zhí)法職能，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作服務(wù)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、常態(tài)化、有效化、科學(xué)化發(fā)展。

行政執(zhí)法檔案要求原則性強(qiáng)、真實(shí)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、保密性強(qiáng)，這“四強(qiáng)”就決定了參與行政執(zhí)法檔案工作的人員要熟知各類法律法規(guī)知識(shí)，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。首先，要配備具備較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案領(lǐng)導(dǎo)班子，成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓，各職能部門親自抓的行政執(zhí)法檔案管理組織機(jī)構(gòu)，把檔案管理工作擺上重要議事日程，并鼓勵(lì)和選拔優(yōu)秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍的整體素質(zhì)。其次，要加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，制定年度專題培訓(xùn)計(jì)劃，重點(diǎn)學(xué)習(xí)《檔案法》及各類行政執(zhí)法法律法規(guī)，結(jié)合借鑒檔案管理先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)，不斷向公安、工商、質(zhì)檢等行政執(zhí)法工作比較成熟的行業(yè)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)法檔案的收集、整理、鑒定工作，通過(guò)分析具體案例、座談交流等方式，提高檔案人員統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)變能力，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔。

2 加強(qiáng)檔案設(shè)施配備，確保環(huán)境安全

行政執(zhí)法檔案因?yàn)榫哂幸欢ǖ姆尚?、原則性、連續(xù)性和保密性，需要配備完善且安全的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和信息化基礎(chǔ)設(shè)施。

硬件設(shè)施。有單獨(dú)的行政執(zhí)法檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩(wěn)固的檔案櫥、文件柜及檔案密集架，分類、有序、整齊地進(jìn)行排列，并配備齊全的安全防護(hù)設(shè)施和一次性鞋套等衛(wèi)生設(shè)施，由專職檔案人員管理，每月至少進(jìn)行一次檔案室檢查、清理工作，隨時(shí)做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變、防高溫等工作，密切關(guān)注檔案室溫濕度變化，定期對(duì)各類設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，做好行政執(zhí)法檔案的保衛(wèi)、保管、保密、保潔工作，提高安全防范能力。

軟件設(shè)施。行政執(zhí)法檔案室要建立《行政執(zhí)法檔案室管理制度》、《行政執(zhí)法檔案管理辦法》、《行政執(zhí)法檔案出入庫(kù)規(guī)定》、《行政執(zhí)法檔案借閱登記制度》、《行政執(zhí)法檔案銷毀制度》等與檔案管理相配套的規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴(yán)格遵守。設(shè)立行政執(zhí)法檔案室借閱登記臺(tái)、監(jiān)督臺(tái)等機(jī)構(gòu)，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。

信息化基礎(chǔ)設(shè)施。隨著行政執(zhí)法檔案信息量的劇增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案資料已不能滿足當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案?jìng)鬟f與查找的需要，這就要求檔案管理人員必須充分利用信息化資源，對(duì)檔案進(jìn)行全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理，充分利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過(guò)磁盤存儲(chǔ)、高拍儀掃描、光盤備份、局域網(wǎng)傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲(chǔ)，多方位查詢，切實(shí)做到行政執(zhí)法檔案的原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價(jià)值最大化。

3 加強(qiáng)檔案流程規(guī)范，提升過(guò)程控制

嚴(yán)格執(zhí)行行政執(zhí)法檔案管理流程，從操作過(guò)程上控制到位。對(duì)行政執(zhí)法單位在執(zhí)法過(guò)程中形成的重要檔案，以及日常執(zhí)法檢查工作中形成的一般檔案進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、保管，豐富檔案類別，有針對(duì)性地對(duì)聲音、影像、實(shí)物檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

行政執(zhí)法檔案主要對(duì)行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查以及其他行政執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行記錄歸檔，涉及秘密事項(xiàng)的應(yīng)當(dāng)確定密級(jí)并保密。行政執(zhí)法檔案由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，裝訂歸檔時(shí)要一案一卷，一卷一號(hào)，如果涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密及個(gè)人隱私的，可以單獨(dú)設(shè)立副卷，歸檔為兩卷。卷內(nèi)資料應(yīng)當(dāng)制作目錄，放在資料首頁(yè)，去掉金屬物，破損修補(bǔ)完整，并用阿拉伯?dāng)?shù)字在卷內(nèi)資料右上角編寫頁(yè)碼，聲音及影像資料也應(yīng)在儲(chǔ)存介質(zhì)上逐件編號(hào)，單獨(dú)存放，并單獨(dú)造冊(cè)登記。行政執(zhí)法檔案封皮應(yīng)用碳素筆或藍(lán)黑墨水書寫或電腦打印，簡(jiǎn)明扼要，能反映卷內(nèi)資料內(nèi)容。根據(jù)檔案保管年限分門別類進(jìn)行保管，涉及重大影響以及向司法機(jī)關(guān)移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱登記簿》，辦理借閱手續(xù)，借閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還，不得涂改和標(biāo)記。對(duì)超出保管期限且無(wú)保存價(jià)值的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)由鑒定小組提出具體意見(jiàn)，填寫行政執(zhí)法檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由至少兩人在指定地點(diǎn)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽名備案，確保檔案安全。

4 加強(qiáng)檔案管理考核，健全督導(dǎo)機(jī)制

建立健全完善的行政執(zhí)法監(jiān)督法律體系，制定操作性強(qiáng)的法律規(guī)章和相關(guān)監(jiān)督條例，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督與外部檢查相結(jié)合的制約機(jī)制，強(qiáng)化督導(dǎo)功能，成立行政執(zhí)法檔案考評(píng)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)比，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，加大對(duì)行政執(zhí)法檔案依法管理工作的促進(jìn)，確保行政執(zhí)法檔案的安全有效。

目前，雖然檔案的法律法規(guī)不斷出臺(tái)，不斷得到完善，但是總體來(lái)說(shuō)不夠細(xì)化，相對(duì)較粗糙，如：《檔案法實(shí)施辦法》第二十八條規(guī)定罰款數(shù)額對(duì)單位為1萬(wàn)元至10萬(wàn)元，對(duì)個(gè)人為500元至5000元，這個(gè)罰款范圍、幅度都比較大。由于自由裁量權(quán)過(guò)大，不利于執(zhí)法人員準(zhǔn)確把握。應(yīng)進(jìn)行細(xì)化，縮小彈性，既方便執(zhí)法人員操作，也能有效地遏制說(shuō)情風(fēng)，杜絕腐敗。只有不斷完善檔案法律法規(guī)，檔案執(zhí)法人員才能更為有效地按照法定權(quán)限和程序行使職權(quán)、履行職責(zé)。達(dá)到依法治檔的立法宗旨和立法目的。

完善行政執(zhí)法檔案內(nèi)部考評(píng)制度，嚴(yán)格執(zhí)行各類管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范執(zhí)法檔案，專人專室保管，定期組織行政執(zhí)法案卷評(píng)查會(huì)議及檔案室安全檢查，由行政執(zhí)法檔案考評(píng)小組具體進(jìn)行監(jiān)督考核，強(qiáng)化檔案管理制度的貫徹落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，找準(zhǔn)優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，對(duì)于在檔案考評(píng)中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強(qiáng)、有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理人員實(shí)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)發(fā)生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規(guī)范問(wèn)題實(shí)行“一票否決”制，旨在提升檔案人員積極性，進(jìn)一步規(guī)范檔案操作流程，提升檔案質(zhì)量。

建立外部監(jiān)督制約機(jī)制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對(duì)行政執(zhí)法檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和專業(yè)性檢查，加大督導(dǎo)考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進(jìn)行政執(zhí)法檔案工作管理有效，常態(tài)發(fā)展。