水利工程檔案的管理及思考

趙金玲

現(xiàn)代水利工作的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及法制建設(shè)的不斷完善，水利工作在水利建設(shè)中將會(huì)發(fā)揮更直接的作用。水利科學(xué)技術(shù)工作成為水利工作的先鋒軍，其工作量和工作任務(wù)都在飛速發(fā)展，因此也凸顯出水利工程檔案管理的重要性，水利工程檔案也必須要緊跟水利發(fā)展的步伐，為新形勢下的水利建設(shè)服務(wù)，水利工程檔案管理質(zhì)量的提升也成為迫在眉睫的工作。

1 水利工程檔案的管理存在的問題

1、對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案就是簡單的資料保管，無事可做的清閑工作，致使檔案意識淡薄，檔案工作不到位，檔案質(zhì)量不高。

2、檔案制度不健全，或建立了相應(yīng)的規(guī)章制度，沒有形成有效的管理和監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致工程檔案文件在形成、積累、歸檔、移交等環(huán)節(jié)較為混亂，容易出現(xiàn)內(nèi)容短缺無法發(fā)揮檔案的法律憑證和歷史參考作用。

3、檔案收集不及時(shí)，很多重要的檔案材料收集不完整，不齊全，檔案工作被動(dòng)，需要時(shí)查找不到，影響檔案的利用。

4、案卷整理不規(guī)范，檔案或是沒有明確的分類，擺放雜亂無章，查找的時(shí)候無從下手?；蚴菦]有按照檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求整理檔案，卷內(nèi)文件排列缺少系統(tǒng)性，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。

2 水利工程檔案管理中的幾點(diǎn)做法

1、提高對水利工程檔案重要性的認(rèn)識

我院水利工程檔案是技術(shù)人員從事水利工作的真實(shí)寫照，是在長期的工作實(shí)踐中改造自然、利用自然資源，抗御自然災(zāi)害辛勤勞動(dòng)的成果。水利工程設(shè)計(jì)工作中所形成的材料，不但是一種記錄，是一種信息，更是重要的水利建設(shè)資源，是全市水利檔案的重要組成部分，是開展水利項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理、維護(hù)、改（擴(kuò)）建等工作的重要依據(jù)和條件，也是落實(shí)水利工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的重要憑證，它對當(dāng)前及今后水利工程項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)與管理，具有決定性的借鑒與不可替代參考的作用。

2、建立健全檔案制度，保證檔案文件質(zhì)量

遵循《檔案法》并根據(jù)《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，制定一系列的檔案管理制度，明確檔案工作部門的人員職責(zé)與任務(wù)，同時(shí)增強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目全員檔案意識，加大檔案人材的培養(yǎng)力度，提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)。并形成一套完整的水利工程檔案管理法律化、制度化體系，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有法可依，做到依法治檔，依法管理檔案，為促進(jìn)水利工程檔案工作的健康、有序發(fā)展提供有利保障。

3、規(guī)范的檔案整理，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

規(guī)范細(xì)致的檔案整理工作，是檔案管理的基礎(chǔ)，也是檔案的核心重點(diǎn)工作。首先，根據(jù)我院檔案內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，進(jìn)行檔案材料的分類，我院檔案可分為灌區(qū)、河道、水利工程等。其次，組織案卷是一項(xiàng)重要、復(fù)雜而又繁瑣的工作，管理人員要足夠細(xì)致和耐心，正確判斷材料的屬性，既要區(qū)分類別，又要把相關(guān)的材料組合成卷。既要保證材料準(zhǔn)確分類，又不破壞材料之間的關(guān)聯(lián)。并檢查材料是否齊全，保證檔案的完整性，準(zhǔn)確性和專一性，避免給以后利用造成隱患。最后，本著維護(hù)和監(jiān)督案卷完整和安全，便于日后的查找利用的原則，做好檔案案卷的編目排架編號工作。整理好的檔案排架整齊，類目明確，存放清晰，一目了然，明確顯示出我院檔案的整體全貌。規(guī)范整理檔案，提高案卷質(zhì)量，也只有高質(zhì)量的案卷才能充分保障檔案應(yīng)具有的參考、保存價(jià)值。

4、做好水利工程檔案的收集，保證檔案材料的齊全

水利工程檔案資料形成過程復(fù)雜，技術(shù)含量高，投入了大量人、財(cái)、物，在廣泛深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真的一絲不茍的科學(xué)研究、勘測設(shè)計(jì)和管理等活動(dòng)而形成的，包括從工程項(xiàng)目的提出立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、以及與項(xiàng)目有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等各階段中形成的、應(yīng)當(dāng)保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式的載體都應(yīng)歸檔保存。在項(xiàng)目進(jìn)行的同時(shí)將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，項(xiàng)目法人應(yīng)切實(shí)做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，做到及時(shí)把檔案移交檔案部門，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。檔案人員還可以針對不同工程建設(shè)分別采用追逐收集和分段收集兩種方式。追逐收集適用于工程周期短形成檔案資料快的工程，及時(shí)掌握工程信息的同時(shí)針對性強(qiáng)收集速度快，檔案資料齊全。分段收集實(shí)用與建設(shè)周期長的工程，收集過程中要加強(qiáng)催收，盡量避免檔案原始材料的失散，保證工程檔案的連續(xù)性，完整性。完整的水利工程檔案是一筆寶貴的財(cái)富，在學(xué)術(shù)研究方面，通過查閱參考豐富、準(zhǔn)確、可靠的歷史檔案資料，及時(shí)吸取到工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，可以更快更好的取得研究成果。

5、通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

對于檔案工作而言，管理是方式，利用是目的，做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，形成檔案管理的良性循環(huán)，促使檔案管理更上新臺階。

6、加快水利工程檔案電子文件的收集

現(xiàn)代社會(huì)電子文件越來越普及，做好電子文件的收集整理，由于電子文件具有信息的非人工識讀性、系統(tǒng)的依賴性、信息的易變性、信息與載體間可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度等特性，因此，無論是采用脫機(jī)歸檔還是聯(lián)機(jī)的方式歸檔，都要保證電子文件的安全性、原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和可讀性，以實(shí)現(xiàn)檔案的最大經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

7、提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識

單位研究領(lǐng)域的拓寬，內(nèi)容的豐富，載體形式的變化，對水利工程檔案管理者的整體素質(zhì)提出了更高的要求。要做做好水利工程檔案管理工程，不僅要主動(dòng)學(xué)習(xí)，拓寬水利專業(yè)和檔案專業(yè)知識面，提升水利工程檔案管理業(yè)務(wù)能力，要增強(qiáng)服務(wù)意識，樹立事業(yè)心和責(zé)任感，提高思想意識，增強(qiáng)使命感，確保水利工程檔案的可靠性，安全性，完整性。水利工程檔案是水利工作的一部分，更是檔案工作的一部分，是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，工作人員不能局限于現(xiàn)有的檔案管理知識，必須緊跟檔案管理的發(fā)展。優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化專業(yè)技能，發(fā)揮好主觀能動(dòng)性 ，促進(jìn)水利工程檔案發(fā)揮最大限度的服務(wù)性，服務(wù)于水利現(xiàn)代化建設(shè)。