燕山石化檔案館印章檔案管理

陳寶霞　楊波

摘 要：以燕山石化檔案館印章檔案管理為例，介紹印章檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)在印章檔案管理和利用過程中存在的問題，提出解決辦法。深度開發(fā)印章檔案信息資源，為公司生產(chǎn)經(jīng)營管理提供服務(wù)和利用。

關(guān)鍵詞：印章檔案；管理；利用

1 前言

印章是我國特有的歷史文化產(chǎn)物，既是權(quán)力的象征，又是一種信物，它是一個(gè)機(jī)構(gòu)組織或個(gè)人的憑證標(biāo)記，且具有一定的法律效力?，F(xiàn)今在工作活動(dòng)中啟用的印章，從作用上看主要分黨務(wù)、政務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)四大類，所使用的印章主要有正方形、長方形、圓形、橢圓形、三角形等，其制成材料有木制、鋼制、銅制、橡膠制和塑料制等。

印章檔案是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。對企業(yè)而言，一枚印章就是一段歷史，它真實(shí)記錄了組織機(jī)構(gòu)演變過程中的存在、發(fā)展、滅亡的歷史面貌，對考證組織機(jī)構(gòu)的歷史變遷有重要的意義。對其進(jìn)行及時(shí)、有效、全面歸檔，并加以開發(fā)利用，是檔案管理工作中的有機(jī)組成部分，是檔案文化的一個(gè)重要方面。

2 燕山石化印章檔案管理現(xiàn)狀

燕山石化檔案館館藏印章檔案總計(jì)735枚，時(shí)間范圍從1967年至2011年，其中包括行政用章、黨務(wù)用章、領(lǐng)導(dǎo)用章、各類專用章、機(jī)關(guān)部室用章、二級單位用章等。

通過逐年對啟用印章文件的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，我們發(fā)現(xiàn)啟用印章文件的數(shù)量與發(fā)生機(jī)構(gòu)變更或者是重要?dú)v史事件存在對應(yīng)關(guān)系（見表1），該年度印章檔案的數(shù)量也相對較多。

由圖表可見，印章啟用文件數(shù)量多少反映出不同歷史時(shí)期燕山石化經(jīng)歷的體制改革、組織機(jī)構(gòu)變革的深度和發(fā)展速度，以及標(biāo)識出某一時(shí)期建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目，開發(fā)新產(chǎn)品、引進(jìn)新技術(shù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在這個(gè)進(jìn)程中，燕化公司走出了一條系統(tǒng)優(yōu)化、內(nèi)涵發(fā)展的道路。

3 印章檔案的管理

印章檔案的管理也同樣遵循收集、整理、保管、利用等基本業(yè)務(wù)工作流程。

3.1 收集

燕山石化檔案館集中保管公司總經(jīng)理辦公室、黨委辦公室負(fù)責(zé)移交的已作廢的廠級以上行政印章和黨委印章。根據(jù)印章管理“誰制發(fā)誰收繳”原則的要求，停用印章文件下發(fā)后，印章制發(fā)機(jī)關(guān)的職能部門應(yīng)立即將停用印章收回。同時(shí)還應(yīng)保持印章接收時(shí)的原貌。印章檔案一般在印章停用的次年一季度向檔案部門歸檔。

3.2 整理

印章檔案的檔號設(shè)置如下：

ⅹ– ⅹⅹ – ⅹⅹⅹⅹ

一級類 二級類 件號

如：M-08-00001表示實(shí)物檔案中印章檔案類第一件。

每枚印章的檔號標(biāo)注在印章的手柄頂部。印章檔案的目錄包括印章檔案編號、印章檔案名稱、印章檔案類別、存放位置等信息。印模目錄包括檔案編號、印模圖樣、存檔位置信息。

3.3 保管

印章檔案按檔號順序裝入印章檔案抽屜中并加鎖保管（見圖2和圖3）。印章檔案的保管期限為永久。印章檔案保管存放要保持整齊、清潔，存放有序。做好印章檔案的技術(shù)保護(hù)工作，最大限度地延長其壽命。

3.4 利用

印章檔案不得外借。利用本單位印章，須出具蓋有單位公章的介紹信，并寫明利用目的。利用非本單位印章，除出具本單位介紹信外還應(yīng)由印章單位簽字批準(zhǔn)。特殊情況下，需要利用印章檔案時(shí)，必須在履行審批手續(xù)后，由檔案管理人員加蓋，并做好使用登記。

用印審批證明應(yīng)注明印章使用范圍或需用印的文件材料名稱。檔案館應(yīng)做好印章檔案的利用登記。不得在空白介紹信和空白表格上蓋章，確保印章檔案利用的安全、合法。

4 積極采取措施解決利用中存在的問題

隨著社會(huì)對檔案認(rèn)識的不斷增強(qiáng)，對檔案內(nèi)容的管理越來越規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。由于不同歷史時(shí)期檔案形成的需要，或者現(xiàn)實(shí)工作中的各種特殊需求，不可避免的要啟用過往的印章，這時(shí)印章檔案就發(fā)揮了重要作用。近年來，燕山石化檔案館印章檔案的利用主要應(yīng)用于車輛報(bào)廢、驗(yàn)車、房屋產(chǎn)權(quán)變更等領(lǐng)域。在印章檔案利用過程中，我們也發(fā)現(xiàn)存在一些問題，并積極應(yīng)對，尋求解決的辦法：

4.1 完善印章檔案利用制度

印章檔案管理制度中《印章利用審批表》規(guī)定“二級單位用印，需由二級單位主管業(yè)務(wù)部門簽字蓋章”，由于體制改革、專業(yè)化重組，部分單位部室取消、合并，原單位部室已經(jīng)不存在，無法出具主管業(yè)務(wù)部門的簽字和印章，為此我們做出調(diào)整，公司機(jī)關(guān)各部室利用公司級印章或二級單位印章，必須填寫《燕化公司級作廢印章利用審批表》并由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批蓋章；二級單位利用二級單位印章，必須填寫《二級單位作廢印章利用審批表》并由公司主管業(yè)務(wù)部門審批蓋章。2013年燕山石化檔案館完成《印章檔案管理細(xì)則》的修訂。

4.2 做好利用手續(xù)方面的溝通與宣傳

在印章檔案利用過程中，偶爾會(huì)遇到一些二級單位對檔案人員的誤解，認(rèn)為是故意刁難，為蓋一個(gè)廢舊印章，需要寫請示、說明、填表、找領(lǐng)導(dǎo)審批，將簡單的事弄得過于復(fù)雜，甚至有人還會(huì)托關(guān)系希望減免這些手續(xù)，殊不知印章雖小，責(zé)任重大，它關(guān)系到企業(yè)利益同時(shí)也關(guān)系到個(gè)人利益，尤其在經(jīng)濟(jì)糾紛中印章的作用舉足輕重。

針對這種誤解，燕山石化檔案館有責(zé)任加大宣傳的力度，讓大家了解印章檔案工作的工作流程，在利用之前，首先進(jìn)行業(yè)務(wù)上的溝通和交流，避免走彎路提高工作效率，從而消除不必要的誤解。

5結(jié)語

提供檔案利用是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和終極目的。檔案管理部門通過查閱印章檔案，了解組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展概況、進(jìn)行歷史沿革研究、考訂史實(shí)、甄別文件、編史修志等工作。檔案管理部門應(yīng)制定印章檔案資料查詢利用有關(guān)規(guī)定，做好印章檔案的利用登記和提供利用效果登記。

總之，對印章檔案的管理與研究，不僅具有實(shí)踐意義，更具有理論意義。它將不斷促進(jìn)印章檔案工作研究的深入和開發(fā)利用的新思路，促進(jìn)印章檔案工作的不斷拓展，提高印章檔案的科學(xué)化管理水平，為新時(shí)期的檔案工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

1.傅紅峰.《淺談企業(yè)印章檔案及其管理》.蘭臺(tái)世界，2009年，（9）：P18

2.高瑞芹，胡鵬.《歷史的烙印——談?dòng)≌聶n案及其管理》.2011年，（3）：P37

3.燕山石化各門類檔案管理細(xì)則

4.印章檔案查閱登記簿

作者簡介

陳寶霞，1972-03-02出生，畢業(yè)于北京航空航天大學(xué)工程管理專業(yè)，于北京燕山石化檔案管理中心檔案館從事檔案編研與開發(fā)利用工作。