小議信息化在水利工程檔案管理中的應(yīng)用

謝京明+宋維玲

【摘 要】針對傳統(tǒng)水利檔案存在的問題，結(jié)合水利檔案管理的特點(diǎn)，將信息化應(yīng)用于水利工程檔案管理，為水利事業(yè)的發(fā)展提供便捷、快速、高效的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息化；水利工程檔案；應(yīng)用

數(shù)據(jù)量大，類型繁多，價值密度底，處理速度快，要求時效性高，大數(shù)據(jù)信息時代的這些特點(diǎn)，讓習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式的人員猝不及防。如何應(yīng)對并實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的跨越式“數(shù)字崛起”，檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生。

水利工程檔案信息化就是運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對水利工程檔案進(jìn)行信息存儲與檢索，充分發(fā)揮光盤技術(shù)、縮微技術(shù)在水利工程檔案管理中的作用，加快水利工程檔案的數(shù)字化處理以及現(xiàn)代化管理步伐，設(shè)計開發(fā)出水利工程檔案信息管理軟件，使水利工程檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)和辦公自動化系統(tǒng)緊密融合在一起，同時充分運(yùn)用水利工程檔案管理系統(tǒng)，大力發(fā)展水利工程檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建成室藏全部水利工程檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，采取有效措施確保軟、硬件安全運(yùn)行，保證水利工程檔案數(shù)據(jù)、上網(wǎng)水利工程檔案信息與水利工程檔案系統(tǒng)的安全與使用。

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，也是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、運(yùn)行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等不同工作的重要依據(jù)。

一、傳統(tǒng)水利工程檔案管理存在的問題

1.檔案資料整理驗(yàn)收不嚴(yán)格、不完整給檔案的查詢帶來不便

檔案管理人員對工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，對所收集上來的資料被動地有多少接多少 ，影響了檔案的齊全完整，紙質(zhì)檔案逐年增多，加重了檔案查詢的難度，影響了檔案的查詢效率，導(dǎo)致檔案信息資源的極度浪費(fèi)。

2.檔案管理存在諸多安全隱患

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對檔案庫房的保存環(huán)境要求很高，高溫、潮濕、灰塵、光照等因素都會導(dǎo)致檔案壽命變短，檔案管理人員由于調(diào)檔、還檔頻繁的進(jìn)出檔案室，也會破壞檔案的管理環(huán)境，不利于檔案的日常保管。

3.檔案管理投入不足，人員素質(zhì)差

實(shí)際工作中對檔案管理工作的資金設(shè)備和人員的投入不足，硬件和軟件滯后。造成了歸檔不齊全，案卷質(zhì)量差、檔案管理基礎(chǔ)工作不規(guī)范，嚴(yán)重影響了檔案工作的管理質(zhì)量。

二、水利工程檔案管理信息化的重要性

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

近年來，水利工程建設(shè)領(lǐng)域的工程招標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度逐步完善、而政府管理職能的轉(zhuǎn)變，行政審批制度的改革、工程建設(shè)的規(guī)范也給檔案管理的內(nèi)容、形式、制度以及各種載體提出新的要求。目前的實(shí)際情況是，與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)文件卻相對滯后，基層水利工程檔案在管理體制、制度化建設(shè)、規(guī)范化管理上也存在著一些不容忽視的問題。信息化是檔案工作發(fā)展的方向，是大勢所趨。如果不進(jìn)行數(shù)字化，就無法實(shí)現(xiàn)社會的信息化系統(tǒng)，無法發(fā)揮作用，數(shù)字化也有利于傳統(tǒng)載體檔案的安全和證據(jù)保全。

三、信息化在水利工程檔案管理中的應(yīng)用

1.水利工程檔案信息化管理的內(nèi)容

（1）加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理的制度建設(shè)

單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，給與必要的支持和保障，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，明確專門的檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的收集、整理及歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責(zé)和責(zé)任。要定期對國家制定的檔案管理制度進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時制定、修改適合本單位的水利檔案管理規(guī)章制度。創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制，使檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化，不斷提高檔案實(shí)體質(zhì)量，避免相近公文重復(fù)立卷組合，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，如：檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等。加大檔案人才的培訓(xùn)力度，充實(shí)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，努力提高重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)，有計劃、有目的的對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使水利檔案管理人員不斷更新知識，掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能，要不斷增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，使其充分認(rèn)識檔案管理的重要性，牢固樹立檔案科學(xué)管理觀念，提高檔案管理人員的檔案安全管理和保密意識，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制。

（2）加強(qiáng)檔案信息化管理的設(shè)施建設(shè)

統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費(fèi)和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計算機(jī)機(jī)房，配備承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲器，安裝檔案管理軟件，為檔案的信息化建設(shè)提供良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案的檢索功能，使其能夠按照項(xiàng)目分類、功能、年度、文號、密級等進(jìn)行靈活檢索。檔案的信息化建設(shè)需要復(fù)印機(jī)、電腦、掃描儀等先進(jìn)的電子設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的電腦檢索。內(nèi)容電子化掃描工作為檔案的數(shù)字化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。加強(qiáng)對電子系統(tǒng)和軟件的學(xué)習(xí)和開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和信息資源的開發(fā)利用，不斷豐富和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

（3）加強(qiáng)電子檔案的安全管理

加強(qiáng)檔案的安全管理，做好檔案的復(fù)制、備份工作。確保檔案不丟失、不遺漏。加強(qiáng)計算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故的發(fā)生。

2.水利工程檔案信息化管理的應(yīng)用

（1）有利于保管實(shí)體檔案

水利工程檔案和普通實(shí)物檔案、會計檔案、文書檔案的區(qū)別記錄是，通常情況下，檔案都是按年度歸檔整理的，單位、科室也都圍繞年度執(zhí)行工作計劃，然而水利工程建設(shè)項(xiàng)目常常要通過勘測、規(guī)劃、可行性研究、初步設(shè)計與施工圖設(shè)計等多個階段。另外，水利工程往往由好多個單項(xiàng)工程組成，建設(shè)投資大、周期長、要求高。所以，在整個工程建設(shè)中形成的檔案種類多，數(shù)量大。

水利工程檔案管理是水利技術(shù)基礎(chǔ)資料，它反映了水利工程建設(shè)的全過程，不僅準(zhǔn)確地記錄了工程建設(shè)情況，而且能為今后施工、運(yùn)行、驗(yàn)收、維修、提供可靠依據(jù)。加強(qiáng)水利工程檔案信息化管理，為其它工程項(xiàng)目提供了理論參考價值，更好地服務(wù)于水利事業(yè)。

在傳統(tǒng)水利檔案管理工作中，為了建立和維護(hù)檔案的存放秩序，防止檔案損壞，不同的載體檔案材料需要按照其特殊保管要求維護(hù)檔案的安全與完整，以延長檔案的使用壽命。由于受存放環(huán)境、查詢、取用等因素的影響，檔案會出現(xiàn)不同程度地受損情況。應(yīng)用計算機(jī)管理檔案就基本解決了這一問題，從而最大限度地延長了實(shí)體檔案的使用壽命，減少由于各種因素導(dǎo)致的檔案磨損。

通過計算機(jī)對水利工程檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化管理與網(wǎng)絡(luò)報送、傳遞，方便多地區(qū)、全方位地運(yùn)用檔案資料，對業(yè)務(wù)咨詢智能化、管理流程數(shù)字化、自動編排與裝訂程序化，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化。

（2）滿足檔案管理信息化的要求

水利工程檔案管理不僅要保管好檔案實(shí)體本身，更重要的是要進(jìn)行檔案的深層次開發(fā)利用，方便用戶在檔案信息服務(wù)中能夠快捷地查詢檔案信息。現(xiàn)代化的技術(shù)手段、創(chuàng)新性的管理方法，將計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等有機(jī)結(jié)合，讓管理系統(tǒng)在現(xiàn)代水利檔案管理中發(fā)揮積極作用。并且通過不斷提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能，保障檔案的信息化管理在水利工程建設(shè)中的引導(dǎo)和推動。

綜上所述，水利檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期，復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅需要軟硬件的投入，還需要大批的專業(yè)檔案管理人員做保障。所以，各單位要積極培養(yǎng)水利檔案信息化建設(shè)與管理的復(fù)合型人才，在信息化建設(shè)項(xiàng)目資金投入方面也應(yīng)與信息化建設(shè)的任務(wù)相匹配，必要的開發(fā)、升級及維護(hù)經(jīng)費(fèi)，也是信息化建設(shè)的一項(xiàng)必要條件。以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有效利用計算機(jī)技術(shù)管理水利工程檔案，將為水利事業(yè)的發(fā)展提供便捷、快速、高效的服務(wù)。endprint