脫掉ERP的神圣外衣

葛雯斐

2月底，柴靜推出的霧霾深度調(diào)查《穹頂之下》，讓整個中國為之嘩然，環(huán)境問題再一次被推到視野最前端。作為一家以環(huán)保能源、有色金屬、化工為主產(chǎn)業(yè)的現(xiàn)代化大型民營企業(yè)集團，杭州錦江集團在業(yè)內(nèi)外備受關(guān)注。

經(jīng)過30多年的產(chǎn)業(yè)擴充，錦江集團的企業(yè)組織架構(gòu)日益龐雜，出現(xiàn)職、權(quán)、利不清，效率不高等問題。業(yè)務(wù)的擴張倒逼企業(yè)走向企業(yè)管理變革的風(fēng)口，而企業(yè)管理變革又催生了企業(yè)信息化變革。ERP 作為一種主要面向制造行業(yè)進行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，在錦江集團應(yīng)用十分廣泛。近日，記者就實施ERP系統(tǒng)時需要注意的問題，如何減少“踩地雷”幾率，對錦江集團流程與IT管理部部長肖閩海進行了采訪。

課前準備，不能光靠荷爾蒙

當記者談到是來聽他講ERP實施過程中發(fā)生的故事時，肖閩海帶著自豪又有些無奈地搖搖頭，笑著說：“這些年來，我參與了很多公司的ERP系統(tǒng)實施，在我看來，這就像每天吃飯、睡覺一樣，沒什么難度，都是按部就班、平淡無奇的，并沒有什么故事可以講。”

回憶起在錦江集團開始實施ERP時的場景，肖閩海說：“ERP項目，是個‘一把手工程，如果老板本身沒有主觀能動性，那就無法開展。打個比方，我去買衣服的時候，如果自己不喜歡，就算店員說得天花亂墜，我也不會買。所以，在我看來靠CIO去說服、鼓動老板，是很難的，必須要老板發(fā)自內(nèi)心地表示‘我就要這種，知道ERP能解決什么問題，達到哪些效果，這樣才能順利進行下去。在錦江集團，我從沒有為了上ERP系統(tǒng)而去說服老板，而是老板自己深刻認識到ERP的重要性，并強力要求我執(zhí)行的?！?/p>

當然，ERP系統(tǒng)也不是“拍拍腦門子”，光靠荷爾蒙，想上就能上的。嚴謹?shù)摹袄砉つ小边@樣解釋：“因為ERP系統(tǒng)涉及到整個生產(chǎn)、銷售、采購流程，除了行政部門，沒有一個部門能置身事外，而且實施時間長、牽扯層面多，需要滲透進企業(yè)管理機制的深層。因此，企業(yè)管理水平的高低對ERP的實施效果有著決定性的影響。在實施ERP前，做好必要的課前準備尤為重要?！?/p>

首先，讓員工，特別是公司中高層管理者接受先進管理理念，理解ERP這個企業(yè)經(jīng)營管理工具的功效與定位，肖閩海解釋道：“其實ERP系統(tǒng)，就像是作戰(zhàn)期間的軍事沙盤模型，它的主要功效是使整個公司透明化，讓你看得清公司的整個布局，就如在戰(zhàn)場上你能看清周圍的所有情況，方便布局整個戰(zhàn)役?！弊寷]有ERP概念的人實施ERP就好比讓不會開車的人坐在駕駛座上。ERP中的先進管理模型和理論，往往讓第一次接觸到它的人，無所適從。在上ERP之前，企業(yè)要事先把一些先進的管理方法導(dǎo)入到企業(yè)實際管理中去，讓員工逐漸認識并認可這種先進的管理思想，才能為接受ERP奠定基礎(chǔ)?？梢試L試對中層管理人員進行培訓(xùn)，讓他們對現(xiàn)在流行的一些現(xiàn)代管理模型有較深的認識，并在此基礎(chǔ)上，結(jié)合公司實際加以運用。

其次，避免操作上的“自由主義”。肖閩海說：“我們上ERP項目，就要把員工當作幼兒園的孩子，教他們一是一、二是二的做事。ERP的功能和流程都是定義好的，按部就班的操作才能帶來精準的數(shù)據(jù)，亂耍小聰明只能把事情搞糟。打個比方，企業(yè)中常常遇到類似的情況，一批貨急等著要出，車已經(jīng)在門口了，就差倉管員打單放行，卻偏偏倉管員臨時外出。為了保證貨物的發(fā)運周期，企業(yè)往往‘特事特辦，先放行再說。然而，反映在ERP系統(tǒng)里，倉庫卻還有這批貨。及時、準確地反應(yīng)企業(yè)的物料資源是ERP的強項，然而這種‘特事特辦，卻往往導(dǎo)致賬庫不符，很難實現(xiàn)物料的精確管理。說、寫、做一致，是ERP基本的要求，把要說的和要做的記錄下來，當作制度執(zhí)行下去，到了實際操作的時候，才能有章可循。在上ERP之前，企業(yè)需要自我審視，員工能夠在多大程度上遵守規(guī)章制度？尤其是中層管理人員，是否能夠嚴格按制度來管理手下的員工？如果做不到這一點，企業(yè)恐怕只能先從基礎(chǔ)管理開始，制止住員工工作中的‘自由主義才好?！?/p>

第三，規(guī)范流程不僅僅是實施的事情。 ERP的流程重組向來是用戶和廠商最頭疼的問題，一般情況下，企業(yè)實施ERP往往在實施過程中才進行流程重組，其實在上ERP之前有目的的進行流程規(guī)范工作，能夠為ERP的順利實施提供更大幫助。在流程不規(guī)范的情況下，貿(mào)然上ERP往往導(dǎo)致兩極化：要么，徹底破壞現(xiàn)有流程，進行革命性的重組，導(dǎo)致ERP實施受到巨大阻力；要么，進行大量的個性化開發(fā)，讓ERP來適應(yīng)企業(yè)的管理模式，往往讓ERP的實施陷入時間和投入的無底洞。”

選型過程，要上對花轎嫁對郎

針對ERP的選型，肖閩海的建議是要選擇高性價比、品牌過硬、本地實施力量強、項目經(jīng)理水平高的品牌，并且要尊重自身企業(yè)的實際情況，“上對花轎嫁對郎”，不能好高騖遠，眼高手低。

管理很規(guī)范、流程很清晰、制度很明確的大型企業(yè)，適合上SAP公司的ERP系統(tǒng)。因為，只有公司內(nèi)部改造完成后，用SAP的ERP才能達到事半功倍的效果。如果沒有達到這個水平而去用SAP，它只能成為公司信息化過程中的“絆腳石”。

中小型企業(yè)，業(yè)務(wù)和管理都不是完全規(guī)范、明確，需要有靈活的應(yīng)急解決方案，這樣的企業(yè)就建議使用國內(nèi)的用友、金蝶等軟件。“因為，在SAP的ERP軟件中，無法臨時改方案。如果需要臨時取消訂單或者臨時插訂單進去馬上生產(chǎn)，在SAP里都是不可能實現(xiàn)的，系統(tǒng)都是卡死的，都要按照流程，從零開始。而在用友、金蝶等國內(nèi)軟件里，臨時加一單進去，系統(tǒng)也能跑起來。在中小型企業(yè)中，這種臨時加單的情況很多，所以SAP并不適用，量體裁衣才是最實在的。”

除了要“上對花轎”選擇適合的品牌，挑選業(yè)務(wù)水平高的項目經(jīng)理“嫁對郎”也很關(guān)鍵。肖閩海說：“項目經(jīng)理，在整個項目的執(zhí)行中起著至關(guān)重要的作用。有些項目經(jīng)理雖然熟悉ERP系統(tǒng)，但是能力薄弱，而且是技術(shù)出身，沒有實際的管理經(jīng)驗，對于生產(chǎn)管理更是一竅不通，有些生產(chǎn)管理常識還需要企業(yè)教他。到最后好不容易ERP項目上馬了，但是，使用效果平平，特別是生產(chǎn)管理方面，更是用的不是很順利?！?

應(yīng)用實施，保障機制是命門

在肖閩海看來，完善的保障機制是ERP應(yīng)用實施的關(guān)鍵所在?！笆紫?，是人員的保障。項目要靠人做，還得是合適的人。除了要有IT團隊與ERP專員的積極推動外，企業(yè)管理者的參與、業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶的選拔與積極參與對項目來說也至關(guān)重要。第二，是時間的保障。項目組成員需要有充分的時間投入項目。第三，是制度的保障。對于項目如何推進、如何進行信息溝通、小組成員的權(quán)利與義務(wù)分配、小組成員如何考核、項目需求如何管理與變更等，都應(yīng)該形成制度正式發(fā)布，并作為項目組的行為準則。第四，是網(wǎng)絡(luò)硬件等環(huán)境資源的保障。需要為ERP軟件提供較好的網(wǎng)絡(luò)硬件資源，保證系統(tǒng)能夠高效平穩(wěn)的運行?！?/p>

肖閩海介紹說，在錦江集團實施了ERP系統(tǒng)后，發(fā)生了很多的改變。

首先，是管理方式的改變。錦江是一個多組織、多地域的綜合型集團公司，以前的很多管理都是通過“人治”的方式：發(fā)布各種規(guī)章制度、到實地去稽查考核等。但是，因為工廠分布遠，很難保證制度的落地執(zhí)行，效率也比較低。有了ERP系統(tǒng)后，很多的管理工作可以交給系統(tǒng)來完成。比如，一些規(guī)章制度可以直接通過系統(tǒng)來落地，由系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)流程的控制等。

其次，是信息溝通模式的變化。以前，很多時候需要通過電話、傳真、各種Excel表單來進行信息的傳遞與溝通，現(xiàn)在有大量的財務(wù)業(yè)務(wù)信息可以直接在ERP系統(tǒng)進行查詢與統(tǒng)計分析，數(shù)據(jù)的實時、準確、有效性得到了很大的提升?？绮块T的信息傳遞也不再像以前那么繁瑣。比如，一筆資金支付從業(yè)務(wù)申請到資金部門處理再到財務(wù)部核算，需要橫跨三個部門，這里面涉及大量的信息交接，以前都是靠人工跑單核對，現(xiàn)在可以直接在系統(tǒng)中實現(xiàn)從業(yè)務(wù)到資金到核算的一體化處理，提高效率的同時也很好地降低資金支付的風(fēng)險。

最后，是業(yè)務(wù)人員工作方式的變化。以前在業(yè)務(wù)執(zhí)行中，存在較多的重復(fù)工作，也有較多的業(yè)務(wù)風(fēng)險。現(xiàn)在，通過ERP系統(tǒng)有了很大的改善。比如，有色行業(yè)的大宗來料進場計算與質(zhì)檢，以前有一些工廠需要手工抄表、手工傳遞數(shù)據(jù)、各種信息交接，現(xiàn)在，推行了一卡通的自動計量與質(zhì)檢系統(tǒng)后，很多數(shù)據(jù)的采集通過ERP與現(xiàn)場地磅等執(zhí)行系統(tǒng)集成了自動取數(shù)，人工只要做審核就可以了。從業(yè)務(wù)到財務(wù)的信息處理也一樣，很多都由系統(tǒng)自動完成，業(yè)務(wù)人員與管理人員可以有更多的時間進行業(yè)務(wù)審查與管理分析決策。

這些改變都給錦江集團帶來了實實在在的管理價值。在肖閩?？磥?，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用實施，很難單純從投入、產(chǎn)出比的角度來考量，但是，ERP系統(tǒng)帶給企業(yè)的管理價值與改變是顯而易見的。錦江集團這些年在廣西、新疆、內(nèi)蒙等地不斷有新工廠投產(chǎn)，ERP系統(tǒng)的推進使得這些遠在千里外的工廠在總部的統(tǒng)一規(guī)范下有序運作，其價值是難以估量的。

未來方向，智能化與“互聯(lián)網(wǎng)+”是樞紐

ERP的前進方向，肖閩海認為肯定會向“工業(yè)4.0”與“互聯(lián)網(wǎng)+”靠攏。

一方面，是因為越來越多的ERP應(yīng)用需要與底層的工控系統(tǒng)、自動化機器人或者設(shè)備進行集成，從而實現(xiàn)現(xiàn)場數(shù)據(jù)的自動采集與分析，這樣的ERP系統(tǒng)才會是一個“活”的系統(tǒng)。

另一個方向，是因為ERP的應(yīng)用會越來越多地往移動互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)進行遷移。隨著手持智能移動設(shè)備的普及，使得隨手辦公成為可能，ERP應(yīng)用需要通過移動化建設(shè)來滿足隨時隨地辦公的要求；另外，企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，將使ERP系統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)化、云化與多系統(tǒng)對接，成為未來主要的趨勢。