綜合辦公室的職能和工作體會(huì)

■董 濤 ■四川公路橋梁建設(shè)集團(tuán)有限公司機(jī)械化施工份公司，四川 成都 610200

路橋公司綜合辦公室是該公司具有綜合性職能的部門，它一方面是該公司綜合辦事的主要組織，另一方面也是與外界相交流的主要屏障。在路橋公司中，綜合辦公室發(fā)揮著巨大作用，既與內(nèi)部組織之間相聯(lián)系，又與外部之間的交流密不可分，它承擔(dān)著組織協(xié)調(diào)、信息溝通、服務(wù)接待等全方位的工作。綜合辦公室工作比較多樣，各種類型都有，我們不容忽視，它的有效管理與合理運(yùn)行對(duì)路橋公司各項(xiàng)工作的順利開展起著一定的促進(jìn)作用。但是根據(jù)政府的相關(guān)要求要將管理職能直接下放到各個(gè)附屬單位中，要將權(quán)利最大限度的放下去，這也必然給綜合辦公室?guī)?lái)了一定的難題，即怎樣能在原有人員配備的基礎(chǔ)上將各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)、保質(zhì)的完成，其中增強(qiáng)工作成效性是最為重要的一個(gè)因素。所以，當(dāng)前我們主要研究的問題是怎樣增強(qiáng)綜合辦公室工作的成效性，這對(duì)提高綜合辦的管理能力以及路橋公司的發(fā)展有著一定的促進(jìn)作用。

1 綜合辦公室的職能及其特點(diǎn)

綜合辦公室是一所單位的綜合性辦事部門，它主要的任務(wù)是行使辦事、協(xié)調(diào)、服務(wù)等工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供便捷的服務(wù)。綜合辦公室的主要特點(diǎn)表現(xiàn)如下:(1)職責(zé)定位上的輔助性。從綜合辦公室的名稱中我們就看出了其具有一定的輔助作用。辦公室人員換句話說也就是秘書。而現(xiàn)代秘書學(xué)的相關(guān)理論中說道，在整個(gè)決策系統(tǒng)中，秘書這一機(jī)構(gòu)也就是擔(dān)任決策層中的輔助作用，秘書主要為決策層管理提供一定的幫助服務(wù)，而路橋綜合辦公室的人員也就是為單位提供一些參謀、辦事等服務(wù)工作，以促進(jìn)其他工作的順利開展。這也要求辦公室人員要密切配合其他部門工作，做好輔助工作，共同搞好整個(gè)單位的工作［1］。(2)機(jī)構(gòu)設(shè)置上的從屬性。從機(jī)構(gòu)設(shè)置方面來(lái)看，辦公室是專門為一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的，這也說明了其必須從屬于特定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。目前，還沒有設(shè)立從屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以外的辦公室。從這種從屬性中，我們也能看出辦公室系統(tǒng)是一個(gè)從上到下的獨(dú)立垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，而且只能構(gòu)建從上到下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。但是所從屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間可以存在領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系，所以，綜合辦公室系統(tǒng)之間的工作聯(lián)系又非常的寬泛，而且指導(dǎo)能力較為突出。舉個(gè)例子，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出指示，下屬則根據(jù)指示完成相關(guān)任務(wù)。(3)工作內(nèi)容上的全面性。綜合辦公室是同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜介性辦事機(jī)構(gòu)。這里所講的綜介性有兩層含義:其一是事務(wù)運(yùn)行綜介，像資料綜介、信息綜介等。其二是工作職責(zé)綜介，其中又包含有政務(wù)性工作像文稿撰寫、調(diào)查研究等，以及業(yè)務(wù)性工作像文書、檔案、資料等工作。所以，辦公室工作的內(nèi)容非常全面，既要處理好政務(wù)上的相關(guān)事宜，又要做好一定的服務(wù)工作。(4)地位作用之間的樞紐性。樞紐也就是事物之間的關(guān)聯(lián)性。綜合辦公室雖然從屬于各自的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，但是其服務(wù)的對(duì)象卻很廣泛，不僅有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，而且還包含有上級(jí)黨委、職能部門以及群眾等。雖然沒有形成垂直的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，但要發(fā)揮上情下達(dá)，下情上達(dá)，政令暢通的“中樞神經(jīng)”作用。

2 綜合辦公室的幾點(diǎn)工作體會(huì)

2.1 強(qiáng)化制度建設(shè)

一套行之有效的制度是規(guī)范辦公室行為的主要依據(jù)與準(zhǔn)則，也是增強(qiáng)工作成效的基本出發(fā)點(diǎn)。如果缺少完善的制度與一定的工作程序，那么辦公室工作也會(huì)出現(xiàn)一盤散沙，開展相關(guān)工作也不能順利實(shí)施。所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有構(gòu)建完善的制度與規(guī)范的工作程序，才能有效的提高辦公室的工作效率，使辦公室工作更具常態(tài)化與科學(xué)化，保障辦公室工作健康、協(xié)調(diào)的開展。此外，我們還要不斷改革與創(chuàng)新，通過在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并不斷學(xué)習(xí)別人的好做法等，適當(dāng)改善單位的各項(xiàng)制度與工作方式，使制度更加滿足路橋公司綜合辦公室發(fā)展所需。

2.2 創(chuàng)新工作理念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)

綜合辦公室的工作較為復(fù)雜，且類型繁多，每項(xiàng)工作的順利開展都要縱觀全局去綜合權(quán)衡，繼而開展各項(xiàng)工作，因此我們可從以下幾步著手:第一，相關(guān)管理人員要理清思路，對(duì)各種不同的事項(xiàng)要分清主次，抓工作中的重點(diǎn)，做好統(tǒng)籌安排，合理有效的安排與部署，才能使辦公室工作有條不紊的進(jìn)行下去。此外，作為管理人員，還要不斷思考，在工作中要勤于思考，善于總結(jié)，摸索規(guī)律，避免埋頭苦干，就事論事。第二，作為辦公室管理人員一定要有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任意識(shí)，在工作中要勤奮進(jìn)取，切不可流于表面形式。特別是在工作任務(wù)量大，工作強(qiáng)度高的情況下，更要保持冷靜的頭腦，認(rèn)真思索，將任務(wù)進(jìn)行各個(gè)落實(shí)。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)要做到講真話，將工作中存在的問題與實(shí)績(jī)都要向領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)反映，不能有所隱瞞。值得注意的一點(diǎn)是，辦公室管理人員在處理相關(guān)事務(wù)時(shí)，切不可感情用事，只憑自己的主觀臆斷去辦事，應(yīng)當(dāng)以事業(yè)為重，做到對(duì)待上級(jí)與下級(jí)要有一樣的態(tài)度。多為職工辦實(shí)事，拒絕說一些難聽、侮辱的話來(lái)傷害職工。更不能利用自己的權(quán)利去徇私枉法，要做人們滿意的好公仆。第三，綜合辦公室要有一定的規(guī)章制度與管理方案，這也是做好辦公室工作的有利保障。而且綜合辦公室工作中一定要清楚每個(gè)崗位的具體職責(zé)、工作任務(wù)等，使辦公室工作走入制度化、科學(xué)化的管理道路中，全面增強(qiáng)辦公室的整體成效。

2.3 注重自身建設(shè)與加強(qiáng)自我修養(yǎng)

為了做好辦公室主任工作，應(yīng)從以下幾點(diǎn)加以重視:(1)要善于學(xué)習(xí)，樹立終生學(xué)習(xí)的目標(biāo)，將學(xué)習(xí)作為每天生活的必需品，不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)素養(yǎng)，提高自己的業(yè)務(wù)能力，在工作中學(xué)習(xí)管理的方法，在學(xué)習(xí)中掌握工作的技巧。在學(xué)習(xí)中也要養(yǎng)成持之以恒的良好品質(zhì)，不要因?yàn)楣ぷ髅Χ雎詫W(xué)習(xí)。(2)作為辦公室主任，要善于理解同事，寬容待人，與同事和睦相處。當(dāng)與同事出現(xiàn)分歧時(shí)，要多思考，共商量，切不可急躁，齊心協(xié)力去解決遇到的各種難題。(3)要敬業(yè)，辦公室內(nèi)的每個(gè)人都是一個(gè)重要的個(gè)體，不容忽視，所謂牽一發(fā)而動(dòng)全身，每個(gè)人都要努力上進(jìn)，在自己的工作崗位上盡全責(zé)、出全力，時(shí)刻用嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范自己的行為。(4)要以身作則，作為辦公室工作人員一定不能貪圖蠅頭小利，而將單位的利益置之度外，在做任何事中都要慎重考慮，精打細(xì)算，凡事都要崇尚節(jié)儉，拒絕不必要的浪費(fèi)。(5)要時(shí)刻牢記自己的使命，服務(wù)基層，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)部門，正確看待工作中的快樂與痛苦、收獲與失去、名聲與利益，在工作中要嚴(yán)于律己、樂于奉獻(xiàn)，與同事和睦相處，做事積極認(rèn)真，這樣才能將辦公室工作做得井井有條。

2.4 重視綜合辦公室與其他部門之間的合作關(guān)系

根據(jù)綜合辦的綜合協(xié)調(diào)與督查督辦的職能中，我們發(fā)現(xiàn)注重綜合辦公室與其他部門之間的合作關(guān)系至關(guān)重要。(1)綜合辦應(yīng)該積極主動(dòng)的開展對(duì)外聯(lián)絡(luò)，為路橋公司創(chuàng)造和諧的外部環(huán)境。對(duì)外協(xié)調(diào)有兩層含義:一是縱向協(xié)調(diào)，它主要指的是單位與上級(jí)主管機(jī)關(guān)的溝通與聯(lián)系，要充分了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作目的與要求，更好的將其落實(shí)到位。二是橫向協(xié)調(diào)，它則指的是綜合辦與其他附屬單位之間的溝通與交流，從而獲得多方面的支持與幫助。(2)加強(qiáng)內(nèi)部不同部門之間的協(xié)調(diào)與交流工作。在路橋公司，各部門之間的職能是相對(duì)獨(dú)立的，但是綜合辦例外，在綜合辦由于有些具體的事務(wù)不僅僅局限于綜合辦，而是要通過多個(gè)部門的合作才能完成，所以，綜合辦要不斷完善內(nèi)部的各種溝通渠道，加強(qiáng)內(nèi)部門之間的交流與合作關(guān)系，最大限度的調(diào)動(dòng)各方面的工作積極性，讓每個(gè)階段的工作都能有序、順利、持久的發(fā)展下去。全面提高路橋公司整體的凝聚力。

3 結(jié)束語(yǔ)

在評(píng)價(jià)一個(gè)單位綜合管理水平的指標(biāo)之一是其辦公效率的高低以及質(zhì)量的優(yōu)劣。隨著“放權(quán)強(qiáng)化”政策的進(jìn)一步實(shí)施予改進(jìn)，也給綜合辦公室管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)與難題，因此，我們需要不斷強(qiáng)化制度建設(shè)、樹立主人翁意識(shí)，全面提高人員的綜合素質(zhì)，重視綜合辦公室與各部門之間的合作關(guān)系，在實(shí)踐中勇于創(chuàng)新，大膽實(shí)踐，最大效率的發(fā)揮綜合辦公室的工作效能，強(qiáng)化管理服務(wù)水平，使其更有效的促進(jìn)路橋公司的全面、健康發(fā)展。

［1］胡曉.淺論提高高校辦公室工作效率［J］.考試周刊，2011(12):191－192.

［2］張建強(qiáng).如何做好項(xiàng)目部綜合辦公室工作［J］.企業(yè)論壇，2014(04):780－781.