城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理措施

■曾云云 ■云南省保山市隆陽(yáng)區(qū)住建局城建檔案館，云南 保山 678000

在這城市快速發(fā)展的時(shí)期，要想讓城市建設(shè)的質(zhì)量更加有保障就離不開(kāi)城市建設(shè)項(xiàng)目檔案館，但是現(xiàn)階段保山市隆陽(yáng)區(qū)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作卻沒(méi)有跟上城市發(fā)展的速度，這也就造成了城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，沒(méi)有起到加快城市發(fā)展的效果。所以，在本文中筆者將主要圍繞城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作展開(kāi)敘述，以求能夠給保山市隆陽(yáng)區(qū)城市建設(shè)檔案工作指出一個(gè)具有指導(dǎo)意義的方向。

1 加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性

1．1 加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有助于社會(huì)發(fā)展

城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作作為城市建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)有力補(bǔ)充，在很大程度上就可以幫助城市建設(shè)的管理者和規(guī)劃者理清城市建設(shè)的思路，幫助城市建設(shè)更好更快的發(fā)展，因此在現(xiàn)階段加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作十分有助于社會(huì)的發(fā)展。不僅如此，加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理還有助于在工程項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題之后查找問(wèn)題的第一負(fù)責(zé)人，進(jìn)而確保了工程建設(shè)不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)責(zé)不到位的現(xiàn)象。

1．2 加強(qiáng)城市項(xiàng)目建設(shè)檔案管理有助于提高工程質(zhì)量

加強(qiáng)城市項(xiàng)目建設(shè)檔案管理還有助于提高工程的質(zhì)量。保山市隆陽(yáng)區(qū)為了加快城市化進(jìn)程，近幾年新開(kāi)工建設(shè)了許多城市建設(shè)工程項(xiàng)目，從而或多或少的存在工程檔案管理不到位、工程質(zhì)量方面也存在一定的問(wèn)題，長(zhǎng)此以往下去極為容易導(dǎo)致事故的發(fā)生，進(jìn)而影響到整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定。而城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作憑借著對(duì)于工程項(xiàng)目的真實(shí)記錄和規(guī)范整理，可以在很大程度上杜絕這一問(wèn)題的出現(xiàn)，細(xì)致的工程施工記錄可以在日后為工程問(wèn)題的查找負(fù)責(zé)人提供第一手的資料，這樣一來(lái)就在很大程度上提高了工程施工的質(zhì)量，扼殺了施工人員的僥幸心理。

2 現(xiàn)階段城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的狀況

2．1 城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系不夠健全

近年來(lái)，隨著保山市隆陽(yáng)區(qū)的快速發(fā)展，城市建設(shè)的腳步也在不斷加快當(dāng)中，但是快速拓展的城市范圍卻沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理來(lái)進(jìn)行約束，這也就給保山市隆陽(yáng)區(qū)的城市發(fā)展留下了隱患。而且，城市建設(shè)的很多工程項(xiàng)目存在著建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多、投資回報(bào)慢等特點(diǎn)，導(dǎo)致工程的相關(guān)負(fù)責(zé)人存在著趕工期、趕進(jìn)度的施工現(xiàn)象。由于這種現(xiàn)象的存在，城市建設(shè)項(xiàng)目檔案的相關(guān)管理工作也就沒(méi)有得到重視，本應(yīng)與城市建設(shè)同步發(fā)展的城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系的發(fā)展也就遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于城市建設(shè)的發(fā)展速度了。

2．2 重視城市項(xiàng)目的工程進(jìn)度，忽視了相對(duì)應(yīng)的工程檔案的收集

過(guò)多的重視城市項(xiàng)目的工程進(jìn)度，忽視相對(duì)應(yīng)的工程檔案的收集則是現(xiàn)階段城市建設(shè)檔案管理工作另一個(gè)十分突出的問(wèn)題。這一問(wèn)題主要的影響因素有以下幾個(gè)方面。首先是城市工程建設(shè)的管理者過(guò)分的追求城市建設(shè)的速度，認(rèn)為相對(duì)應(yīng)的工程檔案的收集工作并沒(méi)有太大的意義，從而導(dǎo)致了相對(duì)應(yīng)工程檔案收集工作的不完善。其次，現(xiàn)階段的城市工程建設(shè)的檔案收集工作缺乏明確的制度支持，相關(guān)的工作人員在進(jìn)行城市建設(shè)工程檔案收集工作的時(shí)候沒(méi)有一定的行為準(zhǔn)則，這樣一來(lái)就極為容易造成工程檔案信息收集的遺漏［1］。

2．3 相關(guān)城市建設(shè)項(xiàng)目責(zé)任人缺乏檔案管理意識(shí)

城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作要想真正落實(shí)到實(shí)處，那么就離不開(kāi)相關(guān)城市建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的配合，但是保山市隆陽(yáng)區(qū)的相關(guān)工程負(fù)責(zé)人卻并沒(méi)有這方面的意識(shí)，這也就使得相關(guān)檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中存在著許多的問(wèn)題。例如，部分收集到的城市建設(shè)項(xiàng)目信息存在著虛假、不真實(shí)的現(xiàn)象，導(dǎo)致了城市建設(shè)項(xiàng)目后期所能發(fā)揮的作用十分有限。不僅如此，城市建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檔案管理意識(shí)的缺乏，使得很多工程現(xiàn)場(chǎng)并沒(méi)有配備專業(yè)的項(xiàng)目檔案信息管理人員，而這在一定程度上是與城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求是違背的。所以，要想提升我市現(xiàn)階段城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作效率，就應(yīng)該從提升相關(guān)工程負(fù)責(zé)人檔案管理意識(shí)來(lái)入手。

2．4 缺乏一支專業(yè)的城市建設(shè)檔案管理隊(duì)伍

保山市隆陽(yáng)區(qū)城建檔案館的人員編制較少，而在實(shí)際工作中能夠?qū)Ｂ殢氖鲁墙n案工作的人員就更少，這就使得很多業(yè)務(wù)工作進(jìn)度跟不上，甚至有些工程在簽訂了《報(bào)送建設(shè)工程檔案責(zé)任書(shū)》后就再也沒(méi)有業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，從而影響到了城市建設(shè)檔案信息的收集工作。

3 現(xiàn)階段城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的改進(jìn)措施

3．1 編制完善城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度

要想改進(jìn)現(xiàn)階段保山市隆陽(yáng)區(qū)的城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，那么從完善制度入手無(wú)疑是其中一項(xiàng)十分行之有效的措施。首先，要加強(qiáng)對(duì)于城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的組織和規(guī)劃，并要能夠做到針對(duì)不同的項(xiàng)目選擇合適的檔案管理人員，力爭(zhēng)做到專業(yè)對(duì)口、業(yè)務(wù)對(duì)口，盡最大程度上提升相關(guān)檔案管理工作的效率。其次則是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的理論學(xué)習(xí)，在結(jié)合保山市隆陽(yáng)區(qū)實(shí)際城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的情況下，制定一套完善的城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度來(lái)維護(hù)相關(guān)的工作。

3．2 加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案同步工作

加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案同步工作則是未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)檔案館所要著重工作的內(nèi)容，而要想加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案同步工作則可以從以下幾個(gè)方面入手解決。首先應(yīng)該制定一個(gè)較為條理的工作標(biāo)準(zhǔn)，讓相關(guān)的檔案工作人員能夠在檔案收集的工作中有一個(gè)可以依賴的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范化整個(gè)檔案收集的流程［2］。其次，城市建設(shè)工程項(xiàng)目的各參建單位檔案人員要做好工程文件的平時(shí)積累、收集和管理工作，在工程驗(yàn)收前將工程檔案向城建檔案館報(bào)送申驗(yàn)，使其在工程竣工驗(yàn)收后能夠快速、順利的完成工程檔案立卷歸檔及移交工作。只有這樣，才能夠真正意義上加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案同步工作，進(jìn)而提升檔案館的工作效率。

3．3 提升相關(guān)城市建設(shè)項(xiàng)目責(zé)任人的檔案管理意識(shí)

除了以上幾點(diǎn)之外，提升相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案管理意識(shí)也是一個(gè)十分重要的方面，而要想提升建設(shè)項(xiàng)目責(zé)任人的檔案管理意識(shí)應(yīng)該從以下幾個(gè)途經(jīng)入手。首先是是可以在全市范圍內(nèi)組織主要的建筑工程責(zé)任人進(jìn)行培訓(xùn)，使其意識(shí)到城市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性。其次，則是應(yīng)該加大對(duì)于城市檔案信息管理重要性的宣傳，從工程建筑職業(yè)的入職教育就開(kāi)始展開(kāi)，從根基上打牢城市建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案管理意識(shí)。

3．4 組建一支專門(mén)從事城市建設(shè)檔案管理工作的人員隊(duì)伍

首先，應(yīng)該從增加檔案館人員的編制上入手，使得相關(guān)的城市建設(shè)信息能夠被及時(shí)、專業(yè)的處理。其次，則應(yīng)該從城市建設(shè)信息的收集上入手。隨著現(xiàn)階段城市工程建設(shè)上馬項(xiàng)目的增多，城市建設(shè)檔案信息收集的工作量也在呈現(xiàn)不斷增長(zhǎng)的狀態(tài)當(dāng)中，而且城市工程建設(shè)項(xiàng)目增長(zhǎng)的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了相關(guān)工作人員數(shù)量的增長(zhǎng)速度。因此，要想解決這個(gè)矛盾就要從其他方面入手，例如建設(shè)單位要在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的收集、管理及移交作明確要求，各參建單位要把檔案工作管理職責(zé)責(zé)任到人，從根本上解決較為突出的問(wèn)題。單純的增加相關(guān)工作人員的數(shù)量并不能夠解決問(wèn)題，只有從實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，組建一支專門(mén)從事城市建設(shè)檔案管理工作的人員隊(duì)伍，只有從解決問(wèn)題出發(fā)，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的改善才能夠真正意義上完成城市建設(shè)工程檔案收集和整理的工作。

4 結(jié)語(yǔ)

城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案是城市建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的圖像一致、原始的具有保存價(jià)值的實(shí)際記錄。然而，做好城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作不是幾個(gè)人就可以輕松完成的，而是需要每個(gè)責(zé)任主體和相關(guān)人員的重視和努力。我們要制定相應(yīng)的具體措施，基于相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)城市建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，從而使它進(jìn)入良性循環(huán)的軌道。

［1］康素梅．加快高速公路檔案的信息化建設(shè)［J］．檔案天地，2011(09)．

［2］李衛(wèi)蓮．信息技術(shù)背景下檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策［J］．知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2011(16)．

［3］邸玉．淺談檔案信息安全的有效管理機(jī)制［J］．民營(yíng)科技，2011(08)．

［4］魏曉紅，黃利芒．廣深沿江高速公路深圳段竣工檔案信息化管理［J］．公路與汽運(yùn)，2011(04)．