水利工程檔案整理與保管方法淺析

李海峰

（山西省水利廳檔案室，山西 太原 030002）

1 水利工程檔案分類

水利工程檔案主要來源于水利工程建設(shè)從設(shè)計(jì)開始到竣工驗(yàn)收的全過程，要想做好水利檔案整理工作，首先要將水利工程所產(chǎn)生的文件材料搜集齊全、完整。根據(jù)檔案法規(guī)檔案要集中統(tǒng)一管理的要求，結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，按工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生文件材料的性質(zhì)、工程建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)、類別和工程建設(shè)項(xiàng)目的全部檔案內(nèi)容來確定。主要包括工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等在建設(shè)過程中以及建成后運(yùn)行管理方面所產(chǎn)生的文件材料。每個(gè)水利工程檔案的分類也可根據(jù)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容（大?。﹣韰^(qū)分，如水利樞紐工程、引水工程、水庫(kù)工程、除險(xiǎn)加固工程、輸水工程等，結(jié)合工程在建設(shè)全過程中可能產(chǎn)生的文件材料的具體情況而定，同時(shí)應(yīng)注意考慮保持文件之間所反映的對(duì)象在結(jié)構(gòu)上的隸屬關(guān)系或程序上的銜接關(guān)系，以確保所有文件材料都能歸入到相應(yīng)的類別中。

2 水利工程檔案整理組卷

2.1 案卷整理原則與方法

在檔案整理過程中，案卷必須是具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料和完整、成套的文件材料方可組成一個(gè)案卷，整理出來的案卷要能夠反映出歷史本來面目，同時(shí)還要考慮便于保管和利用。

組卷時(shí)要按照單位工程或階段、專業(yè)進(jìn)行組卷，針對(duì)項(xiàng)目的管理性科技文件材料歸入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷；與科研項(xiàng)目、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件材料應(yīng)歸入相關(guān)的類別中進(jìn)行組卷?？⒐D可按照單位工程或不同專業(yè)單獨(dú)組卷；成冊(cè)、成套的科技文件保持其原有形態(tài)，不必重新組卷。

案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，無論怎樣組卷，必須將有關(guān)聯(lián)的文件材料相對(duì)集中地保存到一起，并且要排列有序。底圖是以張或套為保管單位進(jìn)行整理；建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)過程中所形成的科技文件要插放到原案卷中，也可單獨(dú)組卷排列到原案卷后，并在原案卷的備考表中說明情況。產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后的評(píng)估、改建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。

2.2 工程檔案案卷內(nèi)文件材料排列

管理性文件材料應(yīng)結(jié)合實(shí)際（階段）或重要程度排列。同一份文件材料的排列順序?yàn)檎脑谇?，附件在后；印件在前，定稿（簽發(fā)稿）在后；辦理有關(guān)文件的依據(jù)性材料應(yīng)放在該文件的定稿后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；會(huì)議文件可按時(shí)間順序或文件重要程度排序。

科技文件材料一般應(yīng)按其文件材料的發(fā)文時(shí)間順序、系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件一般是文字材料在前，圖樣在后。

科研課題按準(zhǔn)備階段、制定方案、調(diào)查試驗(yàn)階段、研究鑒定階段、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)以及推廣應(yīng)用階段的次序排列。

設(shè)備儀器類應(yīng)按照依據(jù)性材料、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修等次序排列。

建設(shè)項(xiàng)目類按照項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)性文件材料、基礎(chǔ)性文件材料、工程設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程驗(yàn)收及工程后評(píng)估等次序排列。

竣工圖類一般按專業(yè)、圖號(hào)排列。

2.3 案卷編目

案卷的編目是通過一定形式、按照一定要求，確定每個(gè)案卷的位置，保持案卷之間聯(lián)系的一個(gè)過程。案卷經(jīng)過分類進(jìn)行排列后，要編寫頁(yè)號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄、備考表和編制案卷封面。

卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)每份文件應(yīng)用鉛筆在文件正面右下角，反面左下角編寫頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)碼。

卷內(nèi)目錄填寫：卷內(nèi)目錄應(yīng)排在卷內(nèi)文件前面，卷內(nèi)目錄內(nèi)的序號(hào)按卷內(nèi)文件排列的順序號(hào)依次標(biāo)注填寫；文件編號(hào)是填寫文件的文號(hào)或圖號(hào)和代號(hào)；責(zé)任者填寫文件材料形成的單位名稱或第一作者；文件題名填寫文件標(biāo)題全稱。如果文件沒有題名，要根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名；日期是填寫文件所形成的時(shí)間；頁(yè)數(shù)填寫每份文件總頁(yè)數(shù)；備注是填寫本案卷需要說明情況時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況填寫。

卷內(nèi)備考表填寫：備考表應(yīng)放在每卷的最后，表內(nèi)的互見號(hào)是填寫和文件內(nèi)容一致載體不同的檔案的檔號(hào)，說明此文件的照片或其他載體類型；表內(nèi)說明是填寫卷內(nèi)文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題；立卷人是組卷人簽字；日期是填寫完成立卷時(shí)的時(shí)間；檢查人是指審核案卷人簽字。

2.4 案卷封面編制

案卷的封面是以一定格式介紹卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容與成份的，由檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)組成。檔號(hào)由全宗號(hào)、分類方案內(nèi)分類號(hào)、案卷流水號(hào)組成。擬寫案卷題名時(shí)案卷題名要簡(jiǎn)明扼要，并要準(zhǔn)確反映卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，案卷題名由責(zé)任者、內(nèi)容和文件名稱（文種）構(gòu)成。案卷題名一般不超過50個(gè)字。立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位。起止日期是填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間——年（填寫4位數(shù)，月日不足2位補(bǔ)零，如20140508）。保管期限填寫組卷時(shí)依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限（永久、長(zhǎng)期）。密級(jí)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

2.5 案卷裝訂方法

將文件組成卷，編寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，填寫案卷封面后即可進(jìn)行案卷裝訂，裝訂前要除去文件的金屬物和編寫頁(yè)碼。在案卷左側(cè)裝訂線處打3個(gè)孔，用線繩穿釘，案卷厚度2cm。

2.6 裝盒要求

水利案卷要嚴(yán)格按照案卷號(hào)的先后順序裝盒，要與案卷目錄中相應(yīng)的條目一致，保證檢索到案卷號(hào)能對(duì)應(yīng)地找到案卷實(shí)體；檔案盒外表規(guī)格為310mm×220mm，脊背厚度為 20mm，30mm，40mm；也可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)定。檔案盒的材料應(yīng)采用無酸牛皮紙。

2.7 檔案排列次序與方法

水利檔案在柜架內(nèi)的排列次序應(yīng)先左后右，先上后下，對(duì)一個(gè)檔案柜架來說，起始卷號(hào)在柜架的左上角，終止卷號(hào)在柜架的右下角，一個(gè)面的檔案排滿后轉(zhuǎn)到背后的柜架。檔案排放時(shí)不得過于擁擠，以免給提取或存放檔案帶來困難。

3 水利工程檔案保管管理

水利檔案的保管工作是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，保證檔案完整與安全。檔案應(yīng)按專業(yè)或工程項(xiàng)目等分類進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排放系統(tǒng)化、保管科學(xué)化。

檔案庫(kù)房是存放檔案的專用房間，要堅(jiān)固耐用，能夠抗震、保溫、隔熱；庫(kù)房照明以普通白熾燈為宜，檔案庫(kù)房要安裝防盜門，窗戶要安裝防護(hù)欄，庫(kù)房要做到“八防”，庫(kù)房?jī)?nèi)要配備防火器、溫濕度表、吸塵器、防蟲藥、干或潮時(shí)應(yīng)配備除濕機(jī)或加濕器，有窗戶的要掛防光窗簾，并裝置防盜報(bào)警器系統(tǒng)。

此外，要進(jìn)一步加強(qiáng)建立健全水利檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善規(guī)范借閱手續(xù)，切實(shí)保證水利檔案的完整與安全。

4 檔案信息化管理

隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及，人們對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的要求日趨增加。檔案信息化管理正逐步改變傳統(tǒng)的工作方法手段和管理模式。建立信息化管理系統(tǒng)后，檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，查找出相應(yīng)的文件和相關(guān)內(nèi)容的文件。文件處理完畢后可隨時(shí)歸檔或定期歸檔，避免在歸檔過程中有文件遺漏的情況發(fā)生，既保證了文檔的完整性和效率性，又降低了紙質(zhì)檔案在保存時(shí)不必要的損壞。此外，電子檔案可通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔，有效保護(hù)檔案的涉密程度，同時(shí)對(duì)檔案實(shí)物起到了保護(hù)和物力隔離。為適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，應(yīng)做好水利檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。