基層水利檔案管理工作現(xiàn)狀及對策

鄭建民

（臨汾市水利局，山西 臨汾 041000）

近年來，人們對基層水利檔案管理重視程度不斷加強(qiáng)，基層水利檔案管理事業(yè)得到了長足發(fā)展。檔案作為不可再生資源，在服務(wù)基層水利建設(shè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了巨大作用。

1 基層單位水利檔案收集管理基本情況

臨汾市水利局檔案室建于20世紀(jì)50年代初期，所存檔案以水利工程設(shè)計、工程概預(yù)算等科技資料為主。多年來，臨汾市水利局按照檔案管理的要求，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備具有專業(yè)職稱的檔案管理人員，對現(xiàn)存各類資料進(jìn)行了較大規(guī)模的檢查、整理、立卷、歸檔，檔案管理工作出現(xiàn)了新面貌。

1.1 檔案管理體系逐步完善

明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，配備了專職檔案員。各科室、直屬單位配備兼職檔案員。檔案管理人員全部具有大中專以上文化程度。專職檔案員多次參加了省市舉辦的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，并取得中級館員資格。形成了局領(lǐng)導(dǎo)分管、局辦公室統(tǒng)管、各科室兼管配合的檔案管理體系。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到加強(qiáng)

在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理的同時，加大資金投入力度，建立了專門的檔案室，安裝了直列式密集架；配備了防盜、防熱、防潮濕、防蟲、防鼠藥品等器材設(shè)備。配齊了檔案管理專門軟件、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備，使檔案管理硬件建設(shè)達(dá)到了較高水平。

1.3 檔案規(guī)范管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)

臨汾市水利局先后出臺了《文件檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《統(tǒng)計檔案管理辦法》等，進(jìn)一步明確了文件材料歸檔范圍和各類檔案的保管期限，建立健全了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。同時，對檔案檢索工具進(jìn)行了補(bǔ)充完善，購置安裝了檔案管理檢索軟件系統(tǒng)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理，檔案管理工作規(guī)范化、制度化水平進(jìn)一步提高。

1.4 規(guī)范檔案收集和管理工作

將檔案收集任務(wù)分解落實(shí)到各有關(guān)業(yè)務(wù)科室，堅持做好每項(xiàng)檔案資料催繳工作。各單位將收集到的檔案統(tǒng)一到局檔案室，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，使檔案收集管理達(dá)到五個統(tǒng)一：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類編號和集中統(tǒng)一保管。

1.5 充分發(fā)揮水利檔案的利用價值

檔案利用是檔案管理的重要組成部分，臨汾市水利局檔案利用內(nèi)容主要是工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計、實(shí)施、驗(yàn)收、上報統(tǒng)計年報、報表、上級部門檢查、水資源評估等。為搞好檔案的開發(fā)利用，為查閱者提供便利條件，檔案室制定了檔案利用制度，完善了檔案借閱、查閱制度，并利用所藏檔案資料，編寫了水利大事記、組織沿革、年鑒、文件匯編等，為檔案開發(fā)利用提供了系統(tǒng)的寶貴資料。

2 基層水利檔案收集管理存在問題

2.1 個別基層單位對檔案收集管理工作認(rèn)識不夠

基層水利單位作為政府的一個主要業(yè)務(wù)部門，很多和老百姓息息相關(guān)的工程項(xiàng)目都需要其具體組織實(shí)施，業(yè)務(wù)工作繁重。因此，與主要業(yè)務(wù)工作相比，個別單位忽視了檔案工作，對檔案管理工作重視不夠，在檔案管理過程中，雖然制定了相關(guān)的管理制度，但大多流于形式，從而導(dǎo)致了工作的被動性和盲目性。

2.2 基層單位檔案管理資金不足

基層單位要搞好水利檔案的收集和管理工作，離不開資金的支持，離不開較好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，只有長期持續(xù)充足的資金投入，才能保障水利檔案的收集、管理和有效維護(hù)。但目前檔案管理資金主要來自財政投入，沒有專項(xiàng)資金，檔案收集管理資金不足，從而導(dǎo)致一些單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，個別單位不能配備檔案收集管理必要的設(shè)備工具，檔案收集管理工作明顯受到限制。

2.3 缺少專業(yè)的檔案管理人才

基層水利單位從事檔案工作的大都不是檔案管理專業(yè)的人員，對檔案管理知識缺少，甚至認(rèn)為檔案管理就是收集資料，檔案管理人員隊伍素質(zhì)普遍較低，熟悉檔案管理工作和水利業(yè)務(wù)知識，又有較高文化素質(zhì)的人員尤為缺乏。同時基層水利單位作為業(yè)務(wù)部門，大都認(rèn)為檔案工作屬于輔助工作，相對業(yè)務(wù)科室，受關(guān)注程度較低，難以調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性和主動性。

2.4 檔案存管不夠嚴(yán)謹(jǐn)

基層檔案管理工作人員受到檔案存管系統(tǒng)知識及配套設(shè)施的局限性，造成了檔案存管的不嚴(yán)謹(jǐn)。主要體現(xiàn)在以下幾方面：檔案存管室與辦公室重疊，檔案材料極易丟失；檔案材料提交不及時或內(nèi)容、形式的錯誤，造成大量有效材料和無效材料的疊加；檔案存管的形式非常原始，不成系統(tǒng)。

2.5 檔案開發(fā)利用工作有待進(jìn)一步提升

市水利局檔案分類較為完善，存檔數(shù)量較多，而且一些重點(diǎn)工程，如引沁入汾工程、水庫除險加固工程、農(nóng)村飲水安全工程、河道治理工程、生態(tài)環(huán)境水土保持等重點(diǎn)水利工程，檔案收集較為完整，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、提高工作效率打下了良好基礎(chǔ)。但由于宣傳不到位，開發(fā)利用意識不強(qiáng)、措施不多，目前檔案資料還沒有真正發(fā)揮出其應(yīng)有作用。

3 幾點(diǎn)建議

要做好基層水利檔案管理工作，切實(shí)解決存在的問題，根本上要認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，努力改善檔案管理狀況，不斷提升檔案服務(wù)功能。

3.1 提高認(rèn)識，為檔案管理工作創(chuàng)造良好環(huán)境

做好基層水利檔案收集管理工作，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，離不開全體工作人員檔案管理意識的提高，離不開單位各科室之間的相互協(xié)調(diào)配合。各單位要認(rèn)真落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案工作責(zé)任制，成立單位一把手擔(dān)任組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，各單位都要有專職檔案管理員，每個科室都要有兼職檔案管理員，各科室檔案管理員要定期和單位檔案管理員進(jìn)行工作對接，確保單位檔案管理工作整體上健康協(xié)調(diào)、有序推進(jìn)。

3.2 加大投入，為檔案管理工作正常開展提供保障

基層水利單位的檔案主要是工程檔案，建議在安排工程項(xiàng)目投資時，考慮檔案收集管理的資金費(fèi)用，將這部分資金列入工程項(xiàng)目資金預(yù)算內(nèi)，為水利檔案收集管理工作的順利開展提供資金保障。同時積極爭取財政和上級部門對檔案管理的投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立與辦公室、閱覽室分開的獨(dú)立檔案庫房，配齊開展檔案收集管理的必要設(shè)備，為做好檔案收集管理工作創(chuàng)造條件，確保水利檔案收集完整真實(shí)，管理安全有序，檔案資料不丟失、不損壞、不失密、不泄密。

3.3 建好隊伍，為水利檔案管理工作提供人才保障

單位專職檔案員要定期參加省、市有關(guān)部門的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，采取“一年一訓(xùn)”的辦法，開展《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《山西省檔案管理?xiàng)l例》《水利工程工作檔案規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等法律規(guī)定的宣傳和培訓(xùn)，真正做到全面落實(shí)以法治檔、依法管檔。檔案管理人員在注重學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識的同時，要加強(qiáng)水利業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，各科室之間可開展不同形式的交流活動，互相學(xué)習(xí)，共同提高。此外，還可采取走出去、引進(jìn)來的方法，深入其他行業(yè)或水利行業(yè)兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)，拓寬視野，促進(jìn)本單位檔案管理工作有條不紊地開展。同時，各單位要把檔案工作擺在與業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，關(guān)心支持檔案管理工作，調(diào)動檔案管理員的工作積極性，更好地發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，推動水利檔案管理工作順利有序開展。

3.4 完善制度，確保水利檔案管理規(guī)范有序

根據(jù)基層單位檔案管理的實(shí)際情況，建立和完善水利檔案收集管理工作制度，按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和單位制定的檔案管理規(guī)章制度，做好各類資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等工作，對檔案收集管理中出現(xiàn)的問題，嚴(yán)格追究責(zé)任，確保水利檔案的系統(tǒng)性、完整性和安全性。

3.5 開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的社會經(jīng)濟(jì)價值

針對新時期檔案工作面臨的新情況、新問題，積極開發(fā)檔案信息資源，讓檔案管理工作從保管型向開發(fā)服務(wù)型轉(zhuǎn)化，克服把水利工作和檔案管理人為分開、單獨(dú)進(jìn)行的做法，克服因循守舊的思想和自我封閉的意識，逐步建立一套與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的工作機(jī)制，從而更好地為單位各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為水利建設(shè)發(fā)展服務(wù)。