高校辦公室工作細節(jié)問題芻議

雷 莉

(重慶文理學院，重慶 402160)

辦公室是學校及各二級單位的指揮中心、信息中心和協(xié)調服務中心，是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系八方的樞紐，是領導進行決策的參謀部和信息部，是了解基層、聯(lián)系群眾的橋梁。學校各項工作能否高效有序的運轉，領導決策能否得到很好、很快地落實，各方信息能否及時、全面、準確地得到匯集，辦公室起著關鍵性作用。

辦公室是一個政治性、原則性、從屬性很強的綜合機構，也是一個組織紀律和機密程度要求很高的要害部門。在師生眼里，辦公室就是學校的代表、部門的代表，辦公室工作人員的一言一行，在某種程度上就代表著學校的形象、部門的形象，甚至是領導者的形象。這樣的工作性質和地位，本身就要求我們自重、自省、自警、自勵，固守清貧，甘于奉獻，受得起委屈，耐得住磨練，真正做到“鞍前不越位，馬后不掉隊”。

辦公室的工作概括起來具有“繁、雜、忙”的特點，業(yè)務雜、頭緒多、事事俱細。師生的利益無小事，辦公室服務工作更是無小事，如值班、接待、會議安排、來信來訪、文件辦理、信息反饋等等，這些都是常規(guī)性工作，但稍有不慎，就會出現(xiàn)重大失誤，甚至給學校工作帶來無法挽回的損失。這要求每位高校辦公室工作人員都要以高度的責任心一絲不茍地對待每項工作、每件事務和每一個細節(jié)，不能有半點的草率、疏忽和大意。

一、關注細節(jié)，是做好辦公室工作的關鍵

什么是細節(jié)?《現(xiàn)代漢語詞典》中對細節(jié)的解釋是“細小的環(huán)節(jié)或情節(jié)”?？梢娂毠?jié)就是事務的細微之處、細小的環(huán)節(jié)。就是將自己所經(jīng)手事情的每一個環(huán)節(jié)都弄清楚，力爭做細、做實、做深、做精。關于細節(jié)的重要性，是人類社會在許多慘痛教訓中總結出來的。

中國古代有“千里之堤，潰于蟻穴”“差之毫厘，謬以千里”等的表述，強調的就是細節(jié)。古英格蘭有一著名的民謠:“少了一枚鐵釘，掉了一只馬掌，丟了一匹戰(zhàn)馬，敗了一場戰(zhàn)役，丟了一個國家?！边@是發(fā)生在英國查理三世的故事，查理準備與亨利伯爵決一死戰(zhàn)，讓馬夫找一個鐵匠給自己的戰(zhàn)馬釘馬掌，鐵匠釘?shù)降谒膫€馬掌時，差一個釘子，當鐵匠要回去拿釘子時，馬夫著急沒有等就把馬牽走了。可就是因為缺了個釘子，查理在戰(zhàn)場上和對方大戰(zhàn)時，一只馬掌掉了，查理被掀翻在地被抓，王國隨之易主?？梢?，百分之一的錯誤導致了百分之百的失敗，一釘損一馬，一馬失社稷——細節(jié)決定興亡!

古代如此，現(xiàn)代猶然。1986年1月28日，美國“挑戰(zhàn)者”號航天飛機在第10次飛行時，在升空第73秒后，由于右側助推火箭密封裝置出現(xiàn)問題，造成燃料外泄，航天飛機發(fā)生爆炸，7名航天員當場遇難。2003年2月1日哥倫比亞號航天飛機爆炸(解體燃燒)，而失事的原因是外部燃料箱脫落的一塊絕熱泡沫碎片擊中左翼前緣，使熱防護層形成裂孔，航天飛機重返大氣層時超高溫氣體進入機體造成爆炸，機上的7名宇航員全部遇難。正是由于對助推火箭密封裝置和外部燃料箱表面材料檢驗這一細節(jié)的疏忽，而造成了慘劇的發(fā)生。

同樣，細節(jié)對于高校辦公室工作來說也是非常重要的。比如一次會議，會場的布置、話筒音響的調試、座次的擺放、名字和職務的核對等等，都是非常細致的工作，稍不注意就會犯錯，甚至是原則性的錯誤。

筆者記得有一次學校接待一所兄弟高校。對方參會人員中有美術學院的院長，學校也安排了本校美術學院的院長進行對等交流。在準備座牌的時候，打印座牌的同志向筆者詢問學校美術學院院長名字中的詠有沒有口字旁，筆者記得他開會簽到的時候都是沒有用口字旁，所以就肯定的說沒有。結果他參加交流的時候就說把他的名字打錯了，應該是有口字旁的。

后來，筆者吸取了這個教訓，在修改學校電話號碼表的時候，就特意查了美術學院的網(wǎng)頁，再給他本人打電話，確認了他的名字，以免再次搞錯。筆者還收到一封信封上是寄給學校校長的信件，而校長把信打開，內(nèi)容卻是寄給另外一所高校校長的，不得不說寄信的人太粗心了。

二、養(yǎng)成“三心”，時刻樹立工作細節(jié)意識

筆者認為，高校辦公室工作人員只有在日常工作中樹立了責任心，做到細心和用心，才能從根本上做好本職工作，使工作“萬無一失”。

一是責任心。高校辦公室工作人員一定要把責任放在首位，樹立責任感，把每一件事當成一種使命去完成。做事不能漫步經(jīng)心、拖拖拉拉，要牢記辦公室的職責和作用，樹立大局意識。我們應該樹立這樣的觀點:凡是自己負責的工作，一定要讓別人滿意、讓領導滿意、讓自己滿意;凡是自己經(jīng)手的事情，一定要體現(xiàn)自己的最好水平。要對自己所做的工作負責、對社會負責、對他人負責。還要有政治責任，一定不能在原則性的問題上犯錯誤。要意識到自己的行為會影響整個辦公室的形象。

高校辦公室是一個團隊，每位成員都具有責任心非常重要。無論在什么時候、在什么地方，每一個人一定不能有事不關己、高高掛起的思想。有句俗語叫“互相補臺、全部上臺，互相拆臺、全部垮臺”，說的就是團隊意識的重要性。

筆者所在辦公室的團結協(xié)作、補臺意識是全校公認的發(fā)揮得很好的。就拿學校曾經(jīng)舉辦的一次重要活動來說，這項工作是由筆者部門牽頭來做的，開籌備會的時候領導進行了分工，由辦公室一位同志負責聯(lián)系其他部門技術人員調試設備和向其他單位借調設備。

這項活動舉行是在周日晚上，而硬件是最重要的，需要10臺筆記本電腦和兩套多媒體設備。該同志在接受任務的時候說沒有問題，而到了周五的上午，還有6臺筆記本電腦沒有落實，多媒體設備也只是聯(lián)系好了還沒有借，如果不在星期五借到，周末再向其他單位借肯定就不方便。知道這個情況后，筆者和其他同志趕緊分頭進行，聯(lián)系其他單位借多媒體設備和電腦，終于在周五下午借好了所有的設備。如果大家不管，都覺得是他個人的任務應該由他自己來完成，那么有可能到了周五下午，設備還沒有到位，設備調試也就完成不了，就會直接影響到活動的進行。

二是細心。辦公室工作無小事。作為高校辦公室工作人員，任何工作都必須非常細心。例如，校對文件要細心，打接電話也要注意場合。筆者部門領導曾在部門政治學習的時候整頓過會議紀律，批評在會場打電話的事，因為在會場打電話既是不遵守組織紀律的表現(xiàn)，也是對會議主持人員的不尊重。這種事情曾經(jīng)在筆者身上發(fā)生過，每次學習或開會時，筆者都習慣把辦公室的電話呼叫轉移到自己手機上。由于認為是辦公室的電話，是公事，開會經(jīng)常出去接電話多了不太好，因此就直接在會場接了，有時接電話的聲音大了點，自己也沒注意。這雖然是小事，但是違反了會場紀律，影響了整個會議就成了大事。

三是用心。用心是做好任何工作的前提。學校辦公室經(jīng)常面對的都是看似瑣碎、簡單的事情，卻最容易忽略細節(jié)上的問題。要做好細節(jié)，就一定要用心思考、用心觀察、用心工作，才能發(fā)現(xiàn)一些細小的問題，做到不忽視工作的每一個細節(jié)，不放過每一個工作的“死角”，才能把工作真正做好。比如，在會議室管理上，筆者一直是小會提前半個小時開會議室，大會提前一個小時開會議室。夏天注意提前開空調。雖然這看似很平凡的事，但是筆者認為把平凡的事情做好了就是不平凡，因為參加會議的人可以從這些小事上體會到管理人員的用心。

三、做好“三辦”，在日常工作中體現(xiàn)細節(jié)

在辦公室工作中，細節(jié)主要體現(xiàn)在辦文、辦會、辦事上。

細節(jié)首先體現(xiàn)在辦文上。以前學校的文件印好后經(jīng)常會有一些小問題，比如文號、成文日期、印發(fā)日期或主送機關有錯，這是因為做文印工作的同志有些粗心，而擬稿單位在校對文件時往往只會校對正文的內(nèi)容而不會注意這些小的細節(jié)，校對完后就直接給了文印員，中間沒有人把關，后來筆者就多安排了一道程序，在擬稿單位校對文件后，綜合科的同志再看一遍，特別注意檢查容易出錯的幾個地方，這樣做了以后，文件的出錯率就大大下降了。

細節(jié)還體現(xiàn)在辦會上。說到辦會，很多細節(jié)需要我們注意。比如在重要會議接待時應檢查周圍環(huán)境的衛(wèi)生狀況，提醒保潔人員保持地面干燥，防止開會人員踩滑摔跤;會議室里準備紙巾、茶水、便簽紙、筆等，另外還要注意一些細微環(huán)節(jié)。

筆者記得有一年學校在召開學校領導班子和領導干部考核大會時，學校黨委書記既要代表班子匯報，也要匯報本人工作，時間較長，當時他有些感冒，匯報一會就咳嗽，如果報告席上有茶水，他就可以喝點水潤潤嗓子，可是卻沒人準備，雖然這個會場不是由筆者所在學校辦公室負責的，但是筆者還是覺得自己也有疏忽，應該提醒負責的部門。以后再遇到類似的會議，筆者都會注意報告席上有沒有放杯熱水。

細節(jié)也體現(xiàn)在辦事上。這主要體現(xiàn)在如下4個方面:一是“小事要辦好”。小事往往關乎大局。辦公室工作中，小到接一個電話，語調、態(tài)度都代表著學校的公眾形象;擬一篇文稿，格式、語言都體現(xiàn)著工作人員的業(yè)務素質和水平;搞一次接待，衣著、布置都反映著學校的管理水平。因此，對任何經(jīng)辦工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，絕不能來半點敷衍，有絲毫大意。

二是“大事要辦細”。細節(jié)每每決定成敗。越是處理重大事項，越要更加注重細節(jié)。如在舉辦重大會議活動、開展重要來訪接待，起草核心文書材料時，必須要求嚴之又嚴，思考細之又細，辦理精之又精，絕不能有任何疏漏，出任何差錯。如此，方能圓滿完成學校的重大任務，體現(xiàn)學校綜合管理水平。

三是“急事要辦穩(wěn)”。每遇緊急情況或突發(fā)事件，要嚴格按照工作流程和應急預案，迅速聯(lián)系相關職能部門，準確掌握事態(tài)發(fā)展近況，及時匯報相關責任領導，做到反應敏捷、考慮周全、協(xié)調有力，處置得當，絕不能慌不擇路，甚至未經(jīng)調查核實就向領導匯報情況，不加請示報告就擅自作出決定。

四是“要事要辦快”。對于重要事項，尤其是領導臨時交辦的重要工作，要分清輕重緩急，理清先后順序，爭分奪秒，特事特辦，注重效率，操作規(guī)范;要在日常工作中處處留心，養(yǎng)成多視角觀察問題、深層次分析問題、創(chuàng)新性解決問題的良好思維和工作習慣，務求達到最佳的工作效果。

另外，細節(jié)還體現(xiàn)在穿著上，不同的場合有相應的穿著搭配。對于穿著其實筆者平時都很注意，因為代表著辦公室的形象，所以從不穿很休閑的衣服。記得有一次筆者周末買了件碎花休閑襯衣，配了條白色的腰帶。后來筆者便穿了它去上班，起初心里感覺還不錯，可到校領導辦公室發(fā)材料時，卻被很注重細節(jié)的校長叫住了。他告訴筆者，那件襯衣配上白色的腰帶看著特別醒目，不是很合適，并建議筆者趕緊換下來。后來，筆者就更加注意上班的穿著了。

總之，細節(jié)無時不有，無處不在。要把細節(jié)做得更好，還要注意不斷學習，進行調研，要時常反思自己的工作，善于總結，才有提高。當然，注重細節(jié)、關注細節(jié)、做好細節(jié)，并不是把心思和精力都放到細枝末節(jié)、瑣碎小事上，而是要把大處著眼與小處著手有機結合起來，樹立嚴謹細致、精益求精、一絲不茍的工作作風，確保做好工作，從而真正提升辦公室的服務水平。

［1］ 李外流，賀小華，肖池平．論高校辦公室細節(jié)管理［J］．秘書之友，2008(5)．

［2］ 張雅君．試論高校的細節(jié)管理及其制度化［J］．世紀橋，2006(9)．

［3］ 羅高利．細節(jié)無處不在［J］．秘書工作，2013(7)．

［4］ 蔡建軍．小細節(jié)，大機遇［J］．當代兵團，2013(15)．