學習“會計電算化”中采購、銷售、庫存、核算子系統(tǒng)的一點思考

郎紅燕

（太原市第五職業(yè)中學校）

結(jié)合計算機知識，會計有了會計電算化這一新興事物，并且，會計電算化在會計工作中的地位也越來越重要。會計電算化中的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化就是會計電算化的魅力之一。

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是，將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理流程有機融合，將計算機的“事件驅(qū)動”概念引入流程設(shè)計，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動的財務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。具體來說，主要就是購銷存管理系統(tǒng)的應(yīng)用。

購銷存管理系統(tǒng)包括采購、銷售、庫存與核算四個子系統(tǒng)。下面，我們就從這幾個子系統(tǒng)來探討一下財務(wù)業(yè)務(wù)一體化。

一、采購系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)具有兩大功能：一是采購管理；二是采購結(jié)算。該系統(tǒng)主要提供對企業(yè)采購業(yè)務(wù)全流程的管理，它支持以采購訂單為核心的業(yè)務(wù)模式，其主要任務(wù)是在采購管理系統(tǒng)中處理采購入庫單和采購發(fā)票，并根據(jù)采購發(fā)票確定入庫成本及對采購付款的全過程管理。

采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理主要包括填制并審核采購訂單、填制入庫單、填制采購發(fā)票、進行采購結(jié)算和進行采購業(yè)務(wù)付款等業(yè)務(wù)內(nèi)容。

要想學好采購業(yè)務(wù)，首先得明確采購業(yè)務(wù)的流程。

采購業(yè)務(wù)的流程為：填制并審核采購訂單，接下來就是隨著商品入庫，由采購訂單生成采購入庫單。然后可以根據(jù)采購訂單或采購入庫單流轉(zhuǎn)生成采購發(fā)票，進行采購結(jié)算。

二、銷售系統(tǒng)

銷售管理系統(tǒng)提供了對企業(yè)銷售業(yè)務(wù)全流程的管理，主要通過對銷售訂單、發(fā)貨單、銷售發(fā)票的處理，動態(tài)反映各種銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，便于企業(yè)及時了解銷售相關(guān)信息。該系統(tǒng)支持以銷售訂單為核心的業(yè)務(wù)模式，主要任務(wù)是處理銷售發(fā)貨單和銷售發(fā)票，并根據(jù)銷售發(fā)貨單等發(fā)貨成本信息確認銷售成本以及根據(jù)銷售發(fā)票進行銷售收款的全過程管理。

銷售日常業(yè)務(wù)是指對企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的全流程進行業(yè)務(wù)處理、核算和管理，主要包括填制銷售訂單、填制銷售發(fā)貨單及填制銷售發(fā)票等。

對于銷售業(yè)務(wù)，同樣首先得明確銷售業(yè)務(wù)的流程。

銷售業(yè)務(wù)流程為：根據(jù)實際業(yè)務(wù)錄入銷售訂單，隨后保存和審核，然后再根據(jù)銷售訂單生成銷售發(fā)貨單，并流轉(zhuǎn)生成銷售發(fā)票。進行銷售結(jié)算，與客戶進行收款結(jié)算，包括直接收款或暫欠貨款等。

三、庫存系統(tǒng)

庫存業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要用于管理企業(yè)的存貨、通過對存貨的收、發(fā)、存業(yè)務(wù)的處理，能夠及時動態(tài)地掌握庫存存貨的各種信息。該系統(tǒng)提供對企業(yè)庫存業(yè)務(wù)全流程的管理，對存貨進行入庫及出庫管理，并有效地進行庫存控制，實時地進行庫存帳表查詢及統(tǒng)計分析，能夠滿足采購入庫、銷售出庫、產(chǎn)成品入庫、材料出庫以及其他出入庫等業(yè)務(wù)的需要，并且提供了倉庫貨位管理、批次管理、保質(zhì)期管理、不合格產(chǎn)品管理、現(xiàn)存量管理和條形碼管理等業(yè)務(wù)的功能應(yīng)用。在購銷存集成應(yīng)用時，庫存系統(tǒng)可以對采購系統(tǒng)生成的采購入庫單、銷售系統(tǒng)生成的銷售出庫單進行審核確認，為核算系統(tǒng)提供各種出入庫單，在核算系統(tǒng)生成憑證后自動傳遞到總賬系統(tǒng)。

庫存系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)是對企業(yè)存在倉庫中的存貨進行業(yè)務(wù)處理和管理。主要包括審核采購系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)所填制的采購入庫單和銷售出庫單；填制產(chǎn)成品入庫單、材料出庫單、其他出庫、入庫單及盤點單等。

對于庫存業(yè)務(wù)，同樣首先得明確庫存業(yè)務(wù)的流程。

庫存業(yè)務(wù)流程為：審核采購入庫單；審核產(chǎn)成品入庫單；審核銷售出庫單等。

四、核算系統(tǒng)

核算系統(tǒng)是購銷存系統(tǒng)中的一部分，與庫存管理系統(tǒng)相比，庫存管理系統(tǒng)側(cè)重于從數(shù)量上對存貨進行管理，而核算管理系統(tǒng)側(cè)重于從金額上對存貨進行管理，它主要用于核算企業(yè)存貨的入庫成本、出庫成本和結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨資金的占用情況。核算系統(tǒng)對采購入庫單、銷售出庫單和庫存系統(tǒng)生成的各種單據(jù)進行單據(jù)記賬，對采購暫估入庫進行暫估報銷處理。

上述幾個子系統(tǒng)既可以單獨使用，也可以集成使用。但是，這幾個子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程均為：系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理。并且，從物流上看，購銷存管理系統(tǒng)主要有入庫業(yè)務(wù)和出庫業(yè)務(wù)兩部分。從資金流上看，在采購系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，對采購入庫單進行結(jié)算，形成應(yīng)付賬款，到應(yīng)付賬款中對結(jié)算后的采購發(fā)票制單，生成應(yīng)付款憑證；在應(yīng)付賬款中錄入付款單并付款，核銷應(yīng)付款，對付款后的付款單制單，生成付款憑證。在銷售系統(tǒng)中錄入銷售發(fā)票，審核后形成應(yīng)收賬款，到應(yīng)收賬款中對審核后的銷售發(fā)票制單，生成應(yīng)收款憑證；在應(yīng)收賬款中錄入收款單收款，核銷應(yīng)收款，對收款后的收款單制單，生成收款憑證。存貨核算對各種入庫單和出庫單進行記賬，登錄存貨明細賬，確定存貨發(fā)的入庫成本、出庫成本及庫存成本；并對記帳后的出、入庫單進行記賬，生成出、入庫憑證，登錄到總賬。從信息流程來看，總賬系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的核心，可以處理各子系統(tǒng)傳遞過來的憑證，其他子系統(tǒng)是在完成各自業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，對總賬中的數(shù)據(jù)實行專項管理。在購銷存的幾個模塊中，只有核算模塊與總賬產(chǎn)生聯(lián)系，其他的模塊只是把單據(jù)傳遞到核算模塊，由核算模塊生成憑證后直接傳遞到總賬系統(tǒng)中。所以，在會計電算化采購、銷售、庫存與核算業(yè)務(wù)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化中，在后臺，會計處理依然是核心，我們應(yīng)該把握這些特點，明確財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的內(nèi)容以及財務(wù)在其中的作用，就能真正領(lǐng)略采購、銷售、庫存、核算業(yè)務(wù)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的魅力。

應(yīng)松.對企業(yè)會計電算化發(fā)展的一些思考［J］.企業(yè)導(dǎo)報，2011（18）.