高校學(xué)生資助工作信息系統(tǒng)化開發(fā)探究

常州大學(xué)懷德學(xué)院 姚 潔 江蘇城鄉(xiāng)建設(shè)職業(yè)學(xué)院 陳海軍

2007年5月，國務(wù)院出臺(tái)《關(guān)于建立健全普通本科高校、高等職業(yè)學(xué)校和中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策體系的意見》，根據(jù)文件指示，全國高等學(xué)校的資助工作體系基本形成。自2007年起，國家密集出臺(tái)一系列高校學(xué)生資助政策和措施，使得高校資助體系不斷完善，實(shí)際解決家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生就學(xué)問題，實(shí)現(xiàn)教育的公平性。隨著資助體系的不斷推進(jìn)，高校資助工作平穩(wěn)、有序開展，成為學(xué)生工作中重要的組成部分。近年來，高校困難學(xué)生人數(shù)不斷攀升，學(xué)生資助工作面臨業(yè)務(wù)數(shù)量增多、難度加大的現(xiàn)狀，單純依靠人工管理難以確保各項(xiàng)資助工作的順利開展。因此，對資助工作進(jìn)行系統(tǒng)化研究有助于解決資助工作中實(shí)際操作的難點(diǎn)，高校建立資助工作信息系統(tǒng)探究對資助工作的長期開展具有非常重要的意義。

一、學(xué)生資助工作的特點(diǎn)

學(xué)生資助工作是一項(xiàng)如何運(yùn)用資金合理幫助困難學(xué)生的一項(xiàng)工作，是高校學(xué)生工作的重要組成部分。資助工作目的是為了解決學(xué)生經(jīng)濟(jì)困境，從入校前、在讀中、畢業(yè)后每階段都有對應(yīng)資助政策，而大學(xué)階段，不同的學(xué)生在不同情況下可以選擇不同的資助項(xiàng)目，因此資助工作具有多樣性；每學(xué)年學(xué)校資助部門根據(jù)年度工作計(jì)劃和省資助中心相關(guān)工作通知，開始新一年的各項(xiàng)資助工作，周而復(fù)始，以一學(xué)年為周期，大部分資助工作都是重復(fù)的，資助政策大體不變，具有周期性；學(xué)生資助工作涉及資金的合理運(yùn)用，涉及金錢的收支、發(fā)放，處理中很多涉及財(cái)務(wù)細(xì)則，具有財(cái)會(huì)特色；學(xué)生資助目的是合理幫助學(xué)生，為學(xué)生服務(wù)，堅(jiān)持公平、公正、公開的原則，實(shí)際上，這一原則也是保證資助工作最終達(dá)到合理幫助學(xué)生的目的，在實(shí)際處理過程中，正如處理其他學(xué)生工作一樣，具有事務(wù)性；學(xué)生資助工作需要學(xué)院統(tǒng)籌、學(xué)工計(jì)劃、部門協(xié)調(diào)、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)工等多條線聯(lián)合密切配合，具有統(tǒng)籌性。學(xué)生資助工作特點(diǎn)明顯，在實(shí)際運(yùn)行過程中資助部門需要了解這些特點(diǎn)，同時(shí)結(jié)合相關(guān)專業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助工作的有序穩(wěn)定開展。

二、傳統(tǒng)人工管理資助工作中存在的問題

傳統(tǒng)人工管理資助工作是資助體系實(shí)施的基礎(chǔ)，長期以來，高校設(shè)立資助部門，或是獨(dú)立機(jī)構(gòu)，或下掛在學(xué)生處的部門，通過資助部門和其他相關(guān)部門協(xié)調(diào)開展資助工作，同時(shí)由于資助工作中心是為學(xué)生服務(wù)，與其他學(xué)生工作宗旨一致，因此，資助工作也像其他學(xué)生工作一樣以人工管理為主，學(xué)生工作逐步走向信息化，而資助工作在高校內(nèi)部并未實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)化，但一樣會(huì)逐步建立信息化管理系統(tǒng)，融入到學(xué)生工作系統(tǒng)信息化的進(jìn)程中。實(shí)際上，資助工作開展過程中，人工管理已存在問題。

1.高校資助部門人員變動(dòng)頻繁，資助中心成員機(jī)構(gòu)設(shè)置無法評估。一個(gè)高效而穩(wěn)定的人員配置是傳統(tǒng)方式的資助工作開展的基礎(chǔ)。人員更替產(chǎn)生的新成員對于業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)需要一定的過程，人員更替不可避免，同時(shí)對資助工作產(chǎn)生一定影響。資助中心機(jī)構(gòu)設(shè)置的優(yōu)劣會(huì)直接影響資助工作的開展，因而人工管理本身具有不穩(wěn)定性。

2.資助工作具有周期性，因此很多統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)很統(tǒng)一，由于資助工作涉及面廣，學(xué)校規(guī)模龐大，資助工作信息數(shù)據(jù)龐大，數(shù)據(jù)需要審核、分析、查詢等，因此資助工作涉及的數(shù)據(jù)處理工作量繁重，人工處理數(shù)據(jù)容易造成漏、多、超等系列問題。

3.資助部門資料繁多，并且往年材料需要存檔和檢索，人工管理材料通常無法快速有效查閱，容易造成資料丟失。

4.資助政策和通知無法全面普及。資助政策和通知大部分通過網(wǎng)頁和QQ、微信等交流平臺(tái)發(fā)布，學(xué)生不能及時(shí)關(guān)注或接受信息。

三、資助系統(tǒng)開發(fā)探究

學(xué)生資助工作是系統(tǒng)化的一項(xiàng)工作，很多屬于常規(guī)工作，基本工作流程如下：省資助中心下達(dá)文件——學(xué)校資助中心收到文件——研讀文件——根據(jù)文件下發(fā)通知——各年級班級通知——學(xué)生申請——輔導(dǎo)員審核——系、年級匯總——資助中心匯總——報(bào)上級部門——提交省資助中心?；久恳豁?xiàng)資助工作都是按照這個(gè)思路展開，當(dāng)然其中學(xué)校和省里下達(dá)資助文件和指標(biāo)是按照學(xué)校整體下發(fā)，資助中心需要在學(xué)工辦指導(dǎo)下完成和協(xié)調(diào)名額分配問題，同時(shí)也要將擬分配名額向各年級公示，反饋意見。資助中心匯總年級材料時(shí)不承擔(dān)審核工作，所以各年級匯總后，年級內(nèi)部應(yīng)審核材料，控制材料的準(zhǔn)確性。

關(guān)于資助系統(tǒng)開發(fā)設(shè)想，是基于目前資助工作現(xiàn)狀提出的，旨在于將資助工作系統(tǒng)化、可操作化、明確化?？梢詫?shí)現(xiàn)一套系統(tǒng)處理所有資助工作，避開傳統(tǒng)方式的缺點(diǎn)。首先系統(tǒng)應(yīng)該建立全部學(xué)生信息庫，主要是家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的基礎(chǔ)資料庫，包括的基本信息為姓名、性別、出生年月、身份證號(hào)碼、證件照、學(xué)號(hào)、年級、班級、系別、聯(lián)系方式、綜合測評情況、獲獎(jiǎng)情況、貧困等級、受資助記錄等?；拘畔旆稚蟼骱蛯?dǎo)入兩種方式。上傳實(shí)際是即時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，更新快，但數(shù)據(jù)可靠性不高。導(dǎo)入數(shù)據(jù)主要方式是導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)的本院學(xué)生基礎(chǔ)信息庫，這比上面上傳的統(tǒng)計(jì)上報(bào)的數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，但該方式的數(shù)據(jù)滯后嚴(yán)重。基礎(chǔ)庫需每學(xué)期進(jìn)行更新，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫需和教務(wù)、各班級、系別對接上，并且需要有添加、修改等數(shù)據(jù)操作的基本功能。目前資助工作項(xiàng)目主要分以下幾類：生源地信用助學(xué)貸款、家庭經(jīng)濟(jì)困難認(rèn)定、綜合測評獎(jiǎng)學(xué)金、國家獎(jiǎng)學(xué)金、國家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國家助學(xué)金、學(xué)費(fèi)補(bǔ)償、社會(huì)獎(jiǎng)學(xué)金、醫(yī)療保險(xiǎn)、勤工儉學(xué)、資助活動(dòng)。每一項(xiàng)資助工作基本操作流程如上，而操作規(guī)范參考文件包含省資助中心通知文件、學(xué)院通知文件、學(xué)校學(xué)生手冊規(guī)定。根據(jù)基本工作流程，完成每一項(xiàng)工作，同時(shí)根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目自身特色，可設(shè)置項(xiàng)目操作。

資助系統(tǒng)開發(fā)設(shè)想框架如上，同時(shí)涉及以下幾個(gè)問題：

1.省資助系統(tǒng)、校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、校教務(wù)系統(tǒng)等屬于開發(fā)系統(tǒng)要調(diào)用的獨(dú)立的成熟使用的系統(tǒng)，并且國家獎(jiǎng)學(xué)金、國家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國家助學(xué)金、學(xué)費(fèi)補(bǔ)償必須從省系統(tǒng)上報(bào)省廳，這幾套系統(tǒng)如何分配，有無主次。解決這個(gè)問題必須先從系統(tǒng)開發(fā)實(shí)際出發(fā)，將國家獎(jiǎng)學(xué)金、國家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國家助學(xué)金、學(xué)費(fèi)補(bǔ)償設(shè)置于系統(tǒng)中，和省系統(tǒng)并行，或者開發(fā)時(shí)直接將省系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)導(dǎo)入新開發(fā)系統(tǒng)保存，用于數(shù)據(jù)查詢。

2.系統(tǒng)分級設(shè)置權(quán)限，管理人員和普通賬號(hào)分級設(shè)置權(quán)限，同時(shí)按照帶班情況分配普通賬號(hào)，賬號(hào)管理集中。

3.該系統(tǒng)為簡化細(xì)化資助工作操作流程，關(guān)于系統(tǒng)操作還需要簡單培訓(xùn)。

4.系統(tǒng)中關(guān)于學(xué)生資料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確性需要進(jìn)行實(shí)際操作研究。

5.系統(tǒng)要有強(qiáng)大的存儲(chǔ)、查詢功能，能查出不同年份、系別等搜索詞匯的數(shù)據(jù)。

6.系統(tǒng)入口可放至學(xué)院主頁，運(yùn)用網(wǎng)頁，方便系統(tǒng)的使用和普及。

資助的目的是實(shí)現(xiàn)教育的公平，而教育公平的實(shí)現(xiàn)是相對的，只有通過比較才能分辨哪種更為公平，所以運(yùn)用技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化規(guī)范資助工作是項(xiàng)非常重要的任務(wù)，也是研究資助工作的重心。通過開發(fā)資助工作信息系統(tǒng)能更科學(xué)地規(guī)范資助工作流程，達(dá)到高校資助工作高效自轉(zhuǎn)。本文提出高校資助部門信息系統(tǒng)開發(fā)設(shè)想，發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，規(guī)避目前人工操作的弊端，資助系統(tǒng)高校資助部門獨(dú)立使用，同時(shí)也可作為學(xué)工系統(tǒng)一部分發(fā)揮作用，事實(shí)上，一套成熟的資助軟件是一項(xiàng)長期維護(hù)、修正的結(jié)果，只有開發(fā)出來、運(yùn)用起來、堅(jiān)持下去，資助信息化系統(tǒng)才能不斷完善。

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