高職院校人事檔案創(chuàng)新管理探析

○孫怡

(內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

人事檔案是記錄個(gè)人德才表現(xiàn)和人生經(jīng)歷等情況的重要資料，是單位管理、考核、使用人才的重要依據(jù)。隨著高職院校綜合水平的不斷提升，原有的人事檔案管理體制已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際需求，如何更有效地發(fā)揮它的內(nèi)在職能，是擺在高職院校面前的又一項(xiàng)重大課題。

一、高職院校人事檔案創(chuàng)新管理的必要性

1．體現(xiàn)自身價(jià)值。高校人事檔案的真正價(jià)值在于為管理、考核、選拔人才提供高效的信息服務(wù)，能為人才資源的合理使用提供信息參考，而檔案管理就是通過各種有效的手段把檔案的內(nèi)在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，從而體現(xiàn)檔案自身的價(jià)值。因此，為實(shí)現(xiàn)“人盡其才，才盡其用”，特別是為做好高職院校職稱評(píng)定、工資審核、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、離退休審批等人事工作提供保障，要有效開發(fā)和利用人事檔案內(nèi)在的信息資源。同時(shí)，不斷強(qiáng)化檔案管理方式方法創(chuàng)新，大大提高人事檔案自身價(jià)值，最大限度地發(fā)揮人事檔案的本職功能。

2．適應(yīng)形勢需求。隨著高職院?？缭绞降陌l(fā)展和人事制度改革的持續(xù)深化，學(xué)校人員管理日顯復(fù)雜，人員類別日漸繁多，再加上推行干部崗位聘用制度，使得人事檔案材料數(shù)量和利用次數(shù)激增，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能很好地滿足實(shí)際需要。伴隨網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)更新節(jié)奏的加快，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)逐步進(jìn)行人事檔案創(chuàng)新管理，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的高效利用，以適應(yīng)時(shí)代和院校改革發(fā)展對(duì)檔案工作創(chuàng)新的客觀要求，已成為大多數(shù)檔管單位普遍的共識(shí)。

二、當(dāng)前高職院校人事檔案管理現(xiàn)存問題

1．重視程度不夠。因傳統(tǒng)觀念的影響，大多數(shù)高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的特殊性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，片面認(rèn)為人事檔案工作僅僅是要做好諸如歸檔、保管等常規(guī)事項(xiàng)，能夠應(yīng)付日常查檔需求就夠了。近年來，由于事業(yè)單位推行崗位聘用制，使得人員編制緊缺，人事檔案一般由人事或組織部門人員兼管，或者是安排一些“素質(zhì)不高、水平低下”的閑雜人員，并沒有專職的檔管人員，與其他部門相比，人事檔案管理工作不計(jì)工作量，檔管人員更多時(shí)候講究奉獻(xiàn)精神，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待檔管干部的熱情明顯有差距。久而久之，人事檔案的各項(xiàng)工作幾乎難以及時(shí)開展，往往是為了應(yīng)付檢查才倉促去做，造成人事檔案資料難免存在疏漏。

2．管理方法陳舊。目前，大多數(shù)高職院校人事檔案管理方法陳舊，還停留在實(shí)體管理檔案階段，采用的還是紙制化管理，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息電子化。大多數(shù)人事檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒能達(dá)到規(guī)定要求，檔案架、檔案柜、檔案盒還是木質(zhì)結(jié)構(gòu)的，更多的時(shí)候檔案庫房和辦公室合并辦公，更談不上配備空調(diào)、滅火器、彩印機(jī)等必需的硬件設(shè)備。檔案資料的擺放也是簡單地按照部門人員進(jìn)行歸類，電腦里面保存的人事資料僅僅包括人員基本信息情況表，部分人員的檔案資料還散落在地面上，人事檔案管理的相關(guān)制度沒有上墻公布，僅靠檔管人員口頭說明，缺乏制度保障。

3．信息化水平低下。因資金短缺，在檔案查閱上都是檔管人員通過總目錄查找需要查閱的檔案出處，再從分目錄中的記錄到檔案室中查找實(shí)體檔案這樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力的方法進(jìn)行查詢和檢索。雖然配備了電腦設(shè)備，但人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理層面，很多人事統(tǒng)計(jì)工作只靠手工完成，沒有采用電子文檔和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理，人事信息從收集到保管等各環(huán)節(jié)都造成了人力資源的極大浪費(fèi)。

4．檔案資料審查不嚴(yán)?！罢鎸?shí)性”是人事檔案的基石，具體表現(xiàn)為材料真實(shí)有效、實(shí)事求是。然而一些院校在審查鑒定材料時(shí)，由于把關(guān)不嚴(yán)凸顯了兩方面嚴(yán)重問題:一是信息不符，資料短缺。如少數(shù)教師的參加工作時(shí)間、所任職務(wù)、重大獎(jiǎng)項(xiàng)及榮譽(yù)、特別是出生年月等方面信息內(nèi)容填寫前后不一，內(nèi)容失真。很多教職工的《干部履歷表》、《工資審批表》、《年度考核登記表》、學(xué)籍檔案資料缺失，影響了檔案的管理和干部的使用;二是材料填寫不規(guī)范。許多表格填寫不規(guī)范，該填寫的地方不填寫，不該填寫的地方卻隨意填上了，需要簽名蓋章的地方卻空白著，部分材料用筆顏色不一樣，涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。

5．人檔分離現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。隨著人事制度改革的深入，人才的區(qū)域界限逐漸消除，人才流動(dòng)越來越頻繁、跨越地域的流動(dòng)越來越普遍。同時(shí)，崗位聘用制、人事代理等新的用人制度在高職院校的全面實(shí)施，部分高層次人才在“哪里給的條件、待遇好就去哪里”信條的指引下，不斷跳槽各類單位。高職院校也為了引進(jìn)人才，便采取了先進(jìn)人后重建檔案的做法，使得各類“跳槽人才”檔案沒有隨人走，學(xué)歷檔案和工作檔案分散保存，重建的檔案缺乏必要的審核認(rèn)定，其真實(shí)性無法保障。

三、高職院校人事檔案的創(chuàng)新管理建議

在信息化高速發(fā)展的大潮流中，為適應(yīng)需求，建議高職院對(duì)檔案管理工作進(jìn)行如下五個(gè)方面的創(chuàng)新管理。

1．增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。高職院校要從上到下達(dá)成共識(shí)，充分利用新聞、網(wǎng)站、展板、微博、微信等多種渠道加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，積極組織開展檔案管理知識(shí)競賽和專題講座，不斷提高全校教職員工對(duì)人事檔案知識(shí)的了解，全面增強(qiáng)教職員工的檔案意識(shí)。按照上級(jí)檔管部門要求，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分關(guān)心人事檔案管理工作，對(duì)于人事檔案工作中遇到的種種問題(特別是在人力、財(cái)力方面)予以及時(shí)解決，保證人事檔案管理工作能夠高效順利開展。

2．提高人事檔管人員綜合素質(zhì)。因檔案工作具有特殊性，所以人事檔案管理人員需要有較高的綜合素質(zhì)，包括具備較高的政治素養(yǎng)來保證資料的保密性，還需具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和良好的工作作風(fēng)和服務(wù)態(tài)度。人事檔案管理人員需定期不定期的參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫操作技術(shù)，系統(tǒng)掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔等相關(guān)規(guī)定和程序。

3．健全人事檔案管理相關(guān)制度。高職院校應(yīng)在充分調(diào)研學(xué)習(xí)先進(jìn)院校檔管辦法的基礎(chǔ)上，從實(shí)際出發(fā)，草擬相關(guān)的人事檔案相關(guān)管理制度，如《人事檔案資料收檔管理辦法》、《專項(xiàng)審核制度》、《查借閱規(guī)定》、《保密須知》等，并將規(guī)章制度以文件形式下發(fā)至各部門學(xué)習(xí)，逐步形成完整的規(guī)章制度框架體系，使人事檔案管理做到有章可依，有規(guī)可循。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，以強(qiáng)烈的責(zé)任感確保人事檔案的收集、審核、整理、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正，嚴(yán)防出現(xiàn)違規(guī)人事檔案材料。

4．完善信息化硬件和軟件建設(shè)。要加大檔案建設(shè)資金投入，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，購置先進(jìn)的檔案系統(tǒng)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)施和規(guī)范化的檔案信息管理軟件。在硬件建設(shè)上，要根據(jù)實(shí)際情況，分清輕重緩急，著力解決現(xiàn)實(shí)需求。有些資金數(shù)目較大的硬件設(shè)施，可以分步購買，避免重復(fù)投資。在軟件建設(shè)上，要注意使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)功能齊全的檔案管理軟件，同時(shí)還要具備較強(qiáng)的安全監(jiān)控能力。

5．構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫對(duì)提升管理工作效率，減少成本方面具有重要意義。高職院校要重點(diǎn)深化電子信息化檔案管理，增加經(jīng)費(fèi)投入，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助檔案信息管理軟件對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描和錄入，將多年室藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子信息資源，并按照檔管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理和匯總，使校園人事檔案數(shù)據(jù)庫形成一套由數(shù)據(jù)輸入、整理優(yōu)化、信息查詢以及系統(tǒng)維護(hù)為一體的高智能服務(wù)設(shè)備。

人事檔案工作是校園管理工作的重要一環(huán)，高職院校要審時(shí)度勢，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前面臨的新挑戰(zhàn)，要不斷更新觀念，創(chuàng)新思路，完善相關(guān)規(guī)章制度，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保人事檔案管理的制度化和信息化，逐步提高人事檔案管理綜合水平，以便更好地為學(xué)校健康發(fā)展服務(wù)。

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