淺談檔案信息化建設的重要性及意義

朱 娥

（陜西省水利電力勘測設計研究院，陜西 西安 710001）

隨著現(xiàn)代科學技術在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其它信息，從而在信息領域有其特殊的地位。要實現(xiàn)檔案信息化，其基礎工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計算機的功能和作用；應用計算機技術管理館藏檔案；建立現(xiàn)代模式的檔案數據庫。

1 檔案信息化及信息化建設的必要性

1.1 什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

1.2 紙質檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時代發(fā)展的新舉措。電子文件實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉的流程，方便查閱。檔案數字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉變，為用戶提供高效，優(yōu)質服務。

2 檔案信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2.2 檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

2.4 數據保護存在風險。目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數據安全。另外，從數據庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。

3 檔案信息化建設的重點

檔案信息化的本質就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉變，信息技術是其中的關鍵。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規(guī)范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統(tǒng)建設及人才隊伍建設等。

3.1 加強檔案工作標準規(guī)范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業(yè)務要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。

3.2 加強檔案基礎設施建設。應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發(fā)，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。

3.3 建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設需要強大的，功能全面的檔案數據庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數據統(tǒng)計等功能，滿足檔案原文檢索，實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動的、現(xiàn)代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。

3.4 提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應積極應對，逐步掌握信息技術，掌握檔案利用規(guī)律，增強服務的針對性。不斷提高服務水平，順應時代發(fā)展的需要。

4 檔案信息化建設的意義

檔案信息化，可遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。

4.1 檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

4.2 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。

4.3 提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

4.4 有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了單位整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是單位內部的信息中心。

總之，檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務。

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