工作流程管理系統(tǒng)—BPM的特點與應(yīng)用分析

鄭世華 張艷麗

（1.國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局材料發(fā)明審查部，中國 北京；2.北京正和致遠咨詢有限責任公司，中國 北京）

1 工作流程管理系統(tǒng)的研究背景及研究意義

1.1 工作流程管理的定義

目前，關(guān)于BPM（Business Process Management）的定義和說明非常之多，但是結(jié)合管理而言，BPM的思想更適合理解為“業(yè)務(wù)過程管理”，BPM系統(tǒng)是指通過對現(xiàn)有工作流程的梳理和工作流程網(wǎng)絡(luò)信息化，實現(xiàn)工作條理的規(guī)范性及增加現(xiàn)有相關(guān)工作流程的透明度，以提高工作效率，完善管理體制。工作流程涉及幾乎所有的部門和人員，具體參與的部門和相關(guān)崗位人員由上線流程的實際數(shù)量和相關(guān)操作面來決定。

企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是一種資產(chǎn)，就像建筑、設(shè)備、人和品牌一樣。企業(yè)的績效可以用流程實施的效率來度量。資產(chǎn)有自己的生命周期，業(yè)務(wù)流程管理軟件可以幫助企業(yè)來管理所有資產(chǎn)的整個生命周期。企業(yè)有很多不同的崗位，BPM可以使從事不同崗位工作的人可以在一個團隊中根據(jù)業(yè)務(wù)流程進行協(xié)同工作。

1.2 工作流程管理系統(tǒng)的研究背景

BPM在中國是一種新應(yīng)用。不過從很多方面來看，在全球，BPM也是一種新應(yīng)用、新概念和新技術(shù)，所以我并不認為中國和亞太地區(qū)在BPM應(yīng)用方面比其它地區(qū)落后多少。在2000年、2001年之間，只有很少的人知道BPM，不過一直以來有兩個形容詞始終伴隨在BPM左右，這就是“BPM Wave”和“BPM Solution”，這足以證明 BPM 對時代的影響將是巨大的，那時該項技術(shù)通常被視為工作流自動化。而當2001年互聯(lián)網(wǎng)泡沫破滅之后，很多公司投入巨資實施ERP、CRM和財務(wù)軟件。但很快就發(fā)現(xiàn)，“我們必須用一些新的方式，來實現(xiàn)一些工作的自動化。我們雖然有了CRM，而且在這應(yīng)用范圍內(nèi)已經(jīng)實現(xiàn)了自動化，但是我們必須通過一些跨應(yīng)用、跨部門的業(yè)務(wù)流程，才能實現(xiàn)完整的客戶服務(wù)”。企業(yè)的確需要一些方法來實現(xiàn)這樣的業(yè)務(wù)流程的自動化。目前，Gartner、Forrester和一些北美、歐洲的研究公司都已開始發(fā)布BPM研究報告。伴隨著企業(yè)應(yīng)用集成的深入和發(fā)展，可以肯定的說BPM的時代已經(jīng)到來，BPM是未來趨勢。

1.3 工作流程管理系統(tǒng)研究的意義

傳統(tǒng)的流程管理是指流程的集合，其實流程管理并非是指那些可以標準化的流程，而是泛指的可以規(guī)范化的一系列過程，流程和流程之間同樣需要整合銜接。Gartner說：“業(yè)務(wù)敏捷性和流程持續(xù)優(yōu)化是未來一到三年流程應(yīng)用建設(shè)所面臨的最大挑戰(zhàn)?！痹谌找婕ち业母偁幁h(huán)境下，企業(yè)需要不斷地調(diào)整和優(yōu)化流程以面對快速變化的市場，快速地響應(yīng)客戶需求，企業(yè)的管理體系也需要不斷精細化，以提高運營效率和降低運營成本，IT支撐系統(tǒng)的終極目標要能夠支撐業(yè)務(wù)目標的實現(xiàn)，也需要能夠以新流程的快速部署來適應(yīng)新業(yè)務(wù)快速推出和不斷精細化的管理需要。

2 工作流程管理系統(tǒng)特點分析

2.1 基于業(yè)務(wù)流程不斷優(yōu)化與敏捷定制

隨著管理精細化的不斷演進，作為管理的四個關(guān)鍵要素：組織、流程、人、KPI必然會隨之發(fā)生變化，這種變化的頻度在一個強調(diào)競爭和創(chuàng)新的企業(yè)尤其快。企業(yè)要創(chuàng)新需要IT支撐系統(tǒng)快速優(yōu)化、部署新的業(yè)務(wù)流程，BPM可以更好地促進運營思路地執(zhí)行。

2.2 解決性能與擴展能力的挑戰(zhàn)

隨著企業(yè)精細化流程管理的逐步深入和演化，上線的業(yè)務(wù)流程將越來越多，流程實例也會很快增加，這時系統(tǒng)性能、擴展能力就變得非常重要，好的流程IT支撐系統(tǒng)，即BPM能在實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程靈活調(diào)整的同時必須保持高性能和高可擴展性。

2.3 應(yīng)對復雜流程需求，針對具有中國特色人工環(huán)節(jié)的靈活處理

業(yè)務(wù)流程中涉及“人”為處理的活動很多，而國內(nèi)環(huán)境下只要涉及到“人”的活動處理都會需要很靈活的機制，從而導致對BPM系統(tǒng)在復雜的人工環(huán)節(jié)處理方面能力要求很高。BPM基于協(xié)同的思想有效地解決了這一難題，有效地將人員組合起來。

2.4 有效避免流程應(yīng)用過程中的建設(shè)與實施風險

在業(yè)務(wù)流程的IT實施過程中，業(yè)務(wù)場景錯綜復雜，如何梳理最佳的業(yè)務(wù)模型；業(yè)務(wù)流程不斷變化，BPM可以設(shè)計最佳的流程模型；在流程數(shù)量飛速增長的情況下，保證最佳的運行效率；在流程應(yīng)用大量運行時，實現(xiàn)最佳的流程監(jiān)控；在異構(gòu)系統(tǒng)不斷增多時，實施最佳的流程整合。

3 工作流程管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析

3.1 跨組織的業(yè)務(wù)過程描述語言和執(zhí)行工具

企業(yè)管理中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)同一個企業(yè)內(nèi)部不同組織單元、部門的流程采用不同的描述方法，比如A/B/C/F四個部門的賬目管理系統(tǒng)采用某種工作流系統(tǒng)，而A/B/D/E四個部門的訂單和銷售管理系統(tǒng)又采用另外一種工作流系統(tǒng)。這種情況在大型企業(yè)集團內(nèi)部尤為明顯，影響了各業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)協(xié)同和業(yè)務(wù)最佳實踐的提煉和推廣。而BPM致力于跨組織的業(yè)務(wù)流程描述語言和工具，避免了企業(yè)各部門進行業(yè)務(wù)流程管理交流和溝通時各說各話的情況。

3.2 為流程設(shè)計建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)架構(gòu)

企業(yè)內(nèi)部從單一管理主題出發(fā)進行設(shè)計的工作流，通常在企業(yè)中缺乏對業(yè)務(wù)運營活動的總體考慮，局限于本部門或者本業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)需求，各部門和各管理專題之間的流程無法銜接，信息的共享和傳遞困難，存在大量流程斷點。而BPM在流程之間進行銜接、協(xié)調(diào)，避免了流程孤島的產(chǎn)生。BPM的目標是形成端到端的流程體系，提高整個業(yè)務(wù)流程運行的效率、降低成本、提升質(zhì)量。

流程管理是內(nèi)控的重要手段，幾乎所有制度、業(yè)務(wù)、職能都可以用流程管理的思想進行規(guī)范化運作，可以說流程管理的思想是實現(xiàn)全面內(nèi)控的最佳選擇，因此企業(yè)流程管理需要進行統(tǒng)一的架構(gòu)設(shè)計。

3.3 規(guī)避“甲方優(yōu)勢”現(xiàn)象

如果用一般的工作流系統(tǒng)做接口，我們發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象，就是甲方優(yōu)勢現(xiàn)象。通常，一個工作流系統(tǒng)要和另外一個已經(jīng)存在的系統(tǒng)做接口，工作流系統(tǒng)是有求于已經(jīng)存在的系統(tǒng)，也就是已經(jīng)存在的系統(tǒng)有“甲方優(yōu)勢”。這樣，工作流系統(tǒng)就必須按照已經(jīng)存在的系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)格來實現(xiàn)，離“跨組織的業(yè)務(wù)流程描述語言和工具”就越來越遠了，更不用談“跨企業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理”。而BPM是在“工作流系統(tǒng)”和“已經(jīng)存在的系統(tǒng)”之間建立了一個公平的約定，不存在“甲方優(yōu)勢”。

3.4 流程的優(yōu)化與持續(xù)改進

由于工作流系統(tǒng)的存在，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員通常忽略那些已經(jīng)內(nèi)嵌的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)部門對信息系統(tǒng)內(nèi)嵌的流程缺乏直觀認識和關(guān)注，加上工作流系統(tǒng)自身的改進非常復雜，因此就很難做到流程的持續(xù)改進了。而BPM幫助業(yè)務(wù)人員密切關(guān)注信息系統(tǒng)內(nèi)嵌流程與其它業(yè)務(wù)流程銜接關(guān)系，隨著業(yè)務(wù)內(nèi)外部環(huán)境的變化，強迫要求對流程進行及時的調(diào)整，這種情況下，流程的持續(xù)改進就成為提高企業(yè)整體運行效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這會導致流程優(yōu)化、流程持續(xù)改進成為相關(guān)人員工作的激勵因素。

4 結(jié)束語

BPM是一套協(xié)調(diào)的業(yè)務(wù)流程活動，因此，可以說BPM是一種天然的SOA思想（SOA是創(chuàng)建更靈活的企業(yè)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)架構(gòu)的一種架構(gòu)方法，通過SOA的技術(shù)思想可以做到通過一套管理平臺來很好的集成不同的應(yīng)用系統(tǒng)甚至異構(gòu)系統(tǒng)，以最大限度的發(fā)揮已有各個系統(tǒng)的價值，最大限度的發(fā)揮各個系統(tǒng)整合后的整體能力），它可以促進各種SOA組件的再利用，從而最大程度地降低業(yè)務(wù)流程本身的復雜性。

BPM應(yīng)用系統(tǒng)本身是基于SOA的開發(fā)思想進行架構(gòu)設(shè)計，因此不僅僅能夠?qū)⒒谲浖陨黹_發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)靈活的在平臺上進行插接、替換和升級，同時還可以將不同的系統(tǒng)平滑的移植到平臺上，實現(xiàn)系統(tǒng)的整合。

從應(yīng)用角度出發(fā)，要實施BPM，一定要樹立流程戰(zhàn)略、流程設(shè)計、流程實施和流程監(jiān)控的循環(huán)管理理念：從企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)制定流程的戰(zhàn)略，將戰(zhàn)略指標分解為流程的目標體系，通過流程實現(xiàn)戰(zhàn)略的落地；根據(jù)流程戰(zhàn)略進行業(yè)務(wù)流程的梳理、設(shè)計和優(yōu)化；通過組織結(jié)構(gòu)和信息系統(tǒng)的調(diào)整來實施業(yè)務(wù)流程;通過流程合規(guī)管理和流程績效監(jiān)控，對流程執(zhí)行情況進行監(jiān)控，根據(jù)結(jié)果調(diào)整業(yè)務(wù)流程設(shè)計。站在這個立場上，毋庸置疑，BPM是企業(yè)級的概念。

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