淺析高校秘書隊伍存在的問題及對策

謝 誠

（廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院中文系，廣東 廣州 510545）

對高校來說，教學(xué)質(zhì)量就是生存和發(fā)展的根本，教學(xué)工作在高教建設(shè)當(dāng)中占居核心位置。教學(xué)秘書是教務(wù)管理工作中重要角色，是教學(xué)管理中的不可缺少的一部分，抓好高校秘書隊伍建設(shè)工作，對有效調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，促進(jìn)教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展有重要意義。

1 高校教學(xué)秘書的主要工作

1.1 服務(wù)保障工作

學(xué)校一般實施兩級管理，院（系）級單位對本院（系）的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)管理、學(xué)生管理等方面有一定的獨立自主權(quán)，因此教學(xué)秘書在其中的作用非常重要。院（系）教學(xué)秘書是教學(xué)單位院（系）領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助搞好教學(xué)組織和教學(xué)管理工作。

1.2 組織協(xié)調(diào)工作

教學(xué)秘書需要處理的事務(wù)不僅涉及到教學(xué)管理工作的各個內(nèi)容，如協(xié)助系主任編排課程總表、負(fù)責(zé)課程的臨時調(diào)整與統(tǒng)計、負(fù)責(zé)統(tǒng)計教師的教學(xué)工作量和科研成果，而且還需要處理一些突發(fā)情況，協(xié)助任課教師申報科研項目、做好學(xué)生學(xué)籍管理方面的有關(guān)工作、負(fù)責(zé)學(xué)生教材的發(fā)放等等。由于教學(xué)管理的許多活動涉及到多個部門，教學(xué)秘書還必須協(xié)調(diào)多方關(guān)系，工作性質(zhì)多樣化，工作內(nèi)容多樣化，事務(wù)繁瑣量大，這對教學(xué)秘書的專業(yè)水準(zhǔn)和心理素質(zhì)有一定的要求，只要達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，才能確保教學(xué)管理工作的順利運(yùn)行。

1.3 材料上報

教務(wù)工作一件連接一件，安排非常緊密。教學(xué)秘書的工作時效性很強(qiáng)，往往同時進(jìn)行著好幾項工作，讓人感到分身乏術(shù)。在這種時候，根據(jù)院系的各項工作情況，做好教學(xué)文件、教學(xué)檔案的發(fā)放、搜集、整理、保管等工作不僅要求秘書能夠細(xì)致、準(zhǔn)確，還要及時。可以說，日積月累，教學(xué)秘書長期處于緊張的情緒和高強(qiáng)度的心理壓力。

1.4 信息傳遞

教學(xué)無小事，及時的進(jìn)行信息傳遞也是一個重要的工作內(nèi)容。例如一些科研項目的申報，教師調(diào)、停課安排，期末考試級監(jiān)考的通知，會議通知，或者是一些教學(xué)任務(wù)等具體事務(wù)的安排上，都在時間上有明確的限制，稍稍不甚，就有可能造成教學(xué)事故，影響整個教學(xué)管理的運(yùn)行。

1.5 綜合管理

教學(xué)秘書的工作不僅在于日常的教務(wù)管理，還要根據(jù)協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)定期進(jìn)行教學(xué)檢查和督導(dǎo)，對在教學(xué)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題歸納匯總后，提出相應(yīng)的整改措施，撰寫檢查報告，報領(lǐng)導(dǎo)審核后交教務(wù)處或教學(xué)督導(dǎo)辦，并對教師的整改情況進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)；根據(jù)各專業(yè)教學(xué)執(zhí)行計劃和教務(wù)處分課情況，組織教師進(jìn)行選課并按照要求排課；進(jìn)行考務(wù)及成績管理，按照教務(wù)處要求和安排組織院屬各教學(xué)系秘書做好每學(xué)期期末考試、補(bǔ)考和緩考，如制作試卷、安排考場、安排監(jiān)考、匯總試卷等。

2 高校教學(xué)秘書工作存在的問題

2.1 學(xué)校對教學(xué)秘書隊伍建設(shè)重視程度不夠

對高校而言，教學(xué)、科研是重中之重，人們往往只會通過關(guān)注教學(xué)和科研兩方面的成果來衡量一個高校的水平。因此，在高校，“教學(xué)”、“科研”是高校工作的兩個大板塊，而教學(xué)秘書工作從事的是輔助性質(zhì)的工作，絕對的執(zhí)行者、協(xié)助者，一般不被人看重。高?！爸亟虒W(xué)、輕管理”的思想嚴(yán)重。

對教學(xué)秘書的使用上還存在“重使用、輕培養(yǎng)”的思想。不少學(xué)校管理層并不十分了解教學(xué)秘書的工作，單純地認(rèn)為教學(xué)秘書工作都是一些簡單的、事務(wù)性工作，就是按照教學(xué)計劃安排每學(xué)期的課表、安排期末考試考場、征訂教材、組織四六級報名等。其實教學(xué)秘書工作并不是簡單機(jī)械的重復(fù)，這還是需要一定的專業(yè)知識和工作能力的。

2.2 責(zé)任重，工作壓力大，缺少進(jìn)修與科研機(jī)會

教學(xué)秘書的工作涉及到日常教學(xué)活動的各方各面，內(nèi)容范圍廣、環(huán)節(jié)多，既有常規(guī)性的日常管理工作要做，又有很多突發(fā)事件需要及時處理，繁瑣復(fù)雜，難免容易產(chǎn)生煩躁的情緒，因此也出現(xiàn)了少部門教學(xué)秘書將消極情緒帶到工作中來，容易引發(fā)教學(xué)秘書與老師或?qū)W生之間不必要的誤會。

教學(xué)秘書的工作滲透在教學(xué)活動中的每一件事情，幾乎一刻都不能離開辦公室，需要隨時關(guān)注著教學(xué)運(yùn)行情況，不定時接到需要緊急處理的各自問題。任課教師不定期會有機(jī)會出去訪學(xué)、參觀各種教學(xué)活動交流等，而教學(xué)秘書由于每天都埋頭在大量的瑣事中，根本抽不出時間和精力再去創(chuàng)新研究工作。在某種程度上來看，教學(xué)秘書工作強(qiáng)度大，但是給到教學(xué)秘書自我提升的時間、空間很少，影響教學(xué)秘書的整體素質(zhì)。

另外，高校中關(guān)于教學(xué)管理方面的研究課題相對較少，申請課題較難；且因教學(xué)秘書在學(xué)校中的地位較低、人員分散且沒有形成科研團(tuán)隊或組織，在研究課題安排上不受重視，一般教學(xué)秘書個人很少有機(jī)會參與到課題當(dāng)中。

2.3 績效考核體系不完善

教學(xué)管理工作具有服務(wù)對象的特殊性、角色的多樣性、事務(wù)的繁雜性和超負(fù)荷性等。例如學(xué)生文化基礎(chǔ)薄弱但特長多、教學(xué)硬件與教學(xué)資源不匹配等，導(dǎo)致教學(xué)管理工作變得更加繁雜瑣碎。教學(xué)秘書的考核難度大，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一般以他人是否滿意為標(biāo)準(zhǔn)，但是每個人的要求是不一樣的。教學(xué)秘書不能為了達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)，一味的迎合他人，原則性問題必須要堅守。在高校，對于科任教師的可是統(tǒng)計及計酬有明確的規(guī)定，超過額定工作量的部分另外計算，“多勞多得”，這意味著付出與收獲成正比，是激勵科任教師的方式之一，而教學(xué)秘書不管工作任務(wù)多少，工作質(zhì)量高低，薪資都是一樣固定不變，付出與收獲不成正比，根本不符合社會主義的分配原則。

3 如何做好高校教學(xué)秘書工作

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，建立合理的績效考核機(jī)制，有利于提高教學(xué)秘書的工作熱情和信心

注重教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)，靈活運(yùn)用激勵機(jī)制，積極為教學(xué)秘書正常晉級晉升創(chuàng)造條件，用優(yōu)惠的政策吸引教育管理專業(yè)人才和本科優(yōu)秀的人才充實教學(xué)秘書隊伍，提高教學(xué)秘書隊伍檔次。

3.2 提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識

雖然教學(xué)秘書崗位從事的是輔助性教學(xué)的管理工作，在學(xué)歷、職稱和專業(yè)知識等條件上不象專職教師那么高，但在管理素質(zhì)和相關(guān)專業(yè)知識方面也還是得加強(qiáng)學(xué)習(xí)。在不斷提高思想政治素質(zhì)的同時，要多學(xué)習(xí)秘書學(xué)、行政管理學(xué)、教育學(xué)、公文寫作等知識。只有將理論知識與教學(xué)實踐相結(jié)合，才能更好的做好教務(wù)管理的綜合工作。此外，現(xiàn)代社會提倡“無紙辦公”，教學(xué)秘書還必須要學(xué)會熟練運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行輔助管理，加強(qiáng)現(xiàn)代化辦公技巧的學(xué)習(xí)是非常必要的。

3.3 注重“四大能力”

（1）“統(tǒng)籌管理能力”。運(yùn)用矩陣分析法——分清事情的輕重緩急。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均使力，在時間上就是一種浪費。在主要工作上，必須用全部精力和黃金時間，將其做到最好。不管做什么，都要從全局的角度來進(jìn)行規(guī)劃，將事情分出輕重緩急，將大目標(biāo)分成若干個小目標(biāo)，并堅持“要事第一”的做事原則，久而久之就會培養(yǎng)起自己“先做最重要的事”的工作能力。

（2）“溝通協(xié)調(diào)能力”。教學(xué)秘書經(jīng)常與教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生打交道，很多工作的順利完成都需要幾方面人員的共同努力。因此教學(xué)秘書要注意提高自己的縱向溝通能力 （向教師或?qū)W生發(fā)布文件、傳達(dá)指示，向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作）、橫向溝通能力（平行溝通）。強(qiáng)化溝通能力的關(guān)鍵點在于：一是傳達(dá)有效信息；二是上下言行一致；三是提高組織信任度。

（3）“寫作能力”。無論是草擬文件、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，每一項內(nèi)容都在告訴我們自身的寫作能力是非常必要的。

（4）“表達(dá)能力”。在溝通過程中應(yīng)盡量使用通俗易懂的語言，使用接收者最易理解的語言。在不斷的實踐中提高語言及文字表達(dá)能力，多鍛煉，平時多向別人學(xué)習(xí)，體會別人得體、風(fēng)趣的談話中的高明之處，提高自己的表達(dá)能力。

3.4 提高檔案意識，實現(xiàn)“精細(xì)化”檔案管理

掌握不同類別檔案的收集、整理、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、保管、檢索和編研的方法，將教學(xué)檔案做好完整、精細(xì)可以大大的提高工作效率。例如，將學(xué)生異動、緩（補(bǔ)）考、重修等信息按學(xué)年信息歸類分檔，便于隨時查找，大大提高了工作效率。

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