淺談勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理

王曉明 （安徽省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院股份有限公司，安徽 合肥 230088）

0 前 言

持續(xù)經(jīng)營是公司的基本特征，合同行為是公司存續(xù)期間的重要商事活動(dòng)，一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗與合同及合同管理有密切關(guān)系，因此，必須十分重視合同及合同管理。

合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。全過程就是從合同洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行全過程，直至合同完成為止；系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各個(gè)部門都要共同來管理，它是企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)的“核心”；動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，尤其是不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更補(bǔ)充或中止和終止。

由此可見，企業(yè)不僅要重視合同形成簽訂過程，更要重視合同簽訂后的管理工作，切不可合同一簽就萬事大吉，把合同書束之高閣，要防止合同管理不善而帶來的風(fēng)險(xiǎn)，樹立事前防范、過程跟蹤、事后補(bǔ)救的立約觀念，堅(jiān)持規(guī)范、有效管理，以實(shí)現(xiàn)運(yùn)用法律手段有效維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

本文針對(duì)近年來勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理實(shí)踐中出現(xiàn)的問題提出一些看法，以期與經(jīng)營和合同管理人員共同探討，尋求勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理新途徑、新辦法，為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)。

1 歷史根源與現(xiàn)狀分析

當(dāng)今的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，大多數(shù)是從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期走過來的國有單位，不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思維方式和管理方式以及企業(yè)管理制度都或多或少帶有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的色彩。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，勘察設(shè)計(jì)任務(wù)由上級(jí)下達(dá)，勘察設(shè)計(jì)單位只管生產(chǎn)，無須講經(jīng)營，更談不上講企業(yè)效益。改革開放以來，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)逐步走向市場，參與市場競爭，勘察設(shè)計(jì)單位通過投標(biāo)承接項(xiàng)目，與發(fā)包單位簽訂勘察設(shè)計(jì)合同，逐步引入合同意識(shí)和合同管理，但合同的簽約過程簡單，合同內(nèi)容粗糙，不少企業(yè)雖然建立了相應(yīng)的管理制度，配備相應(yīng)的管理人員，但工作不夠扎實(shí)，有不少教訓(xùn)，到目前仍還存在很多不足之處。

1.1 認(rèn)識(shí)上不足

首先是對(duì)市場與合同的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場與合同是一種相互依存的關(guān)系，市場的運(yùn)作離不開合同，合同的成立必須以市場為前提，有些業(yè)內(nèi)人士不了解市場與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，只顧到市場承攬任務(wù)，卻不去簽訂合同或者草率簽約，結(jié)果遇上糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。

其次是對(duì)合同與合同管理關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。合同管理是對(duì)合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。經(jīng)營人員往往顧此失彼，甚至把合同管理當(dāng)成了合同保管。

1.2 操作上不當(dāng)

1.2.1 僅口頭約定，無文字依據(jù)

作為企業(yè)，合同當(dāng)事人雙方權(quán)利與義務(wù)關(guān)系到各自企業(yè)的利益，若沒有書面協(xié)議，一方一旦毀“約”，將給相對(duì)方造成損失或不必要的麻煩。但實(shí)際工作中，人們總有一種習(xí)慣性思維方式，認(rèn)為“都是系統(tǒng)內(nèi)部的，問題不大”，往往以口頭約定，無文字依據(jù)，甚至是先干活，后談合同，有些項(xiàng)目往往竣工多年遲遲未簽訂合同，一旦人事變動(dòng)或機(jī)構(gòu)調(diào)整，合同無法兌現(xiàn)，造成爛帳、壞帳。

1.2.2 合同主體不當(dāng)，授權(quán)不清楚

合同當(dāng)事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格主體的首要條件是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的合同當(dāng)事人，常常會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人錯(cuò)位現(xiàn)象。如某市公路局受市政府指令負(fù)責(zé)某某項(xiàng)目的實(shí)施管理，但公路局不是真正的“業(yè)主”，就會(huì)出現(xiàn)推萎扯皮現(xiàn)象。

1.2.3 內(nèi)容不夠準(zhǔn)確，文字不嚴(yán)謹(jǐn)

業(yè)主對(duì)設(shè)計(jì)產(chǎn)品的具體要求不準(zhǔn)確，或約定不明確，導(dǎo)致返工現(xiàn)象嚴(yán)重，設(shè)計(jì)方往往又不能及時(shí)變更合同內(nèi)容，可謂“雪上加霜”。合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，也容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。

1.2.4 合同條款遺漏，責(zé)任不明確

合同中遺漏的往往是違約責(zé)任，主要是礙于面子造成的，作為勘察設(shè)計(jì)企業(yè)處于被動(dòng)或“弱勢(shì)”地位，怕得罪業(yè)主。我們強(qiáng)調(diào)違約責(zé)任，并不是非要追究委托方的責(zé)任，往往只是強(qiáng)化委托方責(zé)任意識(shí)，更好地有效實(shí)施項(xiàng)目，至少在溝通協(xié)調(diào)方面能爭取主動(dòng)權(quán)。

1.2.5 缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和防范措施

在市場如戰(zhàn)場的激烈競爭中，知己知彼顯得尤為重要，因此，對(duì)委托方的資信和項(xiàng)目能否及時(shí)上馬，必須有清醒的認(rèn)識(shí)，不然合同簽訂之日就是風(fēng)險(xiǎn)降臨之時(shí)。作為設(shè)計(jì)方往往為了拿項(xiàng)目，忽視基本建設(shè)程序問題，項(xiàng)目一旦擱置，合個(gè)同無法履約，設(shè)計(jì)費(fèi)也就不了了之。

1.2.6 法律意識(shí)淡薄，違規(guī)簽約

根據(jù)《招投標(biāo)法》等有關(guān)文件規(guī)定，勘察設(shè)計(jì)費(fèi)超過50萬元以上就必須招標(biāo)，若不嚴(yán)格履行招投標(biāo)程序，即使簽訂了合同，也屬無效合同，無效合同不受法律保護(hù)。業(yè)主為了盡快上報(bào)設(shè)計(jì)文件，僅憑一紙委托書或承諾函，勘察設(shè)計(jì)單位就去開展工作，設(shè)計(jì)文件交付后，又要履行招標(biāo)手續(xù)，勘察設(shè)計(jì)單位勞命傷財(cái)。

1.2.7 過分遷讓委托方

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)為了爭取項(xiàng)目，將業(yè)主的要求當(dāng)成圣旨，按業(yè)主意圖工作，無論是合理的、不合理的都盡量滿足，結(jié)果是不盡如人意，甚至在設(shè)計(jì)文件的評(píng)審后，大量返工，反而被業(yè)主指責(zé)未盡合同義務(wù)。

1.2.8 投標(biāo)文件中過度承諾

在投標(biāo)文件中，承諾很多額外工作，自認(rèn)為是增值服務(wù)，而被業(yè)主視為理應(yīng)為之，結(jié)果是吃力不討好，長久以往，很多不屬設(shè)計(jì)單位的事，也就順其自然被業(yè)主視為設(shè)計(jì)單位的份內(nèi)事，這部分經(jīng)濟(jì)損失也是相當(dāng)大的。

1.3 管理上不規(guī)范

1.3.1 合同管理脫節(jié)

在履約過程中往往由于客觀條件的改變、現(xiàn)場條件的變化等，業(yè)主提出超出合同條件的要求，設(shè)計(jì)人員一味地滿足業(yè)主提出的要求，而沒意識(shí)到合同條件已經(jīng)發(fā)生變化，又不能及時(shí)將情況反映到經(jīng)營部門，待事后發(fā)現(xiàn)時(shí)，已處于十分被動(dòng)的地位，很難爭取到這部分利益。

語文教學(xué)是傳承我國文化的基礎(chǔ)，是獲取知識(shí)的首要途徑。在語文課堂上，可以學(xué)習(xí)我國的漢字、文學(xué)作品和文化知識(shí)等。它是歷史文化傳統(tǒng)的傳承者，是民族情感的培養(yǎng)者。語文課堂上充滿著神奇的民族魅力，體會(huì)這些語文的美好離不開“讀”。大聲地朗讀、細(xì)致地分析閱讀、邊讀邊寫等，都是“讀”的方式，都是在為語文課堂增加活力、魅力與生命力。

1.3.2 該變更的合同沒有變更

合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體的變更，作為承包方的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，為了維護(hù)自身的合法權(quán)益，合同變更要及時(shí)。

1.3.3 應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函沒有發(fā)

在履約過程中及時(shí)發(fā)出必要的書函（會(huì)議紀(jì)要、供圖協(xié)議、索要資料清單等），是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)自我保護(hù)的方式。

1.3.4 應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有辦理簽證確認(rèn)

未履行簽證確認(rèn)手續(xù)，發(fā)生糾紛時(shí)，無法舉證。

1.3.5 應(yīng)當(dāng)追究的合同權(quán)利過了訴訟時(shí)效

勘察設(shè)計(jì)行業(yè)被拖欠設(shè)計(jì)費(fèi)的情況相當(dāng)嚴(yán)重，有些拖欠沒有及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過訴訟時(shí)效，無法挽回?fù)p失。

發(fā)包方不按合同約定支付勘察設(shè)計(jì)進(jìn)度款，勘察設(shè)計(jì)單位可以行使抗辯權(quán)停止工作，但由于多種原因而沒有行使，問題也愈來愈難解決。此外，合同管理相關(guān)制度有待完善，人員不到位、合同評(píng)審流于形式均不同程度存在。

2 解決問題的主要對(duì)策

企業(yè)特別是大型企業(yè)，職能部門、分院、子公司眾多，合同的類別、種類繁雜，年度合同量巨大，僅靠一兩個(gè)部門或人員，難以勝任。特別是隨著形勢(shì)的發(fā)展，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)走設(shè)計(jì)——施工一體化發(fā)展道路，拓展外向型經(jīng)濟(jì)渠道，開展投融資活動(dòng)，必將涉及境外合作合同，BT、BOT等項(xiàng)目管理合同，這些都有待于經(jīng)營人員不斷探索、總結(jié)。

現(xiàn)就勘察設(shè)計(jì)企業(yè)目前所遇到合同管理方面的癥結(jié)和問題提出應(yīng)對(duì)策略。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好合同管理的重要保證，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立牢固的法律意識(shí)，建立以合同為核心的生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)作體系，落實(shí)各級(jí)責(zé)任，并使之法制化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

全員參與是合同得以順利履約的基礎(chǔ)，全員參與是指員工在工作過程中應(yīng)強(qiáng)化合同意識(shí)，使合同洽談到終止全過程的管理都有相關(guān)崗位人員履行職責(zé)，每一環(huán)節(jié)都有責(zé)任人去實(shí)施，才能保證合同的正常履行。

2.2 提高合同管理人員素質(zhì)

提高合同管理人員素質(zhì)是企業(yè)合同管理的首要任務(wù)，又是當(dāng)前的迫切需要，可以從以下4個(gè)方面著手。

①選好人員。依照合同管理崗位、任職條件，從本企業(yè)員工中選拔合適人選擔(dān)任合同管理人員。

②組織好在職學(xué)習(xí)。根據(jù)企業(yè)與市場的實(shí)際，有針對(duì)性的組織合同管理人員參加在職學(xué)習(xí)，采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”短期培訓(xùn)等靈活多樣的方法培訓(xùn)人才。

③到有關(guān)院校深造。選擇有一定專業(yè)技術(shù)水平的骨干人員到有關(guān)院校深造，提高綜合能力，培養(yǎng)高素質(zhì)的合同管理人員。

④鼓勵(lì)在職自學(xué)。鼓勵(lì)員工參加經(jīng)濟(jì)師、企業(yè)法律顧問資格考試，給予獎(jiǎng)勵(lì)。

通過以上途徑，全面提升企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的素質(zhì)，包括思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。

2.3 建立和健全企業(yè)的合同管理體系

建立和健全企業(yè)合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度網(wǎng)絡(luò)。組織網(wǎng)絡(luò)是指企業(yè)要由上而下地建立和健全合同管理機(jī)構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)、兼職機(jī)構(gòu)）和管理人員（專職、兼職），使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到每個(gè)角落。作為大型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，總院應(yīng)當(dāng)設(shè)合同管理專職部門，分院、子公司、駐外分院設(shè)專職部門（人員）或兼職部門（人員）。制度網(wǎng)絡(luò)就是企業(yè)就合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循；對(duì)合同的洽談、草擬、評(píng)審、簽訂、交底、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等各種環(huán)節(jié)，都應(yīng)落實(shí)責(zé)任部門或責(zé)任人；總院要建立和健全合同管理制度，分院或子公司根據(jù)自身的需要補(bǔ)充合同管理制度；重點(diǎn)是要強(qiáng)化合同評(píng)審和合同審查機(jī)制，本著安全與效率并舉的原則，實(shí)行“分級(jí)管理、歸口審查”。

2.4 借助外力，提高企業(yè)合同管理水平

企業(yè)合同管理僅靠內(nèi)部措施還不夠，還需借用外部影響，來推動(dòng)內(nèi)部的合同管理。一是積極參加工商行政管理部門組織開展的“重合同，守信用”活動(dòng)，營造“重合同，守信用”的氛圍，通過定期檢查活動(dòng)，促進(jìn)管理。二是依據(jù)上級(jí)主管部門組織的活動(dòng)，推動(dòng)合同管理工作。三是請(qǐng)外部專家把脈，針對(duì)合同管理現(xiàn)狀，提出解決問題的渠道和方法，尤其請(qǐng)法律專家、合同專家審核合同文本，作為本企業(yè)的合同規(guī)范文本，提高合同文本的質(zhì)量。

合同管理工作是多學(xué)科的融合，對(duì)合同管理人員要求較高，需具備較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)要具備一定的法學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉企業(yè)管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行相關(guān)業(yè)務(wù)，方可對(duì)合同的具體工作內(nèi)容、深度、要求、質(zhì)量、成本等有全面的理解和掌握，這就要求合同管理人員在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)、勇于實(shí)踐，不斷探索，逐步形成適合本企業(yè)特點(diǎn)的合同管理模式，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。