淺談如何提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平

王廣福

（鄄城縣人口計(jì)生局，山東 鄄城274600）

1 提高對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

1.1 人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，可為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。

1.2 人口計(jì)生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案資料，通過從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。

1.3 人口計(jì)生檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

有效利用人口計(jì)生檔案，掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息，可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，即可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。

1.4 人口計(jì)生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計(jì)劃生育工作方法進(jìn)一步改進(jìn)

讓群眾提出自己在計(jì)劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄薄收集整理，形成群眾需求信息檔案。

1.5 人口計(jì)生檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性

《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》、《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》、《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》、《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)相繼實(shí)施，使人口計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實(shí)施，提高了群眾的維權(quán)意識(shí)，這對(duì)人口計(jì)劃生育監(jiān)督著法人員提出了更高的要求，利用人口計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息，為計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性打下基礎(chǔ)。

2 認(rèn)真分析和解決人口和計(jì)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 存在認(rèn)識(shí)上的偏差

在實(shí)際工作中，有許多同志認(rèn)為計(jì)生檔案無(wú)實(shí)際意義，檔案和計(jì)劃生育工作無(wú)直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無(wú)所謂。

2.2 內(nèi)容存在弄虛作假情況

由于實(shí)行計(jì)劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計(jì)生檔案中將單位內(nèi)部用臨時(shí)工的情況隱瞞不報(bào)，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏檔、報(bào)喜不報(bào)憂的現(xiàn)象。極個(gè)別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實(shí)性。

2.3 監(jiān)督檢查流于形式

檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認(rèn)真解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

2.4 人員素質(zhì)偏低且不固定

大部分單位計(jì)生檔案管理人員檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，影響了檔案管理水平的提高。計(jì)劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)職務(wù)、職稱，人員變動(dòng)大，頻繁的人事調(diào)動(dòng)使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

2.5 管理制度不健全，手段落后

對(duì)建立計(jì)生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計(jì)劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。檔案立卷不規(guī)范，計(jì)生檔案管理僅以保存為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

3 認(rèn)真抓好人口和計(jì)生檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和管理現(xiàn)代化建設(shè)

3.1 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

（1）要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（2）要全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕挠?jì)生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（3）要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷、重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。

（4）要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，在因事制宜制定出一些具體細(xì)則。

（5）要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準(zhǔn)率。因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

3.2 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

（1）分輕重緩急，循序漸進(jìn)。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。

（2）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合機(jī)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。

（3）分門另類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。

（4）用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡(jiǎn)化查找時(shí)間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利弊其弊，可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件題目中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯—關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后，利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

4 提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

4.1 重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。

4.2 重視檔案人員的在職培訓(xùn)

提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。

4.3 積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累

很多檔案人員隨人已認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的必要性，但往往過于倚重各類培訓(xùn)而忽視自身的學(xué)習(xí)和積累。事實(shí)上，自學(xué)也是提高素質(zhì)的重要途徑。檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來。

4.4 合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。