檔案信息化的系統(tǒng)性及相關(guān)性分析

劉文婧

(黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七〇六隊(duì) 黑龍江 齊齊哈爾 161006)

隨著檔案信息化發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，有效的提高了檔案管理的效率，同時(shí)對(duì)于檔案信息的利用價(jià)值的提升也起到了積極的作用。從某種意義上來講，檔案信息化系統(tǒng)等同于檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，其是對(duì)信息服務(wù)的特征和價(jià)值的有效體現(xiàn)。作為檔案實(shí)體，其在需求價(jià)值上主要體現(xiàn)在歷史和憑證等功能上，價(jià)值具有持久性、非現(xiàn)行性和穩(wěn)定性等相對(duì)靜態(tài)的特性。而且信息需求表征上，其具有行為何妨、決策及享用等功能，其價(jià)值具有針對(duì)性和時(shí)效性等相對(duì)動(dòng)態(tài)的特征。檔案作為信息資源，其被開發(fā)利用的程度決定了其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，而且信息價(jià)值隨著時(shí)間的推移也會(huì)不斷的衰減，因此需要對(duì)檔案信息化的系統(tǒng)性和相關(guān)性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，從而更好的提高檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)的可靠性和適用性。

一、檔案信息化服務(wù)的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)

檔案信息化系統(tǒng)包括物質(zhì)元素、技術(shù)元素、社會(huì)元素和管理元素，這些元素都是與檔案及信息資源的物質(zhì)形態(tài)具有關(guān)聯(lián)性，這些元素作為檔案信息化系統(tǒng)中的不同元素，這些不同元素之間按照一定的方式相互聯(lián)系組成系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，從而進(jìn)一步?jīng)Q定了系統(tǒng)的功能。通過對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，從而決定了系統(tǒng)的開放程度及環(huán)境功能。而在檔案信息化系統(tǒng)中，各要素之間的聯(lián)系分為確定性聯(lián)系和非確定性聯(lián)系兩種，這其中檔案物質(zhì)與管理相關(guān)的要素之間的聯(lián)系屬于確定性聯(lián)系，具有較好的穩(wěn)定性和持久性。而與技術(shù)和環(huán)境相關(guān)的要素之間的聯(lián)系具有不確定性，其穩(wěn)定性較差。這主要體現(xiàn)在社會(huì)管理層面、技術(shù)升級(jí)及用戶需求等各方面存在著不同的變化，所以相對(duì)來講，結(jié)構(gòu)具有不穩(wěn)定性。因此，可以說檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)是靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的統(tǒng)一體，檔案實(shí)體相關(guān)的各種基本元素在社會(huì)作用和技術(shù)方面發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用。

二、檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)性分析

(一)管理要素與技術(shù)要素的相關(guān)性

通過數(shù)字化信息資源的組織和利用有效的將檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合在一起，而且兩者結(jié)合后則衍生出服務(wù)系統(tǒng)。因此在檔案管理工作中，需要將管理按角色進(jìn)行劃分，從而形成最基本的管理元素。而要想描述每一個(gè)管理元素則需要從軟件組件的角度來進(jìn)行理解。軟件在開發(fā)過程中，其是將軟件空間的對(duì)象形式描述盡可能的接近于現(xiàn)實(shí)世界中的實(shí)體。這樣這就需要在軟件設(shè)計(jì)時(shí)盡可能的將管理要素及技術(shù)要素在內(nèi)容、功能和描述上更為接近，從而將管理要素及技術(shù)要素有效的銜接在一起，確保實(shí)現(xiàn)管理與技術(shù)的結(jié)構(gòu)化關(guān)聯(lián)，使管理與技術(shù)能夠同步。在檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)中，在關(guān)聯(lián)過程中應(yīng)以管理要素優(yōu)先，然后以先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用來引導(dǎo)信息化服務(wù)的需求和管理。

(二)屬性要素與操作要素的相關(guān)性

檔案的數(shù)字化導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)多元化的屬性要素，如各種格式的文本、圖形圖像、音頻、視頻等。不同的屬性要素對(duì)應(yīng)的操作模式不同。這種屬性與操作同時(shí)存在的異構(gòu)性導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)處理與利用的復(fù)雜性，其組織結(jié)構(gòu)要面對(duì)各種不同形式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、載體形式、軟件的設(shè)計(jì)模式、安全保障方式、硬件的物理構(gòu)成等。這種要素本身及其相關(guān)性產(chǎn)生的復(fù)雜性使系統(tǒng)的維護(hù)代價(jià)非常大，這是影響檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與功能的重要因素之一。為此，可以采用兩種模式的關(guān)聯(lián)，一是采用復(fù)合文檔模式，將文檔與對(duì)應(yīng)的操作集成為一休，形成含有自操作功能的信息實(shí)體。二是采用標(biāo)準(zhǔn)化描述或轉(zhuǎn)換方式，采用足夠的元數(shù)據(jù)對(duì)系統(tǒng)不同類型的屬性要素進(jìn)行基于標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)字化描述，闡明其所需要的軟硬件環(huán)境。第三種方式為組件模式，將一定類型屬性要素通過組件進(jìn)行封裝。組件方式實(shí)現(xiàn)屬性要素與操作要素的關(guān)聯(lián)是相對(duì)最好的模式，一方面可以簡化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，同時(shí)可以使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)通過組件組合實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的效果。此外，該種模式無論從管理角度還是技術(shù)角度都相對(duì)容易理解和實(shí)現(xiàn)。

(三)相關(guān)要素的一致性

在檔案信息化及利用過程中，由于信息與信源的可分離性，因此在信息化與信息服務(wù)過程中，要保持檔案實(shí)體蘊(yùn)涵的內(nèi)容與對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息在語義上保持一致性也是面臨的關(guān)鍵問題之一。檔案是非現(xiàn)行或半現(xiàn)行狀態(tài)下的文件，具有長期不變性的要求，但對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息在利用過程中必然與計(jì)算機(jī)內(nèi)存及網(wǎng)絡(luò)傳輸信號(hào)相關(guān)，從理論上來說任何基于數(shù)字形式并存在于計(jì)算機(jī)內(nèi)存中的數(shù)據(jù)都是可以被訪問和修改的，只是要求的技術(shù)水平和代價(jià)不同。因此，為了維護(hù)檔案實(shí)體與對(duì)應(yīng)信息資源的一致性，必然產(chǎn)生各種附加屬性，保持這些信息與檔案實(shí)體相關(guān)元素的一致性關(guān)聯(lián)，需要較高的維護(hù)代價(jià)和管理成本，同時(shí)也導(dǎo)致利用效率的降低。這些要素之間的關(guān)聯(lián)應(yīng)建立在主因素基礎(chǔ)之上，在相關(guān)技術(shù)條件允許的情況下建立以語義為核心的關(guān)聯(lián)模式，通過語義形成能夠唯一標(biāo)識(shí)的關(guān)鍵字段建立各相關(guān)信息要素之間的聯(lián)系。

三、結(jié)束語

開放性、公共性、高效性、可用性、時(shí)效性是信息服務(wù)的價(jià)值特征，原始性、憑證性等始終是檔案基本價(jià)值體現(xiàn)。檔案的管理與檔案的信息化在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的結(jié)合是為了提高檔案的信息價(jià)值及檔案的管理效率。這也導(dǎo)致了檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)的多元復(fù)雜性。只有從系統(tǒng)的角度來深層次理解其構(gòu)成，通過對(duì)關(guān)鍵要素的相關(guān)性分析，設(shè)計(jì)出優(yōu)化的關(guān)聯(lián)模式，才能更好的確保檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)的價(jià)值能夠有效的體現(xiàn)出來。

［1］李健.信息理論與技術(shù)對(duì)檔案學(xué)的影響研究［D］.天津師范大學(xué).2012 －04 －01 ．

［2］胡鴻杰.論電子文件的研究視角［J］．檔案學(xué)通訊.2007(2)．