檔案數(shù)字化建設(shè)途徑研究

楊海玲

檔案數(shù)字化建設(shè)是指采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為數(shù)字文獻(xiàn)，并利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為用戶(hù)提供數(shù)字信息服務(wù)的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，近年來(lái)，冀東油田（以下簡(jiǎn)稱(chēng)油田）結(jié)合實(shí)際情況，積極探索檔案數(shù)字化建設(shè)途徑，并摸索到適合油田發(fā)展的一條“捷徑”：以河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作為契機(jī)，進(jìn)一步推廣應(yīng)用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案系統(tǒng)），不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)全面推進(jìn)，油田檔案工作整體水平顯著提高。

一、加強(qiáng)檔案數(shù)字化硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)

2010年投資新建檔案大樓，面積達(dá)1836平方米，檔案庫(kù)房全部安裝智能型密集架，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)配備檔案專(zhuān)業(yè)消防與安防設(shè)備設(shè)施，庫(kù)房滿(mǎn)足“八防” 管理要求，檔案保管與辦公環(huán)境得到改善，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室、閱覽室“三分開(kāi)”。以河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作為契機(jī)，積極購(gòu)置掃描儀、照像機(jī)、大容量存儲(chǔ)設(shè)備，同步升級(jí)檔案專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、積極開(kāi)展認(rèn)定工作，建立全宗卷，健全臺(tái)賬

2013年，油田申報(bào)河北省企業(yè)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定“六星”級(jí)。依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)收集整理佐證材料4方面73冊(cè)，建立全宗卷8類(lèi)150余份資料;為方便查詢(xún)利用重新拆裝、整理歷史檔案臺(tái)賬400余本，進(jìn)一步提高了油田檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

三、靈活應(yīng)用檔案系統(tǒng)，加速檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案系統(tǒng)是中石油集團(tuán)公司在取得一系列信息化建設(shè)成果，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生大量電子文件的背景下研發(fā)而成。系統(tǒng)采用集中部署架構(gòu)，通過(guò)“收集整理”、“檔案保管”和“檔案利用”3個(gè)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案收集、利用與保管的網(wǎng)絡(luò)化管理;通過(guò)“電子文件歸檔”模塊，實(shí)現(xiàn)電子文件的全面收集與保管（見(jiàn)圖1）;實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔;實(shí)現(xiàn)檔案管理由后端、局部、輔助性管理，發(fā)展成為對(duì)檔案資料信息的前端控制和全程管理。油田結(jié)合自身檔案管理特點(diǎn)，積極推廣并靈活應(yīng)用檔案系統(tǒng)，全面加速了檔案數(shù)字化建設(shè)。

1.發(fā)揮檔案與信息合力，加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化是指對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、數(shù)碼相機(jī)或錄入等手段轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備里。油田發(fā)揮檔案與信息合力，確保檔案數(shù)字化、電子文件掛接、數(shù)據(jù)整理遷移等工作的有效開(kāi)展和順利實(shí)施。結(jié)合油田自身實(shí)際制定出合理的總體規(guī)劃和實(shí)施方案，投資數(shù)百萬(wàn)元，按照整體規(guī)劃、分步實(shí)施、以需促建、突出利用的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有步驟地進(jìn)行。目前除小部分業(yè)務(wù)檔案外，館藏檔案已全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了主要的數(shù)字化信息資源。

2.以檔案系統(tǒng)為平臺(tái)完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（1）及時(shí)完成館藏?cái)?shù)字化檔案遷移工作。檔案系統(tǒng)提供歷史檔案遷移功能，通過(guò)數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)校驗(yàn)和數(shù)據(jù)導(dǎo)入4個(gè)步驟完成。油田以檔案系統(tǒng)為平臺(tái)，將數(shù)字化完成的部分全部遷移至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一。

（2）建立檔案數(shù)字化信息資源庫(kù)。數(shù)字化檔案資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。如果沒(méi)有數(shù)字檔案資源，再好的檔案管理系統(tǒng)也是“無(wú)源之水”。油田不斷深化完善檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，經(jīng)過(guò)近4年的努力，檔案系統(tǒng)已經(jīng)成為油田九大類(lèi)檔案集成化的數(shù)字化信息資源庫(kù)。這些數(shù)字化檔案信息通過(guò)檔案系統(tǒng)提供靈活的檔案查詢(xún)系統(tǒng)，已經(jīng)成為油田利用網(wǎng)絡(luò)資源為用戶(hù)提供服務(wù)的重要來(lái)源。

（3）注重加強(qiáng)電子文件的收集。以推廣檔案系統(tǒng)為契機(jī)，明確電子文件必須歸檔的要求。通過(guò)檔案系統(tǒng)“應(yīng)用管理”權(quán)限實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中歸檔流程的統(tǒng)一設(shè)定，有效確保除管理類(lèi)與會(huì)計(jì)類(lèi)檔案外，其它各類(lèi)別檔案均采用標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程，即紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子條目必須經(jīng)過(guò)歸檔部門(mén)與檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)兩級(jí)審核后，才能進(jìn)行檔案條目的提交與歸檔工作。同時(shí)，電子條目在線(xiàn)審核環(huán)節(jié)，檔案人員將電子文件是否上傳作為審核重點(diǎn)。既定流程與審核環(huán)節(jié)的設(shè)定，從系統(tǒng)源頭保證了電子文件的全面收集。同時(shí)為日后館藏檔案數(shù)字化工作的持久戰(zhàn)掃除障礙。數(shù)字化檔案信息在檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等方面發(fā)揮著重要的作用，是建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前提。

3. 利用檔案系統(tǒng)構(gòu)建檔案數(shù)字化信息資源應(yīng)用平臺(tái)。

（1）檔案系統(tǒng)在內(nèi)部局域網(wǎng)運(yùn)行。采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為支撐，基于智能檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采取直接提供保護(hù)或通過(guò)格式轉(zhuǎn)換提供保護(hù)等措施確保利用過(guò)程中數(shù)據(jù)的安全，能夠滿(mǎn)足檔案利用者和檔案管理者的需求，為檔案數(shù)字化成果的利用提供有效途徑。

（2）采用條形碼技術(shù)提高服務(wù)效率。油田通過(guò)二維條碼掃描槍?zhuān)瑢?duì)所借閱/歸還的檔案資料進(jìn)行掃描登記。二維條形碼自動(dòng)識(shí)別接口，做到掃描快速、讀取準(zhǔn)確、一“件”不漏，尤其為檔案資料大批量查閱、快速利用提供了“捷徑”。網(wǎng)上借閱服務(wù)的開(kāi)展，為實(shí)現(xiàn)油田檔案數(shù)字化信息的共享提供便利，為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體更高程度地科學(xué)化、信息化管理奠定基礎(chǔ)。

4.利用檔案系統(tǒng)確保歸檔管理的可控性。檔案系統(tǒng)遵循電子文件先歸，實(shí)體檔案隨后歸檔的原則。推廣使用檔案系統(tǒng)以來(lái)，油田實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)指導(dǎo)立卷、移交、審核、歸檔入庫(kù)、辦公系統(tǒng)（OA）自動(dòng)歸檔，確保油田九大類(lèi)檔案自該系統(tǒng)使用以來(lái)電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)性與統(tǒng)一性，歸檔管理更加便捷可控。

5. 加強(qiáng)檔案人員數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)。發(fā)揮油田信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案人員計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)水平，形成信息技術(shù)與檔案專(zhuān)業(yè)相互促進(jìn)的融合式發(fā)展格局，檔案信息化水平得到顯著提高，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了人才保障。

6.加強(qiáng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)“關(guān)鍵時(shí)刻管理”。結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，油田采取數(shù)字化業(yè)務(wù)外包形式。業(yè)務(wù)外包不僅優(yōu)化資源配置，還使檔案部門(mén)能夠集中精力更有效地完成油田的核心業(yè)務(wù)和追求更高的任務(wù)目標(biāo)。在實(shí)際的數(shù)字化工作中，油田注重“關(guān)鍵時(shí)刻管理”的做法，有效地確保了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。

（1）加強(qiáng)數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的管理制度。一是制定合理的外包合同。合同明確了雙方的責(zé)任和義務(wù)，指明賠償?shù)呢?zé)任與解決爭(zhēng)端的方式，指出了服務(wù)范圍。二是加強(qiáng)外包服務(wù)商的管理。檔案數(shù)字化外包涉及到人員、安全、財(cái)物等方方面面的工作，油田嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化規(guī)范開(kāi)展數(shù)字化業(yè)務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督檢查，指定專(zhuān)人逐一審查數(shù)字化成果，及時(shí)聽(tīng)取外包商工作階段匯報(bào)，做到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

（2）及時(shí)加強(qiáng)與外包公司的溝通與協(xié)調(diào)。油田注重加強(qiáng)與外包公司的交流，制定項(xiàng)目計(jì)劃，控制項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，并定期檢測(cè)以確保工作質(zhì)量。

（3）加強(qiáng)對(duì)外包人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于歷史變革等原因，檔案存在諸如檔號(hào)復(fù)雜、卷內(nèi)文件混雜等問(wèn)題。因此，隨時(shí)都會(huì)出現(xiàn)卷內(nèi)文件排序困難等具體問(wèn)題，還有可能會(huì)出現(xiàn)一些可能無(wú)法預(yù)料到的特殊情況。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，油田加強(qiáng)對(duì)外包人員的前期培訓(xùn)和過(guò)程中的即時(shí)指導(dǎo)，確保了檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

（4）加強(qiáng)檔案保密措施確保數(shù)字化檔案的安全。一是外包商數(shù)字化人員全部與油田簽訂保密承諾書(shū)，并報(bào)公司保密辦公室備案。二是嚴(yán)禁外包涉密檔案。三是加強(qiáng)檔案安全教育。

（5）嚴(yán)格遵照集團(tuán)公司《檔案數(shù)字化規(guī)范》開(kāi)展數(shù)字化加工。在數(shù)字化過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化加工方法開(kāi)展工作，并注重掃描與修復(fù)同步開(kāi)展，對(duì)破損嚴(yán)重的檔案先運(yùn)用修裱或加固等方法進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，然后再進(jìn)行掃描，有效確保了數(shù)字化質(zhì)量。

7.檔案系統(tǒng)催生檔案數(shù)字化規(guī)范。統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)需要統(tǒng)一的管理制度，必須執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，必須統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程。中石油集團(tuán)公司辦公廳先于檔案系統(tǒng)研發(fā)制定了《集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》，對(duì)檔案管理規(guī)定、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范以及檔案信息化規(guī)范做出了明確詳盡的說(shuō)明，尤其對(duì)檔案數(shù)字化規(guī)范如基本原則、基本流程、檔案交接、檔案整理以及數(shù)據(jù)采集、質(zhì)檢與驗(yàn)收等均明確規(guī)定，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了制度保障。油田嚴(yán)格按照規(guī)范開(kāi)展數(shù)字化工作，為檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)，提高了檔案信息的共享程度，推進(jìn)了油田檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

8. 利用檔案系統(tǒng)發(fā)揮數(shù)字化效益。檔案網(wǎng)絡(luò)化是數(shù)字化的發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)化是信息傳輸、交換和共享的必要手段，也是充分發(fā)揮檔案數(shù)字化效益的必由之路。面向單機(jī)的數(shù)字化檔案信息，其作用必然有限，只有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。油田所使用的檔案系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性、檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)查詢(xún)的簡(jiǎn)易性等優(yōu)點(diǎn)，便于電子文件的收集與電子檔案信息的檢索，具備用戶(hù)權(quán)限設(shè)置與身份認(rèn)證管理等安全保密措施，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，發(fā)揮數(shù)字化效益，提高管理效率，提升檔案工作綜合服務(wù)能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

油田以認(rèn)定工作為契機(jī)，以檔案系統(tǒng)為平臺(tái)，全面加速了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。在軟硬件投入、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件收集以及館藏檔案數(shù)字化等方面取得了較為理想的成效，但距離更高標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)還存在差距。

（作者單位：中國(guó)石油冀東油田分公司檔案信息中心）