計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公政務(wù)中的應(yīng)用分析

丁丹丹

摘要：現(xiàn)代辦公政務(wù)中的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使用能夠極大的提升工作的質(zhì)量、效率，并且能夠在高效高質(zhì)的情況下降低整體的工作成本。在本文中，我主要就計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公政務(wù)中的應(yīng)用進(jìn)行分析，以便從中了解到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)以及具體應(yīng)用情況。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；現(xiàn)代辦公政務(wù)；應(yīng)用分析

一、現(xiàn)代辦公政務(wù)的缺陷

（一）工作效率慢

工作效率慢是現(xiàn)代政務(wù)辦公的最為主要的缺陷之一。在現(xiàn)代政務(wù)辦公中，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理工作占據(jù)了主要的部分。數(shù)據(jù)的處理工作包括數(shù)據(jù)的收集、錄入、整理以及分析。在這一系列環(huán)節(jié)中，重要性最低但是卻最為繁瑣的就是數(shù)據(jù)的錄入工作以及整理工作。這兩部分工作由于需要傳統(tǒng)的手動(dòng)錄入，因此占據(jù)了工作人員的大部分工作時(shí)間，從而導(dǎo)致了整體辦公的效率較慢。

（二）工作成本高

在現(xiàn)代政務(wù)辦公中的成本是越來(lái)越高的。首先，就體現(xiàn)在人工成本的不斷攀升上。隨著近年來(lái)人力成本的上升，各個(gè)用人單位均感到了人力成本上漲帶來(lái)的壓力。政務(wù)辦公由于其工作內(nèi)容多且繁瑣，因此需要較多的工作人員來(lái)完成，其人力成本一直都居高不下。其次，就是時(shí)間成本的攀升。在現(xiàn)今社會(huì)時(shí)間也同樣作為一種資源與財(cái)富，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要的地位。在政務(wù)辦公中，存在這大量有效時(shí)間的浪費(fèi)，因此給組織帶來(lái)了時(shí)間資源的浪費(fèi)問(wèn)題。

（三）人員工作意愿低

員工在工作時(shí)如果長(zhǎng)時(shí)間做重復(fù)性工作，很容易產(chǎn)生疲倦感、煩躁感以及厭惡感。在政務(wù)辦公中，就容易出現(xiàn)此類(lèi)的員工心理問(wèn)題。其主要原因在于政務(wù)工作本身的特質(zhì)。這種人員工作時(shí)的較低意愿又會(huì)使整個(gè)工作效率和工作質(zhì)量下降，從而給組織帶來(lái)負(fù)面影響。

二、現(xiàn)代辦公政務(wù)的需求

（一）效率高

效率就是在一定時(shí)間內(nèi)能夠完成盡量多的工作內(nèi)容。這在政務(wù)辦公中有很大的需求。政務(wù)辦公的工作內(nèi)容整體難度較小，創(chuàng)新性較低，復(fù)雜程度較低，很多都是簡(jiǎn)單的重復(fù)勞動(dòng)，因此政務(wù)辦公中更加注重對(duì)于效率的要求。并且由于政務(wù)辦公的群體，具有緊迫性強(qiáng)、總數(shù)大的特點(diǎn)，因此就更需要高效率的工作進(jìn)行支持。

（二）質(zhì)量高

在政務(wù)工作中，效率是不可或缺的，但是提高速度的同時(shí)必須要保證質(zhì)量。質(zhì)量作為政務(wù)工作評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)之一，能夠很好的體現(xiàn)組織的自身能力、服務(wù)宗旨以及員工的素質(zhì)。并且，在現(xiàn)代社會(huì)中，顧客的要求越來(lái)越高，其對(duì)服務(wù)質(zhì)量的期望越來(lái)越高，因此，政務(wù)辦公必須注重質(zhì)量問(wèn)題。

（三）成本低

低成本也是政務(wù)工作的要求。在上文中提到的人工成本是政務(wù)工作中的主要成本，為此，政務(wù)工作的保持低成本的主要措施就是盡可能的降低人工成本的支出。低成本可以使政務(wù)工作具有可持續(xù)性，同時(shí)也能夠使組織中的人員結(jié)構(gòu)保持在合理的范圍，杜絕人浮于事的現(xiàn)象。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的內(nèi)涵和特點(diǎn)

現(xiàn)代政務(wù)辦公需要的是較高的效率、較高的質(zhì)量以及較低的成本。如果以傳統(tǒng)的思維進(jìn)行思考，這些要求之間是存在一定的矛盾關(guān)系。例如，低成本并沒(méi)有辦法支撐高質(zhì)量和高效率的要求。但是，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷提升，以及摩爾定律的運(yùn)用，在低成本下走一條高質(zhì)高效的發(fā)展之路具有了較大的可行性。

（一）計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的內(nèi)涵

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是一個(gè)寬泛的說(shuō)法，其既包括軟件技術(shù)又包括硬件設(shè)備。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用客體是各種各樣的信息，其行為主體是各種操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備以及操作人員。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，人力得到了解放，能夠從繁瑣的簡(jiǎn)單勞動(dòng)中解脫出來(lái)，將工作交由快速、便捷的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。并且，在摩爾定律的支持下，這種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的成本是越來(lái)越低的。

（二）計(jì)算機(jī)信息技術(shù)特點(diǎn)

1.高效率。在各種工作中，都需要對(duì)各種信息進(jìn)行收集和處理。如果在這之中使用傳統(tǒng)的人工，就會(huì)浪費(fèi)大量的工作時(shí)間在簡(jiǎn)單勞動(dòng)上，人沒(méi)有時(shí)間和精力集中到核心工作和復(fù)雜工作中。這樣不僅會(huì)導(dǎo)致整體的工作效率變慢，人工使用的效率也會(huì)降低。但是，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用可以有效的解決這一問(wèn)題，在該技術(shù)應(yīng)用下，各種操作系統(tǒng)能夠輔助人工甚至是自動(dòng)化的進(jìn)行簡(jiǎn)單工作。

2.高質(zhì)量。人工在工作時(shí)依據(jù)自身的身心狀況以及工作內(nèi)容，總會(huì)產(chǎn)生或多或少的錯(cuò)誤。這是沒(méi)有辦法避免的。然而在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下，各種信息操作系統(tǒng)能夠完全按照程序設(shè)定來(lái)完成工作，不會(huì)產(chǎn)生任何的疲倦。不僅計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠在工作過(guò)程中降低錯(cuò)誤發(fā)生的頻率，并且也能夠很快的發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤以及糾正錯(cuò)誤。

3.低成本。有了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，就可以極大的減少人員的需求。即使只有少數(shù)的員工，也能夠完成原有的工作，能夠極大的降低人工成本。其主要原因就在于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的自動(dòng)化特點(diǎn)，能夠較少的依賴(lài)甚至是擺脫人工的監(jiān)管和控制。并且，根據(jù)摩爾定律的設(shè)定，所有的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)隨著時(shí)間的增加其生產(chǎn)成本和使用成本都會(huì)成指數(shù)下降，這就為組織減少了一次性的投入成本。

四、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公政務(wù)中的具體應(yīng)用

（一）信息收集

在信息收集構(gòu)成中，由于互聯(lián)網(wǎng)的存在，能夠使計(jì)算機(jī)終端在各個(gè)連接端口搜集政務(wù)辦公所需要的信息。這種信息的收集具有范圍廣、速度快、成本低的特點(diǎn)，能夠很好的滿足現(xiàn)代政務(wù)辦公的需求。在這一過(guò)程中，計(jì)算機(jī)終端能夠根據(jù)內(nèi)在程序以及系統(tǒng)的設(shè)定進(jìn)行信息的收集以及呈現(xiàn)，能夠擺脫對(duì)人工的依賴(lài)。

（二）信息整理

在這一環(huán)節(jié)中，信息的整理工作包括信息的錄入工作、修改工作以及排版工作。這一部分是整個(gè)信息處理工作中最為繁瑣的環(huán)節(jié)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用下，信息的錄入能夠更加的便捷，甚至不需要人工的手動(dòng)輸入。在錄入之后，信息將會(huì)呈現(xiàn)在一個(gè)軟件之中，這時(shí)可以方便的進(jìn)行信息的調(diào)用和修改，極大的簡(jiǎn)化的搜索過(guò)程。

（三）信息分析

在信息的整理工作中，最為重要的環(huán)節(jié)就是最后的輸出環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)能夠直接生成服務(wù)信息或者決策信息，因此是前期活動(dòng)的歸宿。在現(xiàn)代辦公中，較多的依賴(lài)于工作人員的定性分析。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用在傳統(tǒng)定性分析的基礎(chǔ)上加上了定量分析，使得最終的信息分析成果更為全面、高質(zhì)、有效。

（四）結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)目前在各行各業(yè)均已經(jīng)廣泛而深入的使用。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用不僅僅為政務(wù)辦公提高了最終工作結(jié)果的效率和成果，更為重要的是使政務(wù)辦公能夠更好的和社會(huì)需求以及時(shí)代潮流進(jìn)行銜接，能夠更好的履行自己的責(zé)任，為人民服務(wù)。不過(guò)，就目前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)本身而言，其安全性、穩(wěn)定性、應(yīng)用性還存在一定的缺陷與不足，政務(wù)辦公還沒(méi)有辦法依賴(lài)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。在未來(lái)的技術(shù)發(fā)展中，不斷完善的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)一定能夠給政務(wù)辦公帶來(lái)創(chuàng)新與變革。

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