職業(yè)院校學籍管理工作的完善與優(yōu)化

文/解文芳

一、學籍管理的內(nèi)容和重要性

第一，學籍管理的內(nèi)容

職業(yè)院校的學籍管理是教學管理的重要組成部分，學籍管理一般包含四部分內(nèi)容，首先是學生入學后，登記其基本信息、審核其入學的資格，進而建立學生電子檔案;其次是對異動學生的管理，包括轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、請假、在校等學生的獎勵與處分;再次，對在校學生的成績、考試、獎懲、日常規(guī)范等的管理;最后是對畢業(yè)要求的證書核查、選修、必修學分及課程的核對等畢業(yè)資格的審核，學籍管理工作貫穿了學生從入校到畢業(yè)的整個在校的整個過程。

第二，學籍管理的重要性

隨著高等教育的發(fā)展，學籍管理的規(guī)范程度直接影響整個教學管理的質(zhì)量，從而影響到人才培養(yǎng)的質(zhì)量。高校教育目的是為社會培養(yǎng)出合格的人才，因為職業(yè)院校自身的特殊性，學籍管理的重要性尤為突出，規(guī)范的學籍管理有利于學生了解自己的學習情況，有利于教育教學活動的開展。另外，嚴格的學籍管理有利于規(guī)范學生的行為，獎罰的分明體現(xiàn)了公平正義，讓大學生在校期間能夠分清什么該做，什么不該做，懂得遵紀守法的重要。

二、目前學籍管理中出現(xiàn)的問題

第一，對學籍管理缺乏認識

有很多老師對學籍管理缺乏認識，不清楚學籍管理的工作內(nèi)容，認為作為老師只要上好自己的課就可以了，與學籍相關(guān)的其他事情是管理部門的事情，與自己無關(guān)，對于學籍工作相關(guān)的通知、要求不重視，導致學生畢業(yè)時才發(fā)現(xiàn)有些課程沒獲得學分，由于一些班主任老師和輔導員對學籍管理規(guī)定的一知半解，導致在新生入校后，對學校的一些管理規(guī)定、校紀校規(guī)認識不足，常常有學生了違紀被通報，影響了正常的教學秩序。

第二，學校管理方法落后

很多職業(yè)院校學籍管理工作是半手工狀態(tài)，隨著每年招生學生人數(shù)的增多，系部規(guī)模也在擴大，工作量在逐年的增加，重復工作多，數(shù)據(jù)的誤差大，尤其是在學生入學和畢業(yè)的時候，需要添加和變更的不僅數(shù)據(jù)量大，畢業(yè)資格審核程序復雜，以深圳職業(yè)技術(shù)學院12級畢業(yè)資格審核為例，學生要取得畢業(yè)，需要通過五個條件，一是教學計劃所規(guī)定的必修要全部通過，二是選修要滿十二學分，三是要通過學校規(guī)定的所學專業(yè)的資格證書，四是須修滿拓展學分，五是須通過計算機信息考試，取得相應的證書，所取得的證書要人工錄入系統(tǒng)，課程要逐一核對，稍有不慎，極易出錯，導致統(tǒng)計的數(shù)據(jù)準確度不高，大大的影響了學籍管理的效果。由于學校人性化的管理，每年符合條件的學生允許轉(zhuǎn)專業(yè)、另外，每年學校接受一部分學生的申請到臺灣交流，學校每年會招收港澳臺的學生，而臺灣交流的學生和港澳臺學生的教學計劃與一般的教學計劃有所不同，對于如此繁雜的工作全部要求手工完成，在計算機信息發(fā)展迅速的今天，應該發(fā)揮新技術(shù)的優(yōu)勢，開發(fā)出更為科學的學籍管理系統(tǒng)非常有必要。

第三，學籍管理人員素質(zhì)有待提高

學籍管理的工作比較繁雜，工作零碎、量大、政策性強，對工作人員有較高的要求，它不僅要求工作人員要有很好的耐心、責任心、還要具有較強的學習能力和管理能力。但是據(jù)了解，目前負責此項工作的人員素質(zhì)參差不齊，工作的流動性大，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓就上崗工作，而在日常工作中，由于工作一直處于繁忙的狀態(tài)，很難有時間跟兄弟院校交流和學習，導致學籍管理人員工作效率很難高，管理水平也只能維持現(xiàn)狀，很難適應目前職業(yè)院校規(guī)模擴大帶來的挑戰(zhàn)。

三、完善和優(yōu)化學籍管理工作的幾點建議

第一，職業(yè)院校很多老師對學籍管理工作不熟悉，主要是因為對此類工作的宣傳不到位。學籍管理工作關(guān)系到學校教育開展的情況，學校應該通過公告通知，班主任、輔導員組織的班會，學校的廣播、宣傳欄，校園網(wǎng)等各種途徑公布學校的學籍管理規(guī)則、要求和標準，以及獎懲的處理過程，在學生入學教育時就公布學生在校的規(guī)則、畢業(yè)的要求，讓學生在整個大學期間對自己有清醒的認識，對未來有良好的規(guī)劃，只有每一位學生都對學籍管理規(guī)定有清晰的認識，學校才能對他們進行有效的管理。

第二，優(yōu)化學校的管理。首先要完善學籍管理制度建設(shè)，學生提出休學、轉(zhuǎn)專業(yè)等異動要求的，必須要符合學校的文件、制度的要求，因為學籍異動的每一個小小的變動，都關(guān)系到學生的切身利益，對審核的流程不僅要科學合理，還要嚴格規(guī)范，防止人為的干預或其他不正當手段進行學籍異動的行為。其次，每學期對考試作弊、無故曠課，成績不合格的學生要及時的通報，給予警告與懲罰，再次，畢業(yè)資格審查要嚴格，在學生入學時就應當明確所在專業(yè)的畢業(yè)要求，有專業(yè)證書要求的要聯(lián)系考試相關(guān)的報名、考試、領(lǐng)證的相關(guān)信息，以便及時通知學生參加。最后，針對繁雜的學籍管理工作，學校應加大投入，創(chuàng)新學籍管理模式，開發(fā)出完善的學籍管理系統(tǒng)，使學籍管理工作向規(guī)范化和智能化的方向發(fā)展。

第三，提高學籍管理人員的素質(zhì)。首先對學院負責學籍的管理人員要加強培訓，提高其專業(yè)素質(zhì)，要求學籍管理人員能夠及時的了解國家對職業(yè)院校大學生學籍管理的規(guī)章、制度，定時學習領(lǐng)會與學籍相關(guān)的文件和精神，在加強專業(yè)管理知識的同時，還要掌握先進的科學技術(shù)，增強教育理論知識和計算機網(wǎng)絡的水平，拓寬知識面，以適應在工作中需要完成的新技術(shù)、新軟件的使用，能夠順利的完成系統(tǒng)維護和更新的工作。在保證學籍管理人員有了較高素質(zhì)的同時，還要有較強的服務意識，因為學籍管理工作繁雜，不僅要負責教務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護，負責老師成績的錄入、修改等教務工作，還要負責學生的成績查詢、畢業(yè)資格審核，證書審查等大量的工作，這就需要學籍管理人員要具有耐心和責任心，擺正心態(tài)，始終牢記全心全意為老師和學生服務的宗旨，做好工作。

［1］林靜陶愛萍.普通高校學籍管理制度建設(shè)研究［M］.杭州:浙江大學出版社，2012.