淺談中專學(xué)校檔案管理中存在的問題及對策

張朝梅

摘要：中專學(xué)校作為專業(yè)技能人才的培養(yǎng)基地，近年來在黨和國家的大力支持下致力于發(fā)展教育教學(xué)事業(yè)，并取得階段性的優(yōu)異成績。然而中專學(xué)校的檔案管理工作卻普遍存在滯后現(xiàn)象，使檔案難以充分發(fā)揮其重要的信息資源作用，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。本文簡要分析了中專學(xué)校檔案管理中存在的問題，并有針對性的提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：中專學(xué)校；檔案管理；重要性；問題；對策

前言：檔案作為記錄真實事件的資料，是直接形成的歷史記錄，具有重要的歷史、經(jīng)濟(jì)、文化、政治等方面的價值。學(xué)校檔案是在學(xué)校各項組織活動中直接產(chǎn)生的，它真實反映了一所學(xué)校從建立之初到發(fā)展壯大的全過程，具有重要的信息資源作用，對學(xué)校建設(shè)有重要意義。檔案管理工作更是學(xué)校各項綜合管理工作的基礎(chǔ)，學(xué)校檔案管理水平跟不上迅速發(fā)展的教育事業(yè)，最終將導(dǎo)致不可估量的重大損失。因此學(xué)校應(yīng)順應(yīng)發(fā)展需求，找出自身在檔案管理工作中存在的不足，并有針對性加以解決。

一、中專學(xué)校檔案管理中普遍存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

由于中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)知不足，眼光不夠長遠(yuǎn)。認(rèn)為檔案作為歷史產(chǎn)物，花大量人力物力對檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范化的管理，浪費精力財力的同時，對學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展并不能起到直接的作用，因而未向師生傳達(dá)檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致學(xué)校上下檔案管理意識薄弱，對檔案管理工作不理解、不支持，認(rèn)為檔案管理工作只是單純的收集資料，裝訂成冊即可。久而久之，使學(xué)校的檔案管理工作越來越混亂，形成惡性循環(huán)[1]。

（二）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

中專學(xué)校一般不設(shè)立專門的檔案管理崗位，也沒有專業(yè)、專職人員進(jìn)行檔案管理，都是由其他崗位上的教育教學(xué)人員兼職。而這些兼職人員未經(jīng)培訓(xùn)，一方面沒有檔案管理的專業(yè)知識，另一方面又將工作側(cè)重點都放在本崗位的教育教學(xué)工作上，不會花過多的精力放在檔案管理工作上。甚至做不好基礎(chǔ)的檔案分類、歸檔、整理等工作。這就造成了檔案管理工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確性低，使檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完備

中專學(xué)校普遍沒有完備的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。檔案的載體一般僅限于紙張，不做電子錄入存檔。紙質(zhì)檔案本身保存難度較大，易受環(huán)境、人為等因素影響導(dǎo)致?lián)p壞或丟失，又得不到有效保管[2]。學(xué)校將檔案收集好后，經(jīng)過簡單整理裝訂，一般通過打捆的方式堆放在臨時倉庫里。給檔案的查找造成極大的困難，年代稍久的檔案基本無處可查。

（四）檔案管理制度不健全

中專學(xué)校存在沒有設(shè)立健全的檔案管理工作制度，或不能真正規(guī)范有效地執(zhí)行現(xiàn)有檔案管理工作制度的現(xiàn)象。使得檔案管理工作無章可依、無據(jù)可循或現(xiàn)有管理制度成了擺設(shè)，不能真正發(fā)揮作用，最終導(dǎo)致檔案損毀、缺失。

（五）檔案管理技術(shù)水平落后

大部分中專學(xué)校檔案管理還停留在手工操作階段，這不僅降低了檔案管理工作的效率，還加大了檔案管理的難度，不能夠充分發(fā)揮檔案資源信息的作用。

二、中專學(xué)校檔案管理的幾點建議

（一）提高師生檔案管理意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理工作劃入日常管理工作計劃的內(nèi)容中，使其與學(xué)校發(fā)展的整體規(guī)劃聯(lián)系起來。強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，做到檔案管理與教育教學(xué)兩手抓；定期對教職工進(jìn)行檔案管理教育培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)增強(qiáng)教職工檔案管理意識，并使教職工能夠掌握檔案管理基礎(chǔ)知識；引導(dǎo)學(xué)生準(zhǔn)確、認(rèn)真填寫檔案。通過學(xué)校廣播、宣傳欄等手段，使學(xué)生也能認(rèn)識到檔案管理的重要性，并積極支持學(xué)校規(guī)范檔案管理工作的開展。全面增強(qiáng)學(xué)校上下檔案管理意識，逐步規(guī)范學(xué)校檔案管理[3]。

（二）增設(shè)檔案管理專職崗位

檔案管理工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性，所以學(xué)校務(wù)必盡快增設(shè)專崗專職。配備專職人員管理檔案，使檔案管理人員有時間、有精力進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理。聘用圖書檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)人才，并進(jìn)行崗前培訓(xùn)，規(guī)范檔案的收集、分類、整理、保管、檢索、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)工作，提高檔案的利用率。

（三）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案是具有不可再生特性的原生資源，檔案的存放與保護(hù)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此應(yīng)盡快按相關(guān)規(guī)定配備專門的檔案庫房，做好檔案分類管理，做好庫房防盜、防火、防潮、防鼠等安全工作。妥善保存檔案，減少檔案損毀，延長檔案保存壽命，并確保檔案信息的安全無泄漏。

（四）建立健全、有效的檔案管理制度

以國家教委在1993年出臺的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為基準(zhǔn)，結(jié)合中專學(xué)校自身具體情況，制定健全、有效的檔案管理制度。明確各級職能部門對于檔案管理工作的職責(zé)，規(guī)范檔案管理，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。將檔案管理工作納入教職工考核內(nèi)容，定期檢查檔案管理工作進(jìn)程，獎優(yōu)懲劣。嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，真正發(fā)揮管理制度的監(jiān)督作用，盡快使檔案管理工作步入正軌[4]。

（五）提高檔案管理工作技術(shù)水平

順應(yīng)社會發(fā)展，提高檔案管理工作的技術(shù)水平，加大投資，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，購買檔案數(shù)字化管理所需的電子設(shè)備，加快數(shù)字化進(jìn)程，在技術(shù)層面為規(guī)范檔案管理工作提供有效保障。進(jìn)一步減少原檔案損失、確保檔案信息安全、提高工作效率、提高檔案資源利用率。

結(jié)論：綜上所述，中專學(xué)校在迅速發(fā)展的過程中，在對教育教學(xué)成果高度重視的同時，同樣不能忽視對檔案管理這一基礎(chǔ)工作的建設(shè)。中專學(xué)校檔案管理工作也要緊隨學(xué)校的整體發(fā)展腳步，在工作開展中及時發(fā)現(xiàn)錯誤與不足，并加以修正，加快中專學(xué)校檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，使檔案資料真正發(fā)揮其信息資源的作用，為學(xué)校的整體發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐淑云.廣西中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀、問題及對策研究[D].廣西民族大學(xué)，2014。

[2]孫麗蘭.學(xué)校人事檔案管理工作的對策及思考[J].學(xué)周刊，2011，（30）：49-51。

[3]李鵬.學(xué)校檔案管理中存在的問題及對策探析[J].黑龍江科學(xué)，2014，05（07）：199。

[4]呂金蘋.中職院校檔案信息化研究[D].華中師范大學(xué)，2011。