淺議中職學(xué)校學(xué)生檔案管理改革

陳黎航

摘要：中職學(xué)校學(xué)生的檔案能夠直接反應(yīng)中職生在校的表現(xiàn)情況，因而成為了社會選拔人才的重要依據(jù)，也是中職生走向工作崗位的第一封“推薦信”。因此，這就要求中職學(xué)校要重視檔案管理工作，實現(xiàn)檔案的服務(wù)功能。但是，從當(dāng)前中職學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀看，存在著一系列的問題，亟待解決。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)生；檔案管理；改革

前言：中職學(xué)校作為培養(yǎng)技術(shù)型人才的搖籃，其檔案管理工作的重要性更為突出。中職生在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)成績、實踐能力等都一一的呈現(xiàn)在學(xué)生檔案中，是學(xué)校全面掌握學(xué)生情況的依據(jù)，也是社會用人單位選拔合適人才的憑證。但是，近年來中職學(xué)校學(xué)生檔案“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象十分嚴(yán)重，其根源在于中職學(xué)校對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，進(jìn)而管理不當(dāng)。

一、中職學(xué)生檔案管理工作中所呈現(xiàn)出的問題

（一）檔案管理制度體系不健全且對檔案的重要性缺乏認(rèn)識

當(dāng)前，從中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀看，明顯對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，中職學(xué)校在管理上更注重的是教學(xué)質(zhì)量與效率，當(dāng)前改革的核心為全面落實素質(zhì)教育的要求，培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)能力。殊不知，學(xué)生的各項表現(xiàn)均在檔案中，而檔案是學(xué)生與社會用人單位接觸的第一道“門檻”。對于檔案管理工作的長期不重視，致使中職學(xué)校一直尚未健全相關(guān)的管理制度，很多學(xué)校甚至沒有專門的管理崗位，進(jìn)而無法落實相應(yīng)的管理責(zé)任。

（二）檔案收集、整理工作無序化

首先，現(xiàn)在很多中職學(xué)校錄取學(xué)生后沒再辦理調(diào)取學(xué)生初中檔案的手續(xù)，只能從入學(xué)后開始建立學(xué)生檔案，一定程度上造成“斷檔”現(xiàn)象。其次，在檔案的收集工作上，由于學(xué)校的不重視，檔案在收集的過程中長期處于分散的管理模式下，各部門分別負(fù)責(zé)自身的檔案管理內(nèi)容，但是很難做到及時上交歸檔，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、破損的現(xiàn)象。且檔案在填寫上幾乎都是千篇一律，無法突出學(xué)生的實際狀況。同時，在檔案的整理工作上，一方面因上交不及時而使學(xué)生檔案內(nèi)容不全，另一方面整理工作開展不到位，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案積壓的現(xiàn)象，無法實現(xiàn)對有價值信息的集中整理，進(jìn)而降低了檔案的服務(wù)功能。

（三）檔案的服務(wù)功能無法發(fā)揮

當(dāng)前，中職學(xué)校學(xué)生檔案作為學(xué)生的個人基本信息，通常都實施密封保存，如果學(xué)生個人有需要，需要通過批準(zhǔn)才能啟封，很多學(xué)生都不能夠熟知自己檔案里面到底都有什么材料。與此同時，這種保管形式也使得在檔案的利用上極為不便，沒有用人單位愿意花時間來查看本來信息價值就不大的學(xué)生檔案。進(jìn)而在這種惡性循環(huán)的過程中，“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象自然就見怪不怪了。

（四）相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)能力不足

中職學(xué)校當(dāng)前從事檔案管理的人員基本上都不具備專業(yè)的管理知識體系，進(jìn)而無法實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，加上很多學(xué)校的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有時間與精力來實現(xiàn)對檔案的有效管理，也就無法實現(xiàn)檔案的利用價值。此外，有的檔案管理人員自身素質(zhì)有待提高，在思想上重視不夠，在管理上責(zé)任心不足，致使學(xué)生檔案無序化。

二、中職學(xué)生檔案管理改革的途徑

（一）強(qiáng)化對學(xué)生檔案的重視程度，完善相關(guān)的管理制度體系

首先，要想確保中職學(xué)校學(xué)生檔案能夠發(fā)揮出自身的服務(wù)功能，實現(xiàn)為中職生的職業(yè)生涯“保駕護(hù)航”，就需要從思想上強(qiáng)化學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識。而這就要求學(xué)校要在學(xué)生入學(xué)之初，做好相關(guān)的教育宣傳工作。其次，要求中職學(xué)校要完善相關(guān)的管理制度。針對當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理分散、無序化的現(xiàn)狀，需要以完善的規(guī)章制度體系來實現(xiàn)對檔案的集中化、科學(xué)化管理，從而明確落實檔案管理責(zé)任，督促各部門做好學(xué)生檔案收集、整理、歸檔工作，保證學(xué)生檔案的完整與安全，從而為實現(xiàn)檔案的有效利用打好基礎(chǔ)。

（二）充分開發(fā)學(xué)生檔案的價值，以實現(xiàn)檔案的服務(wù)功能

針對當(dāng)前中職學(xué)校封閉式的檔案管理模式，需要學(xué)校在重視學(xué)生檔案價值的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對檔案的開放式管理，進(jìn)而實現(xiàn)檔案的服務(wù)價值與功能。只有實現(xiàn)檔案的開放式管理，才能使學(xué)生及時了解到自身在校期間的實際狀況，進(jìn)而針對不足實現(xiàn)自我的完善與提高；也只有實現(xiàn)檔案的開放式管理，才能使中職學(xué)校及時了解學(xué)生的不足，從而實現(xiàn)因材施教，提高教學(xué)質(zhì)量與學(xué)生的專業(yè)素質(zhì)能力；也只有這樣，社會用人單位才能將學(xué)生檔案作為有效的選拔人才的憑證，進(jìn)而使檔案為學(xué)生的就業(yè)服務(wù)。

（三）實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理模式

隨著將信息信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作已基本上實現(xiàn)了信息化管理模式，因此，中職學(xué)校要與時俱進(jìn)的更新自身檔案管理的模式，從而為學(xué)校檔案管理改革、甚至是學(xué)校的整體改革開拓創(chuàng)新。實現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠有效的提高檔案的管理質(zhì)量與效率，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高利用率，進(jìn)而從根本上避免“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力

面對當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作的重要性以及管理模式的創(chuàng)新，需要中職學(xué)校全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力。一方面，要加大培訓(xùn)力度，使其具備專業(yè)的檔案管理知識、計算機(jī)檔案管理模式下的操作技能等，另一方面，要提升管理人員的素質(zhì)，使其承擔(dān)起自身管理工作的責(zé)任，真正的為實現(xiàn)學(xué)生檔案的有效管理、發(fā)揮學(xué)生檔案功能與價值貢獻(xiàn)出自身的力量。

總結(jié)：綜上所述，面對當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，要想提高學(xué)生檔案的利用率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的功能，從根本上解決當(dāng)前“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象，就需要中職學(xué)校提高學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識，并完善相關(guān)的管理制度體系，充分開發(fā)檔案的利用價值以拓展檔案的服務(wù)功能，并在實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，全面提升管理人員的能力素質(zhì)，以確保中職學(xué)校檔案管理工作改革的順利進(jìn)行，實現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。

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