基于做好檔案保密管理與利用的研究

梁小潔

摘 要：隨著現(xiàn)代化社會迅速發(fā)展，檔案資源的運用逐步被人們所熟知，在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要價值和作用。同時，由于檔案資源被廣泛利用，這也就意味著檔案保密這項工作至關(guān)重要，在檔案管理中占據(jù)關(guān)鍵性位置。這項工作好壞與否，對黨和國家以及人民群眾利益起著重要保障作用。除了要重視檔案資源開發(fā)和利用外，也應(yīng)該加強資源共享，提升檔案保密管理工作質(zhì)量，使檔案資源在最大限度上被安全使用。

關(guān)鍵詞：檔案保密 管理與利用 措施

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）06（a）-0182-01

檔案資源中檔案管理性質(zhì)使得檔案資源存在極強的保密性質(zhì)。其中，特別是在社會發(fā)展中，檔案資源管理與保密工作直接影響著本單位最根本利益和安全。檔案保密貫穿檔案管理全過程，在檔案管理中的地位不言而喻。

1 完善檔案機密等級劃分工作

檔案管理過程中，相關(guān)資料的機密等級并非一成不變，而是隨著該領(lǐng)域形勢變化以及時間推移不斷在進行優(yōu)化調(diào)整。在調(diào)整時，必須嚴格遵守《保密法》中的各項規(guī)定，確保檔案機密等級準確性，以此來為實現(xiàn)機密等級規(guī)范、標準化奠定堅實基礎(chǔ)；檔案等級劃分是由制發(fā)機關(guān)來進行，制發(fā)機關(guān)應(yīng)根據(jù)國家機密等級制度及該領(lǐng)域形勢變化，并且保證是在行政部門指導(dǎo)下，對機密文件進行等級劃分。最后將變更結(jié)果上報管理部門，以此來明確機密檔案主體；根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》中的要求，可以得知必須構(gòu)建機密單位與資料庫管理部門間的聯(lián)系制度，形成強有力的機密檔案管理，來實現(xiàn)檔案管理機密等級制度化。

2 改善檔案管理過程中的安全問題

2.1 檔案庫管理制度

檔案庫管理作為檔案保密基礎(chǔ)和關(guān)鍵。從檔案管理安全及保密性出發(fā)，檔案庫應(yīng)該根據(jù)國家與相關(guān)事業(yè)單位需求來進行管理建設(shè)。從保密性的角度來看，在對庫房進行保密管理時應(yīng)遵循以下幾點原則：庫房應(yīng)該制定完善健全的管理制度；各庫房應(yīng)分別對相關(guān)專業(yè)人士進行管理；庫房應(yīng)與辦公室以及閱覽室隔開，同時，庫房不適合設(shè)在較低樓層；庫房內(nèi)應(yīng)放置防蟲藥物，避免室內(nèi)溫度潮濕；庫房的門窗應(yīng)該特別加固，安裝防護裝置以及全方位攝像監(jiān)控，防止資料被盜，避免安全問題出現(xiàn)。建設(shè)完善庫房制度，是實現(xiàn)庫房安全的最根本基礎(chǔ)。

2.2 提升管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在檔案資源管理進行過程中一直處身于比較特別的位置。建設(shè)完善健全的管理制度，提升相關(guān)管理人員專業(yè)素養(yǎng)，在一定程度上能夠有效保障檔案庫資料的完整與絕對安全。保障檔案資源的絕對安全，是從事檔案管理專業(yè)人士基本工作內(nèi)容，也是對資料庫進行管理最基本目的。這要求管理人員對工作需要高度集中，嚴格遵守相關(guān)規(guī)定。他們對國家機密與事業(yè)單位內(nèi)部文件保護存在相當大的責任。正因為檔案管理該項工作具有絕對保密性，在對待員工要求上相對就更加嚴格。該領(lǐng)域相關(guān)文件中就有明確規(guī)定，要求相關(guān)管理者必須擁有極強的社會責任感，對事業(yè)高度集中，同時，能夠?qū)依娣旁谧钋熬€，把個人利益歸于國家利益之后。在工作過程中，不能因個人工作疏忽而丟失檔案庫文件，使檔案庫內(nèi)容缺失或被不良分子剽竊。在進行檔案管理時，應(yīng)該有條不紊，不急不躁；檔案資料排放應(yīng)該整齊規(guī)范，有依可尋。檔案管理人員相關(guān)工作是艱巨的，同時也是光榮偉大的，只有完善這一基礎(chǔ)工作，才能夠在最大限度上保證資料庫的完整和安全。為黨和國家工作奠定基礎(chǔ)。

3 檔案開放的管理和監(jiān)督

首先，相關(guān)單位應(yīng)制定健全的資源借閱制度，以此來加強保密檔案借閱制度建設(shè)。建設(shè)完善，簡明的借閱制度在管理人員進行工作時能有效利用時間，為工作帶去便捷，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案安全。機密資料被借閱時，應(yīng)嚴格遵守規(guī)定進行手續(xù)辦理，確保清單的準確無誤，之后再由直接領(lǐng)導(dǎo)人以及項目負責人進行簽字核實，確保每一個步驟都要透明嚴格。同時，也要求借閱人自身素質(zhì)以及約束力要好，能夠嚴格遵守規(guī)章制度，禁止向他人泄露國家以及事業(yè)單位個人機密與技術(shù)勞動成果。不得丟失，泄密，私自復(fù)印、損毀、修改機密資料，更不能發(fā)現(xiàn)缺頁現(xiàn)象。管理人員在發(fā)現(xiàn)問題時，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告并進行最大限度補救。機密資料借閱時長不能超過7 d，當過了約定時間卻無法及時歸還時，還應(yīng)當辦理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。一切按國家相關(guān)規(guī)章制度嚴格執(zhí)行。

4 明確保密管理與利用關(guān)系

保護國家機密不僅僅是每個公民的職責更是相關(guān)檔案管理人員的義務(wù)。檔案管理的主要職責，就是為了保護國家重要機密，不被不良分子以任何方式進行竊取。日常工作時，管理人員應(yīng)準確并客觀對工作智能進行轉(zhuǎn)化，同時，對上級領(lǐng)導(dǎo)決策進行服務(wù)。對機密檔案進行保護是為了使檔案庫資料能夠得到更好利用。在一定程度上，資源運用在時間及地點上存在一定局限性，但對少許資源只是進行保存而不使用，時間長了該資料將會失去自身價值，那么那時候它的存在也將毫無意義。與此同時，人們對檔案進行管理利用時，必須保證機密檔案是在被保護狀態(tài)下被使用。在使用過程中，對此進行反復(fù)，無限度使用也會給國家以及相關(guān)事業(yè)單位帶去利益上的傷害。國家和事業(yè)單位對檔案進行保密的目的是為了對企業(yè)和社會服務(wù)。因此，對從事檔案管理工作者來說，對資源進行保密與使用都相當重要，應(yīng)該正確處理好檔案保密管理和檔案利用兩者間的關(guān)系，將檔案保密和檔案使用進行有效結(jié)合，才能夠最大限度發(fā)揮檔案使用價值。同時，這也要求管理人員自身對工作具有使命感和責任感，管理者在這過程中也扮演著重要角色，也是國家建設(shè)的推動者。

5 結(jié)語

由于當前社會處于經(jīng)濟全球化，各國與各企業(yè)間交流日益密切，同時，相互之間的競爭也異常激烈。為了適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展進程，國家與國家都擁有自己的機密檔案。因此，機密檔案在保管和利用過程中的安全性和保密性工作至關(guān)重要，國家和企業(yè)都必須加強對機密檔案的管理，只有加強對檔案管理的使用，國家與企業(yè)才能得到更好發(fā)展，才能從根本上增加經(jīng)濟效益。

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