基于VBA的Excel數(shù)據(jù)對Word文檔的自動轉(zhuǎn)換

李邐　常廣炎

摘要：Excel作為Office應(yīng)用程序包中的一員，主要功能是針對于電子表格的各種處理。Excel提供了數(shù)據(jù)庫技術(shù)、文字編輯技術(shù)、專業(yè)格式化技術(shù)、圖表技術(shù)、專業(yè)web發(fā)布和查詢技術(shù)，并且保存在Excel中的數(shù)據(jù)也可以被其他Office應(yīng)用程序調(diào)用。該文以一個例子說明通過Excel VBA將數(shù)據(jù)傳遞給word軟件并自動生成文檔的方法。

關(guān)鍵詞：Excel；VBA；自動轉(zhuǎn)換

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）14-0197-02

BA即Visual Basic for Application，是新一代Windows應(yīng)用軟件的通用控制語言。VBA起源于VB（Visual Basic），但它是一個對應(yīng)用程序沒有任何限制的獨立工具，VBA不僅可以作為一個宏語言使用在應(yīng)用程序中，還保留了一個可以在應(yīng)用程序之間操作的開放編程工具用來作為結(jié)合層。使用VBA編寫的程序可以復制到VB中，稍作改動即可在VB中編譯，作為VB程序運行，用來控制其他程序。

VBA是Microsoft Windows應(yīng)用軟件通用的宏控制語言，語法簡單，可直接運用相關(guān)軟件（Word、Access、PowerPoint）的各項強大功能。并且，Excel VBA與Office軟件包中其他軟件的控制關(guān)系，使得VBA不僅可以控制Excel，也可以控制Word、Access等這些包含有對象庫的應(yīng)用程序；同時，綁定在Excel中的VBA不是唯一與Excel對象庫通信的語言，還可以使用宿主于Word等其他應(yīng)用程序中的VBA控制Excel[1]。

Excel包含的眾多對象構(gòu)成了一個有機整體。其中，應(yīng)用程序（Application對象）包括應(yīng)用程序的各種選項以及當前活動的對象，位于最上層，表示整個Excel應(yīng)用程序。Application的下層包括工作簿集合（Workbooks對象）、窗口（Window對象）、對話框（Dialog對象）等； Workbooks的下層又包括工作表（Worksheets對象）、圖表（Chart對象）、名稱（Name對象）等。不同的對象有著不同的屬性和方法以及對應(yīng)的事件，如工作簿集合Workbooks對象有Application、Count、Item等屬性；有添加集合（Add方法）、關(guān)閉集合（Close方法）、打開集合（Open方法）等方法；工作表Worksheets對象有Change事件、Activate等事件。VBA可以通過不同的操作對象的事件來激活不同的應(yīng)用程序；可以通過不同的方法完成不同的功能；也可以通過修改不同對象的屬性來完成特定的工作[2]。

本文主要研究在Excel工作表中的數(shù)據(jù)，如何自動轉(zhuǎn)換到Word文檔中，并以指定字段為文件名存儲的方法。

1 Excel工作表的設(shè)計

本文所使用的Excel工作表為某公司的銷售清單（如圖1所示），記錄了該公司每一筆訂單的詳細情況，包括訂單編號、訂貨日期、發(fā)貨日期、運費、聯(lián)系人、地址、城市和地區(qū)等?，F(xiàn)需要以工作表中“地區(qū)”字段為分類條件進行統(tǒng)計匯總，得出各地區(qū)運費情況，并在工作表所在磁盤路徑自動生成以“運費情況-地區(qū)”為文件名的Word文檔。

Excel中可以通過數(shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)進行匯總。數(shù)據(jù)透視表是Excel中提供的數(shù)據(jù)分析處理工具，通過向?qū)Э梢詫ζ矫娴墓ぷ鞅頂?shù)據(jù)產(chǎn)生立體的分析結(jié)果，可以將工作表中數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總等操作結(jié)合到一起，通過轉(zhuǎn)換行或列來查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果。數(shù)據(jù)透視表可以幫助用戶重新組織和統(tǒng)計工作表中的數(shù)據(jù)。

在當前的銷售清單工作表中，選定“地區(qū)”字段作為分類依據(jù)，兩次對“運費”字段進行計算：首先對運費進行“求和”運算，得到各地區(qū)運費總和；再對運費進行“占總和百分比”運算，得出各地區(qū)運費所占總運費的比率。根據(jù)數(shù)據(jù)透視表所得數(shù)據(jù)創(chuàng)建新的表格區(qū)域作為Word文檔的生成的源數(shù)據(jù)，以“華中”地區(qū)為例，使用VLOOKUP函數(shù)得到該地區(qū)運費總和以及運費比率兩行數(shù)據(jù)（如圖2所示）。

在“銷售清單”工作表中添加“生成Word文檔”按鈕，在標準模塊中編寫VBA代碼，自定義子過程WordCDObject，并在命令按鈕的Click事件中調(diào)用子過程WordCDObject。

2 Word模板的設(shè)計

Excel可以根據(jù)現(xiàn)存的Word模板自動生成Word文檔。為了讓Word文檔有統(tǒng)一的轉(zhuǎn)換輸出結(jié)果，在編寫VBA代碼前，用戶可以自行創(chuàng)建Word模板，將該模板中幾個重要的字段設(shè)置為書簽（如圖3所示），當使用Excel生成Word文檔時，可根據(jù)書簽對應(yīng)的不同內(nèi)容動態(tài)顯示文檔相應(yīng)字段。

當用戶點擊Excel工作表中“生成Word文檔”按鈕，即可根據(jù)“地區(qū)”字段生成相應(yīng)的Word文檔，如圖4所示。

4 結(jié)論

本文以一個例子說明通過Excel VBA將數(shù)據(jù)傳遞給word軟件并自動生成文檔的方法，并了解保存在Excel中的數(shù)據(jù)被其他Office應(yīng)用程序調(diào)用的方法。為從事數(shù)據(jù)處理的用戶提供一種思路，并簡化工作中的操作過程，提高用戶的工作效率。

參考文獻：

[1] 李輝，郝艷芬，支穎.office高手-Excel2003辦公應(yīng)用[M]. 人民郵電出版社，2006.

[2] 常廣炎，楊彬. 基于Excel VBA 的數(shù)據(jù)處理軟件開發(fā)[J]. 電腦知識與技術(shù)，2014（8）.