醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫管理建設探究

劉季

黑龍江省佳木斯市婦幼保健院信息科

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫管理建設探究

劉季

黑龍江省佳木斯市婦幼保健院信息科

檔案的現(xiàn)代化管理為政府機關、企業(yè)已經(jīng)跟人提供了重要的數(shù)據(jù)信息。檔案管理工作的意義重大。在檔案管理工作過程中，經(jīng)歷了紙質化歸檔的人工管理和目前的與現(xiàn)代化新機技術結合，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的過程。兩者對比。新型的數(shù)據(jù)信息檢索式管理，更具有優(yōu)勢。檔案管理理念也至關重要。本文就醫(yī)院如何進行科學的數(shù)據(jù)庫檔案管理以及檔案管理的建設進行了論述。

科學管理；數(shù)據(jù)庫；硬件；分類；技術融合

一、科學的檔案管理理念對檔案管理的作用

檔案管理已經(jīng)與信息技術相互融合，利用網(wǎng)絡平臺，微機設備實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化。能夠便捷的檢索與管理。但是僅僅利用現(xiàn)代化技術，就認為檔案的管理已經(jīng)高效化，無差別化了這是錯誤的理念。對數(shù)據(jù)檔案的管理也需要科學的檔案管理理念。優(yōu)化檔案的管理。以高效率規(guī)范管理為目標。從而保證檔案數(shù)據(jù)庫的正常高效工作。當然，科學的檔案管理方法是不唯一的，具有選擇性。選擇適合企業(yè)與機關自身的管理方法就一定可以提升管理效率。

二、當前檔案管理存在的問題（醫(yī)院為例）

檔案管理工作越來越受到人們的關注。從求學、求職、購買住宅乃至出外旅行都會需要個人信息的證明。這就需要檔案信息保存完整，無遺漏無錯誤。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張形式存在。這種方式在一定時期內發(fā)揮了巨大的作用。但是隨著檔案量的不多增多，這種方式對人力和物力的要求不斷增大，難以實現(xiàn)。并且紙質文件的保存時間也有一定限制，容易丟失文件。現(xiàn)在打多數(shù)單位都已經(jīng)建立的與信息技術融合的電子化，數(shù)據(jù)庫化的檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的管理快捷了，通過終端計算機，進行關鍵字的搜索，可以快速的找到需要的檔案信息。但不得不承認的是，目前檔案管理仍然還存在一些問題。比如個人調取檔案信息手續(xù)相對繁瑣、檔案信息具有保密性，涉及不同的審閱范圍。如何在電子數(shù)據(jù)庫中體現(xiàn)這些保密性。同時電子信息檔案數(shù)據(jù)庫在一些企業(yè)，只是購買一些軟件系統(tǒng)。這些系統(tǒng)基本都都能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲與檢索?？墒菂s沒有人關注系統(tǒng)的漏洞和如何更好的進行管理。軟件系統(tǒng)應該有分類檔案管理功能，有多級權限登錄功能。而這些恰恰是很多隨意購買的軟件系統(tǒng)沒有的。與其說這些軟件系統(tǒng)是一個檔案管理工具，不如說只是一個數(shù)據(jù)庫的簡單管理工具，是不適合用于檔案管理的。此外，也是最重要的一點。就是檔案管理人員是否具有專業(yè)的檔案管理知識。英雄不問出身，工作人員是相關專業(yè)畢業(yè)的好不是相關專業(yè)畢業(yè)的也可以。但是一定要具有責任心，去認真從事這份工作，以做好檔案數(shù)據(jù)庫管理工作為目標?？晒ぷ魅藛T工作哦懈怠，造成錯誤出現(xiàn)的事情屢屢發(fā)生。醫(yī)院是個特殊的場所，更加需要具有責任心的工作人員

三、醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設中的重要原則

3.1 醫(yī)院檔案信息主要劃分為病患信息（包含病歷）和醫(yī)護人員信息，必須實時進行記載和更新。因此在已經(jīng)建設上要進行拓撲結構規(guī)劃，形成內網(wǎng)與外網(wǎng)模式。檔案管理數(shù)據(jù)庫建設中的硬件性能高，減少硬件設備損壞，不能工作，影響數(shù)據(jù)實時更新的情況發(fā)生。

3.2 檔案管理人員要熟練操作系統(tǒng)，掌握信息技術知識和數(shù)據(jù)庫的相關知識。醫(yī)護人員也要學會簡單的電子數(shù)據(jù)的傳送與接收，讓檢查結果快速的通過數(shù)據(jù)設備傳遞，盡快為病患減輕痛苦解除困擾。

3.3 檔案管理理念要科學，使用檔案發(fā)展的全宗管理原則也是不錯的選擇。雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發(fā)展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實施。自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設提供理論基礎自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或專業(yè)系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理

四、工作人員素質提升，可以使得檔案數(shù)據(jù)庫管理更加規(guī)范高效

4.1 做好宣傳，提升責任心：素質提升不是空談。從自身做起，讓責任心投影到行動當中，首先就需要打造一個認真負責的工作氛圍。以廣播的形式，至員工的一封信，座談交流等做種形式，宣揚責任心對工作的幫助，對自身素質能發(fā)揮切實的作用。從而讓工作人員真正的認識到責任重大。

4.2 免費培訓，帶薪學習是有效的方法

每個員工的能力不同，這是客觀存在的。但是可以通過培訓的方式，聘請能力強，經(jīng)驗豐富的專家來為員工培訓。通過親身的接觸，了解不足，然后知道彌補，獲得素質和技能的提升。對于一些檔案管理工作出色的醫(yī)院，我們可以去學習優(yōu)秀的經(jīng)驗，去“取經(jīng)”解惑。這時候帶薪學習，能夠鼓勵員工學習的積極性。從而得到能力提升的機會，實地學習。

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