會計電算化的內(nèi)部控制制度構(gòu)建探討

遼寧建筑職業(yè)學(xué)院 張秀杰

會計電算化的內(nèi)部控制制度構(gòu)建探討

遼寧建筑職業(yè)學(xué)院 張秀杰

摘 要：當(dāng)今人類已經(jīng)步入了互聯(lián)網(wǎng)時代，計算機和互聯(lián)網(wǎng)的影響無時不在、無處不在，經(jīng)過多年的實踐和發(fā)展，計算機在會計領(lǐng)域也獲得了廣闊的運用空間。會計電算化就是在這個背景下產(chǎn)生和發(fā)展的，目前通過計算機處理各種報表、數(shù)據(jù)的現(xiàn)象俯拾皆是，因此如何構(gòu)建會計電算化的內(nèi)部控制制度則成了現(xiàn)在的重要課題。在會計電算化廣泛使用的今天，對于會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的探討，確保各個單位財產(chǎn)的安全，提高計算機提供信息的效率具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制制度 構(gòu)建探討

會計電算化在會計領(lǐng)域中獲得了廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)在所有的企事業(yè)單位和各個相關(guān)部門幾乎都實現(xiàn)了會計電算化，但是如何在會計電算化的環(huán)境下實現(xiàn)對內(nèi)部的控制，怎樣通過有效措施構(gòu)建會計電算化的內(nèi)部控制制度，從而更加有效地確保各個單位的財產(chǎn)安全、提高電算化提供信息的效率，這成了相關(guān)專家研究的對象和重要課題。本文就是通過筆者的一些淺薄的見解為構(gòu)建合理的會計電算化的內(nèi)部控制制度提供一些可以參考的意見。

1 會計電算化對內(nèi)部控制制度的重要影響

1.1 會計電算化對內(nèi)部控制制度的內(nèi)容有著重大的影響

在沒有會計電算化這一概念的時候人們通常使用的是傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)，實際就是采用人工的記錄方式，將相應(yīng)的賬目信息記錄到明確的紙張上面，通常遇到會計信息的變化，人們就通過增加以及刪改等方式進(jìn)行。從某種程度上講，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)實際的筆記記錄和內(nèi)容明確各個責(zé)任人，但是這種方式比較慢，不適合快速發(fā)展的經(jīng)濟。隨著計算機的普及和應(yīng)用，會計電算化成了記錄會計信息和使用會計信息的重要方式，會計信息的主要載體也就從厚厚的紙張變?yōu)榱舜判缘慕橘|(zhì)。會計信息化實際上就是無紙化，真正的節(jié)約了資源和提高了效率。但是計算機系統(tǒng)也有損壞和失靈的時候，因此要還要保留相應(yīng)的紙質(zhì)的會計信息，要經(jīng)常對磁盤進(jìn)行修理和保護，確保信息的萬無一失。

1.2 會計電算化對內(nèi)部控制制度的形式有著深刻的影響

以前在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)里，通常采用的是通過會計人員一筆一畫地繪制相應(yīng)的賬目總表，對憑證進(jìn)行各種形式的檢測，對賬目進(jìn)行更加細(xì)致的核對，但是這種手工操作的方式不但效率低，而且還難以更改，給會計信息的留存與使用帶來了很大的困難。隨著會計電算化的發(fā)展和使用，會計信息的控制方式從傳統(tǒng)的人工控制轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)在的程序控制，會計信息的內(nèi)部控制形式有了本質(zhì)的變化，提高了記錄和使用會計信息的效率，同時也給電算化條件下的會計信息帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因為這種程序地控制需要軟件去支撐，需要技術(shù)的把關(guān)，但是在這方面我國并沒有多大的優(yōu)勢，因此在內(nèi)部控制制度的制定上要更加重視，要嚴(yán)格執(zhí)行。

1.3 會計電算化對內(nèi)部控制環(huán)境有著特殊的影響

在傳統(tǒng)手工會計的環(huán)境下，會計人員只需要具備專門的財務(wù)、會計核算的知識、只需要對信息進(jìn)行記錄和應(yīng)用，但是在電算化的背景下，內(nèi)部核算的環(huán)境發(fā)生了重大的變化，會計人員不僅要掌握基本的會計知識和會計技能，而且還需要對計算機系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行熟練的操作和使用。同時隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，設(shè)備終端越來越先進(jìn)，移動終端成了數(shù)據(jù)核算和處理的重要方式，而且在此基礎(chǔ)上會計工作人員的工作量實際上也有了較大的變化，這種變化不是量的減少，而是量的增加也是質(zhì)的增加。所以內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了根本的變化，需要各個會計從業(yè)人員，迅速提高自己的綜合素質(zhì)和綜合技能，從而適應(yīng)會計電算化的發(fā)展。

1.4 會計電算化對內(nèi)部授權(quán)、批準(zhǔn)控制的巨大影響

在傳統(tǒng)的會計核算和管理工作中，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)和會計人員的審核需要很多種步驟，這種方式雖然也起到了一定的作用，但是也浪費了很大的人力和物力。隨著會計電算化的建立和發(fā)展，形成了新的核算機制，各個單位的會計監(jiān)督部門的主要工作也都是在電算化系統(tǒng)的引導(dǎo)下和軟件開發(fā)的前提下進(jìn)行的，實際上就是把這種天然具有的職責(zé)更加集中。從某種意義上講會計工作人員的工作內(nèi)容有了明顯的變化、工作性質(zhì)也有了一定的轉(zhuǎn)變，當(dāng)前會計人員不僅要做好以前的工作，而且要在現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和輸出，并同時做好報送工作。這實際上加強了對內(nèi)部控制工作的重視，對內(nèi)部授權(quán)和批準(zhǔn)控制起到了巨大的影響，也避免了會計工作人員對計算機系統(tǒng)的直接控制和接觸，提升了會計信息的真實性和準(zhǔn)確性。

2 會計電算化的內(nèi)部控制制度構(gòu)建探討

2.1 建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部管理制度，促進(jìn)會計電算化的快速發(fā)展

加強系統(tǒng)內(nèi)部管理制度的建設(shè)保證會計電算化的正常運行，因為實現(xiàn)會計電算化以后，會計信息的修改不可能像以前那樣出現(xiàn)大量的痕跡，同時也給監(jiān)督和檢查帶了一些不必要的麻煩，因此建立健全內(nèi)部的管理制度具有一定的必要性，建立內(nèi)部的規(guī)章制度能保證當(dāng)前財務(wù)系統(tǒng)的安全性和完整性。而且從當(dāng)前來看最重要的和最常見的制度是管理制度、職能分割制度以及授權(quán)制度，這些制度在促進(jìn)會計電算化正常運行的過程中起到了重要的作用。

2.2 建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部規(guī)章制度，保證會計電算化正常運行

建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部的規(guī)章制度就要做到職責(zé)上的明確和安全上的控制，以及要通過一切手段和方法提高內(nèi)部管理人員的素質(zhì)，職責(zé)上的明確就是要在組織結(jié)構(gòu)完成后和權(quán)利的授予后對責(zé)任進(jìn)行明確的分工，從而為內(nèi)部控制工作提供良好的環(huán)境，這樣也有利于促進(jìn)會計工作電算化的發(fā)展。安全上的控制就是要對計算機的每一個系統(tǒng)、每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行必要的控制，這種控制甚至延續(xù)到一個電腦鍵和一個數(shù)據(jù)文件，而且要對會計信息進(jìn)行不定期的監(jiān)督和定期的核算，從而真正保證會計信息的安全性。要通過一切手段和方法提高內(nèi)部管理人員的素質(zhì)，可以說會計人員的個人素質(zhì)直接影響著會計電算化的深入和發(fā)展，因此要加強對會計人員的培訓(xùn)和教育，不僅讓他們掌握必備的會計計算和核算技能、計算機的應(yīng)用技能，而且要提高他們的職業(yè)道德和職業(yè)修養(yǎng)。

2.3 加強操作運行管理控制，提高電算化的應(yīng)用能力

操作運行管理控制實際上包括操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個方面，操作權(quán)限控制要使會計工作人員要按照授予的權(quán)限對整個系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，但是由于是權(quán)限上面的控制，所以不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)，因此就要制定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，按照當(dāng)前的情況操作權(quán)限控制通常采用的是設(shè)置的口令來進(jìn)行的，使系統(tǒng)不會被越權(quán)控制和操作，這樣也能有效的保證系統(tǒng)的安全，同時操作的規(guī)程控制要遵循制定出來的規(guī)章程序和注意事項，而且也要在這兩個方面的基礎(chǔ)上加強組織管理的控制，從而形成真正的操作運行管理控制制度。

2.4 加強會計部門的內(nèi)部審計，發(fā)揮內(nèi)部控制系統(tǒng)作用

每個企業(yè)和每個公司的會計部門都有內(nèi)部審計的制度，內(nèi)部審計實際上是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，同時也是內(nèi)部會計監(jiān)督的制度體現(xiàn)。而且電算化的發(fā)展和運用，對內(nèi)部審計提出了更高和更加嚴(yán)格的要求，當(dāng)前除了一些日常的審計以外，還應(yīng)該包括對會計資料和會計賬務(wù)的審計，尤其是對會計賬務(wù)這樣進(jìn)行準(zhǔn)確的處理加強審計，而且審計不是忽然而來、突然而去，而是要根據(jù)一定的法律法規(guī)來進(jìn)行的，尤其是要遵循《會計法》的相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，要在審計過程中特別注意審查電子數(shù)據(jù)與書面材料的一致性，要保證憑證的附件符合基本的規(guī)范，要明確審核費用的簽署人，要做到賬目賬表的相符。總之，要對各個環(huán)節(jié)和各個步驟進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的審計。

3 結(jié)語

會計電算化內(nèi)部控制是單位內(nèi)部控制的一種特殊形式，它是會計內(nèi)部控制的深層次的發(fā)展。會計電算化內(nèi)部控制制度的構(gòu)建對于促進(jìn)會計電算化的發(fā)展起到了重大的影

響，因此要立足我國當(dāng)前的現(xiàn)實情況，不斷進(jìn)行開拓創(chuàng)新，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部管理制度、建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部的規(guī)章制度、加強操作管理控制和內(nèi)部審計，只有這樣會計電算化才能在更大范圍內(nèi)得到應(yīng)用和發(fā)展。

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作者簡介：張秀杰(1970-)，女，漢族，黑龍江省大慶人，碩士，遼寧建筑職業(yè)學(xué)院副教授，主要從事會計學(xué)方面的研究。

中圖分類號：F275.2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)10(a)-040-03