基于二級學院行政秘書服務意識和能力素質(zhì)的研究

（南京特殊教育師范學院210000）

基于二級學院行政秘書服務意識和能力素質(zhì)的研究

周 慧

（南京特殊教育師范學院210000）

高職院校二級學院的行政秘書是從事學院辦公室行政事務工作的管理人員，行政秘書主要是協(xié)助學院領導處理相關(guān)日常事物，并為此提供服務，在學院公眾中具有重要的作用。然而，當前有部分行政秘書在工作過程中，其服務意識較低，能力素質(zhì)不夠，阻礙了院校管理工作的開展?；谶@一情況，本次研究從二級學院行政秘書的工作職責出發(fā)，針對如何提高其服務意識以及能力素質(zhì)提出相應的解決方法。

二級院校行政秘書服務意識能力素質(zhì)

院校的二級學院是教學、科研、行政的基層辦學單位，承擔著整個二級院校的主要行政管理工作。行政秘書作為專門負責處理辦公室綜合事務的相關(guān)工作人員，既是院校行政管理工作的好幫手，也是維系師生員工間的重要紐帶，對學院的發(fā)展起著重要的作用。二級學院中的行政秘書工作涉及學院工作的方方面面，行政秘書需要全面了解自身的工作職責，形成較好的服務意識，努力提高自身的能力素質(zhì)，才能更好地開展相關(guān)工作。

一、二級學院行政秘書的工作職責

在進行任何工作之前，必須全面了解工作的性質(zhì)、內(nèi)容，也只有這樣，才能更好地工作。在二級院校中，行政秘書的工作主要包括文書工作、日常行政工作、檔案管理工作。所謂的文書工作主要是針對院校發(fā)展的相關(guān)工作計劃、工作報告、工作總結(jié)、相關(guān)申請報告、決策等重要文件的起草、校對和呈送、發(fā)放。日常行政工作主要是指包括學校的相關(guān)管理條例或制度，開展各項工作，同時及時處理電話、電函，并進行傳達或接收；安排二級學院的相關(guān)行政會議的準備，并負責學院后勤服務的組織管理，學院辦公用品的采購、保管和發(fā)放等。檔案管理工作主要是對相關(guān)行政、人事等工作的文件材料的整理和收集，保存好院校相關(guān)會議記錄、工作計劃以及工作總結(jié)等，并對院校教職員工的檔案資料進行登記和保管。此外，行政秘書的工作職責還包括信息工作、資產(chǎn)管理工作、人事工作、財務管理工作等。

二、二級院校行政秘書服務意識的提高

二級院校行政秘書身兼數(shù)職，不僅需要具備一定的預見性和主動性，盡職盡責、細心周到、積極主動地完成各項任務外，還要樹立“以人為本”的現(xiàn)代管理思想，努力提高服務的質(zhì)量和效率。只有這樣，才能更好地為廣大師生服務。對此，提高二級院校行政秘書服務意識需要做到以下幾點。

（一）服務于領導

行政秘書必須領會領導的工作意圖，順著領導的工作思路，理清相關(guān)工作關(guān)系，分清事情的輕重緩急，做好相關(guān)工作，同時主動掌握學院以及各系部的相關(guān)信息，對信息進行對比和整理，及時向領導匯報，為領導的決策提供相關(guān)依據(jù)。

（二）服務于廣大師生

首先，做好后勤工作，處理好和教師之間的關(guān)系，及時傳達學校的相關(guān)教學信息，為教師建立相關(guān)檔案，積極為教師提供便利，遇到不能解決的問題，先和教師進行溝通，然后向相關(guān)部門反映，做好相關(guān)工作。其次，行政秘書需要樹立為學生服務的思想，對學生關(guān)心的問題，要耐心地給予解答。幫助在生活上有困難的學生，取得學生的支持和理解，促進學生在思想上的成熟，使學生能夠更好地完成學業(yè)。

（三）服務于其他部門

行政秘書必須全面協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好系部工作的開展，與人事處等部門積極配合，在最短的時間內(nèi)完成相應的任務。對于院校的來訪者，需要主動并熱情接待，對來訪者的問題積極解答，樹立良好的院校形象。

三、二級院校行政秘書能力素質(zhì)的提高

（一）培養(yǎng)良好的表達能力以及溝通能力

行政秘書不僅需要具備良好的文字功底，還需要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，二者缺一不可。文字是表達能力的具體體現(xiàn)，可以將學校的相關(guān)決策變成文字形式，變成各部門、師生間的互動活動。而溝通能力是衡量行政秘書管理工作效率的準繩，需要協(xié)調(diào)與領導、師生的關(guān)系；對外協(xié)調(diào)與上級職能部門、兄弟院校、合作單位等的關(guān)系。及時準確地溝通信息，消除矛盾，融洽關(guān)系，調(diào)動一切積極因素，努力為學院和系部的教學以及科研等各項工作創(chuàng)造一個寬松和諧、協(xié)作有序的良好工作環(huán)境。

（二）培養(yǎng)獨立工作能力和良好的自控能力

行政秘書必須具備獨當一面的能力，在具體的工作過程中，需要果斷、勇敢，能夠從眾多方法當中選擇出最優(yōu)方案。當行政秘書遇到突發(fā)事件或緊急情況時，需要控制好自己的情緒，協(xié)調(diào)好人際關(guān)系，聽取正面和負面的意見，正確對待他人，和他人友好共處。

當前，二級學院行政秘的工作職責任重而道遠，提高二級院校行政秘書的服務意識和能力素質(zhì)還需要努力提升自己的價值，充實自己，提高業(yè)務能力，為院校的發(fā)展更好地服務，從而使得學校的各方面得以全面的提升。

（責編 田彩霞）