淺談Excel在辦公中的基本應(yīng)用

田曉君 （湖北省荊州工貿(mào)技師學(xué)院 434020）

淺談Excel在辦公中的基本應(yīng)用

田曉君 （湖北省荊州工貿(mào)技師學(xué)院 434020）

本文以實(shí)際操作為基礎(chǔ)，介紹在工作中如何應(yīng)用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能和應(yīng)用公式及函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算之基本應(yīng)用。

Excel基本應(yīng)用

Excel是一款用于制作電子表格的應(yīng)用軟件，在辦公中經(jīng)常會(huì)使用Excel來(lái)制作一些比較復(fù)雜的報(bào)表和計(jì)算繁瑣的數(shù)據(jù)，如工資表、銷(xiāo)售情況表及公司日常開(kāi)支表等。

一、Excel的基本操作

在Excel中，主要的操作對(duì)象就是工作簿、工作表和單元格，三者構(gòu)成了Excel的框架結(jié)構(gòu)，一份完整的Excel文檔也是由這三者構(gòu)成的。工作簿是用于運(yùn)算或保存數(shù)據(jù)的文件，Excel中的工作簿就好比是Word中的文檔，其新建、保存、打開(kāi)和關(guān)閉等操作方法也與Word文檔的相關(guān)操作相似。

（一）工作簿

工作簿是用于運(yùn)算或保存數(shù)據(jù)的文件，Excel中的工作簿就好比是Word中的文檔，其新建、保存、打開(kāi)和關(guān)閉等操作方法也與Word文檔的相關(guān)操作相似。除此之外，Excel還可以對(duì)工作簿進(jìn)行保護(hù)。

（二）工作表

工作表用于組織和管理各種相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，我們可以在同一工作簿中創(chuàng)建多張工作表，在其中輸入和編輯數(shù)據(jù)。一個(gè)工作簿有多張工作表，必須首先選擇工作表然后才能對(duì)其進(jìn)行各種操作。通常是選擇單張工作表，如果要對(duì)多張工作表進(jìn)行操作，可以選擇相鄰多張工作表，也可以選擇不相鄰的工作表或所有的工作表。

（三）單元格

在Excel中，工作表是處理數(shù)據(jù)的主要場(chǎng)所，單元格是工作表中最基本的存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的單元。新建的工作簿默認(rèn)情況下包括三張工作表。每張工作表都有自己的名稱(chēng)，在默認(rèn)狀態(tài)下創(chuàng)建的工作簿中會(huì)自動(dòng)生成名為Sheet1、Sheet2、Sheet3的三張空白工作表。一張工作表中又包含了多個(gè)單元格。因此，三者之間構(gòu)成了包含和被包含的關(guān)系。

二、Excel的表格處理功能

Excel與Word相比，許多人認(rèn)為Word好用些，僅用Excel制作一些簡(jiǎn)單的表格或者用于數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)易運(yùn)算，其實(shí)Excel有強(qiáng)大的表格處理功能，它具有簡(jiǎn)便和靈活的制表功能,表格中數(shù)據(jù)一旦建好勾稽關(guān)系,就會(huì)自動(dòng)刷新。Excel的許多功能是獨(dú)具的，在Excel中，工作表用于組織和管理各種相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，我們可以在同一工作簿中創(chuàng)建多張工作表，在其中輸入和編輯數(shù)據(jù)，而Word無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

例如，要制作一張人口基本信息登記表，Word要先插入表格，設(shè)計(jì)幾行幾列，調(diào)整行高和列寬，再輸入數(shù)據(jù)，完成后一旦要插入或刪除數(shù)據(jù)，又要重新調(diào)整表格。而用Excel操作起來(lái)就非常容易，至于表格樣式只需選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)，按照自己的要求去選擇相應(yīng)的樣式就可以了，而插入和刪除數(shù)據(jù)，表格樣式也不會(huì)發(fā)生變化。電子表格的主要用途就是輸入和編輯數(shù)據(jù)，在Excel中有兩種數(shù)據(jù)類(lèi)型，即文本和數(shù)值。輸入的方法非常簡(jiǎn)單，只需選擇單元格，然后直接輸入或在編輯欄中輸入所需內(nèi)容，再按Enter鍵即可。

三、Excel的數(shù)據(jù)管理功能

Excel可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和分類(lèi)匯總等操作，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理和分析，這樣就使得我們對(duì)公司的各類(lèi)情況做到心中有數(shù)，有據(jù)可依。

（一）數(shù)據(jù)的排序

通過(guò)設(shè)置，可以讓表格中的數(shù)據(jù)按照指定的順序進(jìn)行操作，排序時(shí)點(diǎn)擊菜單中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)選擇“升序”或“降序”對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速排序，也可以設(shè)置多個(gè)關(guān)鍵字對(duì)其進(jìn)行細(xì)致的排序。

（二）數(shù)據(jù)的篩選

通過(guò)Excel中提供的數(shù)據(jù)篩選功能，可以只顯示符合條件的數(shù)據(jù)記錄。選中標(biāo)題行，點(diǎn)擊菜單中的 “數(shù)據(jù)”選項(xiàng)選擇篩選中的 “自動(dòng)篩選”，每一列標(biāo)頭后會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭，選擇數(shù)據(jù)，會(huì)篩選出含該數(shù)據(jù)的所有數(shù)據(jù)。

（三）分類(lèi)匯總

一份表格做完，Excel可以用分類(lèi)匯總將表格中同一類(lèi)別的數(shù)據(jù)放在一起進(jìn)行統(tǒng)計(jì)運(yùn)算。按要求點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡單擊“排序和篩選”組中的“升序”或“降序”為標(biāo)題行進(jìn)行排序，打開(kāi)“分類(lèi)匯總”，在“分類(lèi)字段”中選擇標(biāo)題行，在“匯總方式”中選擇標(biāo)題行點(diǎn)擊確定即可。

排序和篩選組合使用，再對(duì)表格分類(lèi)匯總，我們能夠從大量數(shù)據(jù)中快速查找到需要的部分，從而對(duì)其進(jìn)行各種編輯和操作，這樣工作表中的數(shù)據(jù)也變得更加清晰直觀(guān)。

四、Excel的繪圖和圖形處理功能

Excel的強(qiáng)大繪圖和圖形處理功能實(shí)現(xiàn)了表、圖、文三者的結(jié)合,有利于我們對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策。比如，在在表格中創(chuàng)建圖表，將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示可以使表格中各類(lèi)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系更加直觀(guān)。通過(guò)創(chuàng)建圖表，我們可清楚地了解各個(gè)數(shù)據(jù)的具體情況，方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

五、Excel的計(jì)算功能

Excel除了可以輸入數(shù)據(jù)并對(duì)工作表進(jìn)行編輯外，更強(qiáng)大的功能在于對(duì)數(shù)據(jù)的處理，以及應(yīng)用公式和函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算。

Excel提供了大量的函數(shù)，使得許多復(fù)雜的問(wèn)題變得簡(jiǎn)單。例如，制作一張“學(xué)生成績(jī)表”，“A”列為學(xué)生姓名，“B、C、D、E、F、G”分別為“語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、政治、化學(xué)、物理”的科目分?jǐn)?shù)，“H”為各科總成績(jī)，“I”為平均分，要求總分“H”的話(huà)，我們就必須先將這幾科的分?jǐn)?shù)一一相加（B+C+D+E+F+G），才能得出結(jié)果，若要求平均分“I”，就必須用總分“H”除以科目數(shù)6才能得，且這只得出A列中一位學(xué)生的總分和平均分，若要求其他學(xué)生的成績(jī)，就須分別這樣做。而在Excel中，只需用SUM函數(shù)和AVERAGE操作就非常簡(jiǎn)單，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵從“B”拖到“G”再點(diǎn)擊公式欄中的“SUM”就可得出總分“H”結(jié)果，同樣點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵從“B”拖到“G”再點(diǎn)擊公式欄中的“AVERAGE”就可以得出平均值“I”，而求其他學(xué)生的總分和平均分的話(huà)，只需點(diǎn)擊“H”和“I”后向下一拖，其他學(xué)生的成績(jī)就一一對(duì)應(yīng)出來(lái)了，這樣就很快完成制作整個(gè)表格的工作。

至此，我們對(duì)Excel在日常工作中的基本應(yīng)用有了大致了解，掌握了一定的使用技巧，但這只是Excel強(qiáng)大功能的冰山一角，我們只有不斷的研究和實(shí)踐，才能使它在不同的工作領(lǐng)域中被廣泛地應(yīng)用。

陳明.Blog、Wiki在協(xié)作學(xué)習(xí)中的應(yīng)用研究[D].華中師范大學(xué)，2006.

（責(zé)編 張景賢）