電子文件的長期可讀性研究

曹穎瑩 棗莊市公路管理局薛城公路局

電子文件的長期可讀性研究

曹穎瑩 棗莊市公路管理局薛城公路局

電子文件是我國信息資源的重要組成部分，其長期可讀性對于發(fā)揮信息資源綜合貢獻(xiàn)力具有重要作用。隨著數(shù)字圖書館的不斷向前發(fā)展，電子文件越來越具有檔案價(jià)值，很多文件需要像紙質(zhì)文件那樣長期保管，但是電子文件的特點(diǎn)又使得始終保持其可讀性困難重重。本文從觀念意識、法律、技術(shù)等方面對電子文件長期可讀性進(jìn)行了研究分析。

電子文件 可讀性 觀念意識 法律因素 技術(shù)因素

電子文件可讀性是指電子文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、轉(zhuǎn)存、載體轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)遷移等處理后能通過現(xiàn)有的和將來的軟硬件系統(tǒng)讀取”，長期可讀性即在一定時(shí)間之后，電子文件仍舊可以被軟件系統(tǒng)識別，仍可以準(zhǔn)確地為人們展示其信息內(nèi)容。

一、影響電子文件長期可讀性的觀念意識因素

1.對電子文件的信任不足。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”

2.對電子文件的認(rèn)識不夠。面對電子文件這一新事物，一些機(jī)構(gòu)的工作人員并沒有按照新事物的特點(diǎn)而改變原有的工作方式和觀念，企圖套用紙質(zhì)文件的管理模式。將紙質(zhì)文件數(shù)字化并非是電子文件的管理，在某些機(jī)構(gòu)當(dāng)中，他們將電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔一同進(jìn)行，“拿來主義”的管理觀念嚴(yán)重影響了電子文件的存儲質(zhì)量。

3.風(fēng)險(xiǎn)管理意識尚未建立。電子文件的易逝性并沒有引起實(shí)際工作者的重視?！爸灰獙㈦娮游募M(jìn)行了備份就不會存在危險(xiǎn)”，“只要計(jì)算機(jī)設(shè)備不出現(xiàn)問題，電子文件就是安全的”，這些都普遍存在于管理人員的意識中，這些想法無疑給電子文件的長期可讀帶來了嚴(yán)重后果。

二、影響電子文件長期可讀性的法律因素

1.電子文件的法律效力沒有專門的法律予以確定。2005年的《中華人民共和國電子簽名法》肯定了電子文件重要性，但卻為電子文件憑證價(jià)值的使用限定了界限；2012年通過的《訴訟法修正案》中在第四十二條款中新添“電子數(shù)據(jù)”作為證據(jù)的第八類。盡管電子文件的法律效力正在逐步肯定，但至今我國還沒有出臺一部由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定的、專門的電子文件管理法律。

2.盡管存在有關(guān)電子文件管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，但是多數(shù)仍舊在套用傳統(tǒng)檔案的管理模式?！皣覙?biāo)準(zhǔn)將電子文件作為一個(gè)有形物理實(shí)體加以定義和規(guī)范，其整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)制定過程凸現(xiàn)出是在紙質(zhì)世界中完成的”。比如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定“電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。

3.現(xiàn)有法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)多是綜合性規(guī)范，指導(dǎo)性小，導(dǎo)致各省市“本地化”發(fā)展。

4.電子文件管理部門的權(quán)責(zé)不明確。（1）部門內(nèi)部的權(quán)責(zé)不明。（2）文件形成者、文件保存者和第三方主體的責(zé)任不明。

三、影響電子文件長期可讀的技術(shù)因素

從技術(shù)角度來說，除了保存技術(shù)外，影響數(shù)字化資源長期可讀的因素還包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和存儲介質(zhì)兩個(gè)方面。

1.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生命周期短。生成電子文件的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)不斷升級。生命周期短、更新速度快是當(dāng)今技術(shù)發(fā)展的顯著特征，如果運(yùn)行電子文件的程序系統(tǒng)被淘汰，那么依賴于它的電子文件也就不可能被正常讀取。（1）在不同操作系統(tǒng)環(huán)境下形成的文件格式不同。在實(shí)際工作中，由于所使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不統(tǒng)一導(dǎo)致多種存儲格式并存。（2）軟件的兼容性也會影響文件的閱讀效果。

2.電子文件存儲介質(zhì)更新頻繁。（1）信息記錄技術(shù)的更新?lián)Q代。當(dāng)前社會主流的信息技術(shù)主要是光盤記錄、磁盤驅(qū)動(dòng)裝置記錄和非易失性的半導(dǎo)體記錄。檔案制成材料的推陳出新，磁帶、縮微膠片已經(jīng)屢見小鮮，各種新型檔案存儲介質(zhì)乘著科技的東風(fēng)不斷涌現(xiàn)。每一種存儲介質(zhì)又是以相應(yīng)的存儲技術(shù)作為支撐，而電子文件存儲載體的物理壽命一般都超過了讀寫它所用到的技術(shù)的生命周期，換言之，存儲技術(shù)的改變也就影響著電子文件的可讀性。（2）存儲介質(zhì)性能不穩(wěn)定。電子文件中的信息已被解放出來，它可以自由“選擇”載體形式，故存儲介質(zhì)是否穩(wěn)定可靠直接影響電子文件是否長期可讀。一方面電子文件存儲介質(zhì)的壽命相對較短。目前，用于電子文件長期保存的介質(zhì)有縮微膠片、磁帶、磁盤和硬盤等磁性材料，只讀式光盤、一次寫入式光盤等光盤材料；然而又有哪種能夠保證電子文件的長期可讀。比如說，一般情況下，縮微膠片可以保存幾百年，磁性介質(zhì)可以保存10年一30年左右，盡管縮微膠片的保存期限相對較長，但是它們?nèi)耘f無法與千年紙張相提并論。另一方面，與紙質(zhì)檔案相比，電子文件存儲介質(zhì)對保管環(huán)境要求更高。比如說，軟盤保管需要當(dāng)心霉菌；硬盤則忌不穩(wěn)定的電源，忌劇烈碰撞等；光盤保存需要保證電子文件信息讀取的清潔，小能出現(xiàn)劃痕和損傷，甚至指紋都會影響電子文件的讀取。

3.電子文件存儲格式的多樣性。電子文件按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為不同的類型，按照電子文件的格式劃分，可分為文本文件、影像文件等，不同格式的文件需要不同的軟件系統(tǒng)才能夠打開瀏覽。

4.電子文件長期保存技術(shù)不成熟。用于電子文件長期保存的技術(shù)有很多，最為常見的便是遷移和仿真，其次還有許多技術(shù)也是針對電子文件的長期保存而設(shè)計(jì)出現(xiàn)的，比如說UVC。盡管這些技術(shù)從理論上能夠服務(wù)于電子文件的完整保存，但是隨著技術(shù)而來的一些問題也對電子文件的未來可讀產(chǎn)生著重要影響。

四、結(jié)束語

綜上所述，保證電子文件的長期可讀性是電子文件管理的重要目標(biāo)。

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件正在以龐大的數(shù)量不斷增大，在為人們提供便捷服務(wù)的同時(shí)，也給管理者帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

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