試論如何加強公路檔案管理的有效策略

沈曉玲 吉林省高速公路管理局吉林管理分局

試論如何加強公路檔案管理的有效策略

沈曉玲 吉林省高速公路管理局吉林管理分局

檔案工作創(chuàng)新是一種精神，能體現(xiàn)人類的一種精神面貌，同時也是一種學(xué)問，而且是檔案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它體現(xiàn)了檔案工作者一種與時俱進、勇于創(chuàng)新的精神，它能推動檔案工作發(fā)生質(zhì)的飛躍。

公路檔案管理 創(chuàng)新

一、公路檔案管理的特點

（一）效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點之一。由于在檔案管理中要耗費一定的人力、物力和財力，這勢必要求在管理中不但要考慮管理的實際效用，還要時刻以取得最大效用為出發(fā)點，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價值的檔案信息。

（二）轉(zhuǎn)換性。轉(zhuǎn)換性是公路檔案管理過程中的一個重要特點。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動態(tài)之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標和要求，不斷對信息進行加工、處理，從而使其轉(zhuǎn)換為既方便管理又便于使用的檔案信息。

（三）發(fā)展性。另外，公路檔案管理還有一個基本屬性是其發(fā)展性。公路檔案管理隨著機關(guān)、組織、國家及社會等的發(fā)展，在不同時期和不同情況下會對檔案管理提出不同的要求。

（四）總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個明顯的特點即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發(fā)，對檔案管理系統(tǒng)進行整體規(guī)劃和優(yōu)化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學(xué)的分解為若干個組成部分或基本要素并據(jù)此進行明確分工，實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、程序化和規(guī)范化；所謂合，主要指在科學(xué)分解的基礎(chǔ)上，按各個部分特點或各個要素的特點及要素間聯(lián)系，組織為一個嚴密有效的協(xié)作體系。

二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

高速公路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設(shè)計和建筑施工，它不以實物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設(shè)項目達到預(yù)期的目標而提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。它的工程效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監(jiān)理工作、評價工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問題。監(jiān)理檔案能夠如實反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項目管理中的作用，監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標準之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在高速公路工程監(jiān)理項目管理評估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。

三、建立高速公路項目建設(shè)檔案的主要內(nèi)容

高速公路項目檔案的建立一定要做好以下幾方面，一是實時跟蹤，依次收集，在日常管理中資料收集要圍繞具體的生產(chǎn)工作如建設(shè)計劃、審批工作、準備以及成果記錄等而實行，各類檢查一定要明確檢查目的、發(fā)現(xiàn)問題及時解決或進行反饋；二是在檔案收集過程中要縱橫結(jié)合，通常高速公路項目建設(shè)檔案數(shù)據(jù)非常的多，因此在收集時一定要理順各工作之間的關(guān)系，確保收集的資料完整性，同時也要及時的檢查和反饋；三是要做好檔案及時歸檔，并進行規(guī)范化的管理，在檔案的管理中，一定要抓好源頭，在檔案歸檔時就要實行規(guī)范化管理，各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)和部門的歸檔資料要符合檔案管理要求，及時的進行整理，做好保管工作，在檔案的管理中可以建立一個檢索系統(tǒng)，以便檔案的管理與利用。

四、公路檔案創(chuàng)新的有效措施

（一）加速公路檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化

在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進的信息技術(shù)和科學(xué)的管理手段，公路事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理更離不開計算機技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。

1.建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化， 必須要建立和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務(wù)，從而實現(xiàn)國家對檔案管理的宏觀調(diào)控。

2.建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實現(xiàn)資源共享。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，還需強化互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)資源共享。在建立檔案管理信息庫的基礎(chǔ)上，應(yīng)進一步提高計算機管理水平，充分運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接用人單位、公路上級主管部門、行業(yè)內(nèi)部的局域，使不同范圍內(nèi)的利用者都能共享到檔案管理信息庫。

（二）提高公路檔案人員的素質(zhì)

1.培養(yǎng)新型的公路檔案管理人才，要切實提高公路檔案管理人員素質(zhì)，必須適應(yīng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)律的多層次性，進一步完善公路檔案教育體系，加強學(xué)科建設(shè)，建設(shè)與公路檔案事業(yè)相適應(yīng)的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)體系。

2.建立人才開發(fā)的激勵機制。提高公路檔案管理人員素質(zhì)，還要建立有效的人才開發(fā)的激勵和約束機制。

3.建立健全用人制度。公路股檔案管理工作的性質(zhì)決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識和專業(yè)技能，因此，要打造高素質(zhì)的公路股檔案管理人員隊伍，首先要改變以往的用人制度，實行競爭上崗的用人機制。

（三）加強檔案管理的保密工作

在公路檔案管理過程中，還必須加強檔案管理的保密工作。第一，要對檔案管理人員進行保密教育，強化其保密意識。作為檔案管理保密各項工作規(guī)章制度的執(zhí)行者和實施者，檔案管理人員理所當然要成為保密教育的重點對象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談?wù)撋婕皺n案中的秘密內(nèi)容，嚴格執(zhí)行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內(nèi)容、數(shù)量、存入位置等；第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應(yīng)嚴格按程序指定檔案保管保密期限表，并認真做好檔案鑒定工作，及時完成對保密檔案的降密、解密工作。

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，未來的高速公路檔案管理還會遇到許多未遇見過的問題，這些問題仍然需要更多的管理人員一起努力來解決。只有與時俱進，才能不斷提高高速公路檔案管理水平。

［1］郭海霞.檔案信息是高速公路運營管理的依據(jù)［J］.山西檔案.2013，S1： 86-87.

［2］趙艷莓.對高速公路工程檔案管理的思考［J］.檔案天地.2012， 06：58