鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場做好檔案收集工作的對策

張鳳麗 大安市檔案局

鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場做好檔案收集工作的對策

張鳳麗 大安市檔案局

檔案收集的齊全與否，直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，只有收集工作搞好了，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。本文分析了鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場檔案收集工作中存在的問題和鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場檔案材料缺失嚴(yán)重的原因，提出了鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場做好檔案收集工作的對策。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)場 檔案 收集工作 對策

收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作其他環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)，沒有起點(diǎn)其他環(huán)節(jié)就不復(fù)存在。檔案收集的齊全與否，直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會(huì)各方面對檔案的有效利用。只有收集工作搞好了，才能有效地開展整理、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。

一、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場檔案收集工作中存在的問題

1.保存的檔案門類不全。鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場在實(shí)際工作中形成的檔案門類至少有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、土地承包檔案、低保檔案等，而相當(dāng)一部分鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場檔案室保存的只有文書檔案和會(huì)計(jì)檔案，而重要的土地承包檔案和低保檔案沒有統(tǒng)一規(guī)范管理，嚴(yán)重缺失。鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場工作人員變動(dòng)頻繁，在辦事流程及日常工作中自主性較大，某些項(xiàng)目的審批文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。

2.檔案材料短缺較多，不連續(xù)。有些鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場的文書檔案幾乎是清一色的紅頭文件，很多重要的檔案材料，比如重要會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)批示、各種榮譽(yù)材料等卻很少。一些重要文件保存的不連續(xù)，斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重。非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔更加困難，諸如合同、協(xié)議、備忘錄，這些文件材料文書處理部門很難控制，它們的歸檔要比紅頭文件難得多。還有就是很多人的觀念還認(rèn)為檔案的載體就是紙質(zhì)的，也就是紅頭文件，客觀上也造成了其他載體檔案歸檔困難。

3.保存的檔案內(nèi)容不完整，檔案材料的成套性、系統(tǒng)性差。許多保存的檔案中，一些材料有印件無定稿，或有上文無下文，或有批復(fù)無請示，或有請示無批復(fù)，或有附件無正件等等，檔案材料的成套性、系統(tǒng)性差。一些工程建設(shè)項(xiàng)目沒有專門的人員負(fù)責(zé)跟蹤收集，很容易出現(xiàn)文件收集不全、丟失的情況，更別提完整歸檔了。

二、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場檔案材料缺失嚴(yán)重的原因

1.領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對檔案的作用認(rèn)識不夠。有些鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對工作中產(chǎn)生的重要材料，意識不到保存的必要性。其實(shí)，檔案就是對社會(huì)實(shí)踐過程的真實(shí)記錄，它的價(jià)值就在于真實(shí)性、原始性，無論是初稿、修改稿都應(yīng)原始地保存。

2.檔案人員工作方法陳舊。一些鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場檔案工作人員收集檔案材料仍然延續(xù)的是向各部門“催繳”這個(gè)單一的辦法，而部門檔案人員大多是兼職的“多面手”，沒有經(jīng)過正規(guī)的專業(yè)技能培訓(xùn)，檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠，結(jié)果是反復(fù)催繳幾次后，得過且過，能收集多少是多少，多收多存，少收少存，造成很多有價(jià)值的重要材料沒有收集保存。

3.領(lǐng)導(dǎo)支持不夠。有些鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作認(rèn)識不夠，片面認(rèn)為收集檔案材料是檔案工作人員的事，對檔案人員在收集工作中碰到的困難不以為然，甚至自身就不帶頭移交檔案材料，致使其他同志上行下效，給檔案收集工作帶來一定困難。

4.歸檔制度不健全，歸檔范圍制定不夠具體科學(xué)。一些鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場的檔案室，沒有形成規(guī)范的檔案移交制度。制度規(guī)定的歸檔范圍不夠具體、科學(xué)，歸檔內(nèi)容過于原則、籠統(tǒng)，檔案材料的形成對象和移交對象不明確，使執(zhí)行者不予理會(huì)，引不起重視等等。

三、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場做好檔案收集工作的對策

1.依法制檔，健全歸檔制度?！稒n案法》第五條規(guī)定:“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，定期向本單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。”因此，各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定出一個(gè)按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或人員職能分工的，內(nèi)容比較具體、全面而又有明確針對性的歸檔范圍，并切實(shí)執(zhí)行這種歸檔范圍，以避免某一門類的檔案材料的短缺。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，使歸檔工作有據(jù)可考，有法可依，并爭取將文件材料歸檔工作作為一個(gè)單獨(dú)的考核項(xiàng)目納入考評體系。明確考核內(nèi)容要求和獎(jiǎng)懲措施等，并以文件的形式廣而告之。

2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工協(xié)作。由于各門類檔案材料專業(yè)性較強(qiáng)，因此需要由具備相應(yīng)的專業(yè)知識，掌握該類檔案形成規(guī)律的專業(yè)人員，擔(dān)負(fù)起檔案材料的收集與整理工作。這樣可以充分發(fā)揮各部門的主觀能動(dòng)性，做好檔案收集工作。

3.提高各部門兼職檔案員的檔案意識，養(yǎng)成積累和移交檔案材料的自覺性。一些部門的兼職檔案員由于對檔案和檔案工作的意義認(rèn)識不清，對檔案部門的工作了解不夠，不能自覺地把本部門在職能活動(dòng)中形成的檔案材料向檔案部門或檔案工作人員移交。針對這種情況，需要不斷培養(yǎng)提高他們的檔案意識，利用一切機(jī)會(huì)，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作的意義和作用，宣傳檔案工作的基本知識，定期舉辦檔案講座或培訓(xùn)，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能。

4.爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。首先要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識上去了，才能采取積極有效的措施，才會(huì)帶動(dòng)和激發(fā)業(yè)務(wù)部門和檔案部門的工作人員對歸檔工作的投入和責(zé)任感的提升，只有這樣檔案工作的質(zhì)量才會(huì)順理成章地得到保障。做好檔案收集工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是關(guān)鍵。只要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，積極主動(dòng)地做好檔案收集積累和移交工作，做出表率，許多困難都會(huì)迎刃而解，收集工作就會(huì)順利得多。

5.加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心和工作責(zé)任感。事業(yè)心和責(zé)任感是做好一切工作的前提條件，所以，檔案工作人員要培養(yǎng)堅(jiān)韌不拔的意志、持之以恒的精神和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，盡職盡責(zé)，克服困難，做好檔案收集工作。

6.采取靈活多樣的收集方法。檔案工作人員在工作中要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究新情況，采取靈活多樣的收集方法，既要采取傳統(tǒng)的部門移交法，還要采取一些臨時(shí)收集法。還可以采用主動(dòng)工作投入法，即檔案工作部門，主動(dòng)開展各種服務(wù)，積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策、社會(huì)管理等各項(xiàng)工作提供檔案利用，為他們排憂解難，讓他們感到在工作中離不開檔案，做好檔案材料收集歸檔工作是他們自己的需要，提高他們的檔案意識，積極主動(dòng)地做好檔案收集工作。