試論新形勢(shì)下如何開展檔案管理工作

謝麗珠

吉林省四平市二龍山水庫(kù)管理局

試論新形勢(shì)下如何開展檔案管理工作

謝麗珠

吉林省四平市二龍山水庫(kù)管理局

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)獲得了前所未有的進(jìn)步。它作為重要的信息資源之一，可靠真實(shí)記錄人類歷史發(fā)展，它是一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的完整縮影，它是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀再現(xiàn)，它具有無(wú)法再生的特性，它深刻的影響著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。但是，面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要、面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作還有許多問題存在，如何開展好檔案管理工作，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)與檔案事業(yè)快速、協(xié)調(diào)發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開展檔案管理工作，是我們當(dāng)前必須解決的問題。

新形勢(shì)；檔案；管理

1、做好檔案管理工作的積極意義

對(duì)于我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度來(lái)講檔案管理工作具有至關(guān)重要的意義，它是再現(xiàn)歷史真實(shí)的一項(xiàng)重要工作，是單位管理工作的一個(gè)重要組成部分，是加強(qiáng)單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果通過單位檔案得以展現(xiàn)。它作為第一手資料推動(dòng)了本單位的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展研究，是開展科學(xué)分析、制定發(fā)展策略，揚(yáng)長(zhǎng)避短的好材料。一個(gè)單位管理水平的高低通過檔案管理工作就可以充分體現(xiàn)，只有科學(xué)規(guī)范的開展檔案管理工作，才能推動(dòng)本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的快速開展。

2、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

在具體的檔案管理工作中，由于受人員素質(zhì)、編制體制等因素的影響，檔案管理工作存在很多問題，尤其是部分企事業(yè)單位，因其具有較強(qiáng)的人員流動(dòng)性，從業(yè)人員缺乏較高的能力，以致檔案管理處于不規(guī)范的管理狀態(tài)。

2.1 管理制度有待完善

檔案管理工作必須要有嚴(yán)格的制度規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)樗墙M成單位日常管理工作的重要部分。然而隨著近年來(lái)快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，部分單位在思想上對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)出現(xiàn)了松懈狀況。首先，不能嚴(yán)格開展檔案管理工作。檔案管理工作的開展需要嚴(yán)格的制度保障。然而部分單位僅在紙面上、墻面上支持檔案管理工作，將其制度高高懸掛，缺乏真正的落實(shí)，檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的責(zé)任心，得過且過；其次，很多單位在收集和整理資料過程中重點(diǎn)放在了資料的搜集上，輕視了整理匯總及歸檔方面，導(dǎo)致后期工作比較滯后，為了應(yīng)付年底檢查實(shí)施突擊性整理。

2.2 觀念認(rèn)識(shí)不到位

對(duì)于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，部分單位對(duì)于如何檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上還不到位，在理解上還有偏差。首先，缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)性，部分檔案工作人員安排比較隨意，沒有進(jìn)行過專業(yè)的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，沒能夠掌握檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作，一些相關(guān)的工作由一些借調(diào)或是臨時(shí)性人員在進(jìn)行，沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)；其次，表現(xiàn)為缺乏主動(dòng)性，部分單位的檔案管理工作人員是兼職，缺乏對(duì)檔案管理工作的主動(dòng)性，實(shí)施整理、匯總檔案工作過程中等缺乏時(shí)效性；再次，缺乏對(duì)檔案工作的重視，單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，對(duì)于檔案保管的環(huán)境、設(shè)備等條件缺乏應(yīng)有的支持，沒有足夠重視，致使管理管理工作效率低下。

2.3 監(jiān)管機(jī)制有待健全

檔案管理工作的不便監(jiān)管因其特殊性而決定，尤其在檔案管理過程中缺乏專業(yè)的管理人員，沒有有效的監(jiān)管部門。監(jiān)管問題主要體現(xiàn)在：首先，沒有明確的監(jiān)管責(zé)任，在人員分工、職責(zé)劃分方面對(duì)于什么部門、什么時(shí)間、什么人進(jìn)行監(jiān)管，沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理監(jiān)管工作缺乏有效性下；其次，缺乏有效的監(jiān)管措施，上級(jí)單位因制度關(guān)系監(jiān)管不便，本單位人員因日常事務(wù)繁忙缺少精力來(lái)監(jiān)管，這些情況致使很多事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管不到位，形同虛設(shè)；再次，缺乏明確的監(jiān)管獎(jiǎng)懲制度，沒有有效的懲治力度及過硬的糾錯(cuò)方法解決已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題和可能出現(xiàn)的問題。

3、在新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作

3.1 對(duì)檔案管理工作的重視進(jìn)一步加強(qiáng)，提高檔案服務(wù)意識(shí)及服務(wù)水平

檔案工作開展得是否順利，與領(lǐng)導(dǎo)的充分重視緊密相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定著檔案價(jià)值發(fā)揮得高低，因此需要把檔案工作安排進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程中。檔案管理人員的工作態(tài)度、質(zhì)量、效率、成果非常關(guān)鍵，它決定著檔案工作的好壞。主觀能動(dòng)性對(duì)于檔案管理人員來(lái)講非常重要，應(yīng)該對(duì)其充分調(diào)動(dòng)，使其全面發(fā)揮出來(lái)。檔案工作只有在領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的充分重視下才能順利的、更好的開展。領(lǐng)導(dǎo)的重視是工作的外因，檔案管理人員是工作的內(nèi)因，只有內(nèi)因發(fā)揮作用，外因才會(huì)產(chǎn)生變化。因此檔案人員必須愛崗敬業(yè)，忠于職守，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從而順利、有效的開展檔案工作。

3.2 檔案工作管理制度要進(jìn)一步加強(qiáng)和優(yōu)化

在檔案工作中要健全激勵(lì)機(jī)制，推行目標(biāo)化管理，對(duì)檔案人員的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動(dòng)。崗位目標(biāo)責(zé)任制要科學(xué)的制定，既要對(duì)工作實(shí)績(jī)進(jìn)行考察，也要對(duì)工作能力和工作熱情進(jìn)行考察;。積極宣傳檔案戰(zhàn)線上的模范事跡和先進(jìn)人物，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣樹立榜樣，在社會(huì)上建立一種良好的社會(huì)風(fēng)氣，形成一種尊重、理解檔案管理人員的風(fēng)氣，從而促進(jìn)檔案事業(yè)有序、健康地開展。

3.3 檔案管理人員要具有創(chuàng)新思維，加強(qiáng)檔案的利用率

利用是檔案保管的目的，所以，檔案管理工作者要以處理好保密與利用的關(guān)系，對(duì)檔案利用工作制度和查找工具進(jìn)行不斷完善。檔案的質(zhì)量受檔案管理方法落后的直接影響而難以提高，為了有效地處理好新形勢(shì)下出現(xiàn)的這種情況，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。檔案管理人員要提高管理意識(shí)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)責(zé)任感，掌握管理技能，對(duì)現(xiàn)有資源的綜合利用要進(jìn)一步加強(qiáng)，積極拓寬視野，使檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

4、結(jié)束語(yǔ)：

隨著改革開放的不斷前進(jìn)，檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，深入分析新形式下檔案管理工作的變革，積極研究有效的檔案管理方法，對(duì)各項(xiàng)制度不斷完善，要以全新的知識(shí)理論、思維方式、方法途徑對(duì)檔案管理工作進(jìn)行多方面創(chuàng)新。檔案管理者只有通過自身的實(shí)際行動(dòng)，不斷努力，在工作中積極主動(dòng)，從而去喚起社會(huì)的認(rèn)知，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，從而使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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